Am Fallbeispiel des Staatsarchivs des Kantons Zürich, das von 2020 bis 2023 sein erstes Crowdsourcingprojekt durchgeführt hat, werden Perspektiven für die Fragen entwickelt, ob und unter welchen Bedingungen sich eine langfristige Implementierung dieser Methode als Prozess in die bestehenden Strukturen der Institution realisieren lässt. Auf der Basis der archivwissenschaftlichen Fachliteratur werden zuerst Erfolgsfaktoren für Crowdsourcingprojekte und deren Potenzial erläutert, darunter Fragen der Qualitätssicherung, des Community Managements, der Plattformen und strategische Faktoren wie das Potenzial zur Wandlung der Organisationsstruktur und zu mehr Vernetzung der Institutionen. Anschliessend werden die äusseren Bedingungen – die Chancen und Risiken – und die internen Schwächen und Stärken des Staatsarchivs des Kantons Zürich analysiert und mögliche Handlungsfelder erörtert.
En se fondant sur l'exemple des Archives d'État du Canton de Zurich, qui ont mené leur premier projet de crowdsourcing de 2020 à 2023, des perspectives sont développées pour répondre aux questions suivantes : si et sous quelles conditions une implémentation à long terme de cette méthode en tant que processus peut être réalisée dans les structures existantes de l'institution. Sur la base de la littérature spécialisée en archivistique, les facteurs de succès des projets de crowdsourcing et leur potentiel sont tout d'abord expliqués, notamment les questions du contrôle de qualité, du community management, des plateformes et des facteurs stratégiques tels que le potentiel de transformation de la structure organisationnelle et de mise en réseau renforcée des institutions. Ensuite, les conditions extérieures - les opportunités et les risques - ainsi que les faiblesses et les forces en interne des Archives d'État de Zurich sont analysées et les champs d'action possibles sont abordés.
Based on the example of the State Archives of the Canton of Zurich, which carried out its first crowdsourcing project from 2020 to 2023, perspectives are developed to answer the following questions: whether a long-term implementation of this method as a process can be achieved within the institution's existing structures and under what conditions. On the basis of specialist archival literature, the success factors and potential of crowdsourcing projects are first explained, in particular the issues of quality control, community management, platforms and strategic factors such as the potential for transforming the organisational structure and for strengthening institutional networking. This is followed by an analysis of the external conditions - the opportunities and risks - as well as the internal strengths and weaknesses of the Zurich State Archives. Finally, possible areas of action are discussed.
Bei Crowdsourcing geht es um spezifische Aktivitäten, die an eine mehr oder weniger definierte Öffentlichkeit, ein mehr oder weniger grosses Netzwerk zur Mitwirkung auf Internetplattformen – kommerziellen, forschungs- oder projektspezifischen – ausgelagert werden.1 Es hat seit der ersten v.a. auf den ökonomischen Kontext bezogenen Begriffserwähnung durch Jeff Howe (2006) in den unterschiedlichsten Kontexten Anwendung, aber auch eine kritische Rezeption erfahren: So wurden unterschiedliche Arbeitsdefinitionen verwendet und unterschiedliche Erwartungen an die «Crowd» gestellt. Crowdsourcing hat aus Sicht der Institution oder des Unternehmens meist das Ziel, Kosten zu senken und die Qualität eines Produkts zu erhöhen. Auf der Seite der Crowd kommen unterschiedliche Motivationen zur Beteiligung zum Tragen.2
Auch Bibliotheken und Archive haben in den letzten 15 Jahren Erfahrungen mit Crowdsourcing gesammelt. Archive nutzen es häufig zur Erschliessung von Archivalien, dem Ergänzen von Metadaten, aber auch zu Marketingzwecken bzw. Öffentlichkeitsarbeit.3 Crowdsourcing setzt digital(isiert)e Bestände und die Verfügbarkeit von Daten ausserhalb der gesetzlichen Schutzfristen voraus. Daher wird es in der Fachliteratur oft als ambivalentes Feld aufgefasst, während Praxisberichte v.a. die Chancen betonen, nicht zuletzt zugunsten eines neuen Konzepts des Berufsstands, das sich für die Beteiligung der Benutzer*innen öffnet.4 Archive führen Crowdsourcing meist als in sich abgeschlossene, zeitlich begrenzte Projekte durch. In Praxisberichten und der Fachliteratur, die Crowdsourcing oder einzelne Aspekte aus einer theoretischen Perspektive beschreiben, gibt es nur wenige Beiträge, die das Potenzial von Crowdsourcing als wiederholbaren, langfristigen und eigenständigen Prozess statt als Projekt beschreiben.5
Ausgangspunkt der Arbeit ist das erste als Crowdsourcing gelabelte Projekt des Staatsarchivs des Kantons Zürich (StAZH), das von 2020–2023 durchgeführt wurde und sich der Georeferenzierung der Sammlung PLAN (Karten, Gebäude-, Situationspläne etc.) widmete.6 Die Erfahrungen aus dem Projekt sollen kritisch reflektiert und mit der Fachliteratur verglichen werden, um für das StAZH Perspektiven mit Faktoren und Kriterien zu skizzieren, ob Crowdsourcing zukünftig hauptsächlich in weiteren Projekten oder als langfristiger Prozess eingesetzt werden kann. Zu diesem Zweck wurden interne Projektunterlagen und strategische Papiere analysiert sowie ca. einstündige Interviews mit Dr. Rainer Hugener, Projektleiter des Georeferenzierungsprojekts PLAN, und Dr. Beat Gnädinger, Staatsarchivar des Kantons Zürich, geführt. Daraus ergibt sich folgende Fragestellung: Wie lässt sich Crowdsourcing in Archiven im Allgemeinen und im StAZH im Speziellen vom Projekt zum langfristig einsetzbaren Prozess entwickeln? Welche Faktoren und Kriterien für eine Weiterentwicklung des Crowdsourcings lassen sich isolieren, und welche Voraussetzungen und Praktiken des StAZH sind dabei hinderlich, welche förderlich? Welche Möglichkeiten und Grenzen, welche Chancen und Risiken birgt der Einsatz von Crowdsourcing für die etablierten Archivierungsprozesse im Staatsarchiv des Kantons Zürich? Welche Bestände kommen für weitere Crowdsourcing-Projekte in Frage?
Der Crowdsourcing-Begriff in seiner ursprünglichen Prägung steht oft im Widerspruch zur konkreten Anwendung in LAM-Institutionen, z.B. hinsichtlich der Anzahl, Heterogenität und der Motivationen der Freiwilligen.7 Ebenso entsprechen die „ausgelagerten“ Arbeiten meist nicht einer ohnehin durch das Archivpersonal vorgenommenen Aufgabe, sondern sind als Anreicherung der Kernprozesse der Archivierung zu sehen. Zudem findet zum Start eines Crowdsourcingprojekts nicht immer eine Open-Call-Kommunikation statt. Dennoch haben in den letzten Jahren immer mehr Archive Teilöffentlichkeiten oder die allgemeine Öffentlichkeit für solche Projekte einbezogen. Dahinter stehen zwei teilweise miteinander verwobene Entwicklungen, die Archive in den letzten Jahrzehnten zu einer Neuinterpretation ihrer Aufgaben drängten. Der kanadische Archivar Terry Cook stellte z.B. fest, dass sich die Funktionen der Archive in den letzten 150 Jahren erweitert hätten: Zur Sicherstellung des Rechts gesellte sich das kulturelle Erbe und in den letzten 50 Jahren vermehrt das soziale Engagement bis hin zum kooperativen Archivieren. Der zweite wichtige Entwicklungskomplex ist die Digitalisierung: Die Digitalisierung analoger Originale erleichtert die Erhaltung der physischen Dokumente, den Zugang zu Wissen und zum kulturellen Erbe und bietet dadurch die Gelegenheit, ein grösseres Publikum zu erreichen.8
Es gibt etliche Institutionen, die Crowdsourcing mehrfach eingesetzt haben. Der Projektcharakter an sich und der Einfluss auf die bestehende Organisation wird meist nicht thematisiert.9 Ein Grund mag darin liegen, dass das Design eines Crowdsourcingprojekts je nach Typ (Korrektion, Kontextualisierung, Klassifizierung etc.), Methode (offen, halb-strukturiert, strukturiert), Ziel und Material immer wieder neu anzugehen ist.10 Gleichzeitig wird in der Fachliteratur darauf hingewiesen, dass der Aufbau einer Community, einer Plattform oder auch die Qualitätssicherungsmassnahmen mit grossem Aufwand verbunden seien. Dennoch lassen sich Faktoren und Kriterien isolieren, die bei der Durchführung einzelner Crowdsourcingprojekte, für eine wiederholte Nutzung oder gar bei der Entwicklung des Crowdsourcings zu einem langfristigen Prozess von Bedeutung sind. Sie hängen zusammen und führen meist nur in Kombination zum Erfolg.
Gemäss Michaela Mayr eignen sich Bestände, die eine möglichst breite Zielgruppe ansprechen oder die für die angepeilte Crowd attraktiv sind. Zudem erleichtert eine gezielte Beständeauswahl nicht nur die Definition der Zielgruppe, sondern auch die projektspezifische Öffentlichkeitsarbeit.11 Zu bedenkende Faktoren bei der Materialauswahl sind weiter die rechtliche Situation bezüglich Schutzfristen, die budgetäre Deckung, Aufwand und Kosten für die Digitalisierung, die optische Qualität des Materials, technische Anforderungen oder der zeitliche und geografische Rahmen.12 Für materiell homogene Sammlungen (Fotoarchive, Plansammlungen etc.) gibt es weniger unterschiedliche Workflows, weshalb es hier einfacher scheint, Crowdsourcing in die bestehenden Prozesse zu integrieren. Je nach Bestandsauswahl können sich die zu stellenden Aufgaben sowie die Qualitätssicherungsmassnahmen unterscheiden.
Die Institutionen beanspruchen einen bestimmten Qualitätsgrad für Crowdsourcingprojekte. Die Definition von „Qualität“ erfolgt jedoch oft erst während des Projekts. Mit Crowdsourcingaktivitäten kann sogar eine Neudefinition von Qualität an sich und daraus folgend ein Kulturwandel auch im Selbstverständnis der Institutionen einhergehen. Dies sehen Oomen/Aroyo mitunter als Grund dafür an, dass (G)LAM-Institutionen sich nicht auf Crowdsourcing-Aktivitäten einlassen.13
Dennoch können bereits im Vorfeld des Crowdsourcings verschiedene Massnahmen zur Qualitätssicherung getroffen werden: Vollständige und leicht verständliche Briefings für die Freiwilligen sowie Anleitungen und Richtlinien in Text, Bild oder Film können als Hilfestellung und der Fehlervermeidung dienen. Auch eine Benutzerregistrierung zur besseren Nachvollziehbarkeit und die Angabe von Kenntnissen und Fähigkeiten bis hin zu aufgabenspezifischen Trainings kann zur Qualifizierung der Crowd beitragen. Zudem dürfte sich die Anwendung von Standards, Frameworks und definierter/kontrollierter Vokabulare positiv auswirken. 14
Während der Durchführung der Aktivitäten sollten die Ergebnisse kontinuierlich bewertet werden. Zudem muss sich die Institution überlegen, welche Schritte zwischen der eigentlichen Arbeit der Crowd und der Nachnutzung der Ergebnisse liegen sollen.15 Als weitere Massnahmen können genannt werden: das Bereitstellen von Antworten auf die häufigsten Fragen der Teilnehmenden (FAQs), Blogs, Foren zum Austausch der Teilnehmenden untereinander oder mit der Institution sowie die Erfassung von Texten durch zwei unterschiedliche Teilnehmende.16 Dieses „Double Keying“ kann – wie im Projekt VeleHanden des Stadtarchivs Amsterdam – durch eine dritte Person ergänzt werden, die Informationen hinzufügen oder korrigieren kann.17 Mit einer eingeschränkten Form des Crowdsourcings, die sich an eine begrenzte Gruppe richtet, konnte das Bildarchiv der ETH Zürich einen Mangel an inhaltlicher Informationsqualität ausgleichen. In diesem Fall hat der Austausch zwischen Institution und Freiwilligen zur Definition der Qualität beigetragen.18 Die redaktionellen Bearbeitungsschritte zur Sicherstellung der Qualität sind abhängig von den Projektzielen, den ausgewählten Beständen und den zu generierenden Inhalten, aber auch von den Ressourcen, die für Qualitätskontrolle und Nachbearbeitung überhaupt zur Verfügung stehen.19
Einer der wichtigsten und zugleich aufwändigsten Erfolgsfaktoren ist aus Sicht der Institution der Aufbau, die Bewerbung und die Betreuung der Crowd. Die Gesamtheit dieser Aufgaben kann mit dem Begriff „Community Management“ zusammengefasst werden. Im Vorfeld gilt es zunächst zu klären, welche Öffentlichkeit(en) oder Zielgruppe(n) für das Crowdsourcing in Frage kommen und wie die sie angeworben und zum Teilnehmen motiviert werden sollen. Während der Durchführung stehen die Aufrechterhaltung der Motivationen der Freiwilligen und die Kommunikation zwischen Institution und Freiwilligen im Fokus. Die Gewichtung dieser Fragen kann davon abhängig sein, ob Crowdsourcing als einmaliges Projekt oder als langfristige Praxis funktionieren soll.
Soll die allgemeine Öffentlichkeit einbezogen werden, richten sich Werbemassnahmen und Öffentlichkeitsarbeit an eine unbestimmte Menge von Menschen (Crowd). Dabei werden keine besonderen Anforderungen an die Mitwirkung gestellt.20 Aufgrund geteilter Erfahrungen oder Interessen kann sich während des Projekts eine „Community“ bilden. Ein Projekt kann sich aber auch von Beginn weg an eine begrenzte Anzahl Personen richten, die bereits in einem gewissen Sinn eine Community darstellen. Es handelt sich dabei oft um Expert*innen eines bestimmten Themenfelds, weshalb der Wissenstransfer von der Gruppe in die Institution potenziell hoch ist.21
Die Bereitschaft und das Interesse der Partizipationspartner*innen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor.22 Ihre Motivationen können äusserst vielfältig sein. Da in den meisten Beispielen aus dem Archiv- und Bibliotheksbereich eine Bezahlung als eine extrinsische Motivation wegfällt, ist der Anteil intrinsischer Motivation höher, z.B. persönliche Betroffenheit und Relevanz des Themas, Altruismus, „Spass“ oder das Annehmen einer Herausforderung.23 Diese Motivationen erklären, weshalb sich Personen an einem Crowdsourcingprojekt beteiligen. Daraus ergibt sich die Frage, ob Institutionen Massnahmen ergreifen können, um die Freiwilligen längerfristig, über ein Projekt hinaus zu motivieren. Im Stadtarchiv Kopenhagen schien der wichtigste Motivationsfaktor darin zu liegen, dass das Archivpersonal auf die Wünsche und Ideen der Teilnehmenden einging. Für die hochproduktiven Freiwilligen waren Verantwortung und Einflussnahme die wichtigsten Motivationsfaktoren.24 Auch die Art der Aufgaben kann die Motivation der Freiwilligen stark beeinflussen.25
Kommunikationskompetenzen seitens der durchführenden Institution sind für die Motivation von grosser Bedeutung.26 Zur Motivation, aber auch zur Innen- und Aussenwirkung, trägt laut Michaela Mayr eine inhaltliche Begleitung und Dokumentation bei, z.B. mittels eines Blogs. Die Vernetzung und der Austausch innerhalb der Community kann mit Wikis oder Foren gefördert werden. Auch ein möglichst anonymer, niedrigschwelliger Zugang zur Crowdsourcing-Plattform kann motivierend für die Beteiligung neuer User sein. Eine Registrierung ermöglicht die Erstellung von User-Rankings – ein Element, das die Motivation der Teilnehmenden häufig positiv beeinflusst.27 Darüber hinaus könnte eine Identifizierbarkeit der Freiwilligen gerade für die Weiterentwicklung der Plattformen und des Crowdsourcings an sich bedeutend sein.28
Da Crowdsourcingprojekte gewöhnlich online durchgeführt werden, stellen die technischen Bedingungen, Funktionalitäten sowie die Präsentation der Aufgaben und Ergebnisse einen zentralen Aspekt des Crowdsourcings dar. Ob dabei kommerzielle Plattformen oder eigens modifizierte oder entwickelte Plattformen zum Einsatz kommen, hat auf den Erfolg eines Crowdsourcingprojekts insofern Einfluss, in welcher Form die Plattform der Aufgabenstellung, den Zielen und der Komplexität des Vorhabens dienlich ist.29 Neben ethischen Überlegungen z.B. in Bezug auf kommerzielle Anbieter stellen Institutionen vor allem strategische Überlegungen an.
Eine benutzungsfreundliche und intuitive Plattform erhöht in jedem Fall die Motivation der Teilnehmenden und müsste deshalb eine Anforderung der Institution sein, ebenso möglichst geringe Kosten, spezifische Datenformatanforderungen, die Datensicherheit und die langfristige Nutzbarkeit der Daten vor allem beim Datentransfer von einer externen Plattform in die eigene Infrastruktur.30 Plattformanbieter können kosten- und zeitsparend sein und sind oft die einzige Möglichkeit, Projekte kurzfristig zu bearbeiten und einen Zugang zu internationalem Knowhow zu erhalten.31 Als Nachteile können sich neben dem möglichen Verlust oder der Änderung der Marktpräsenz des Anbieters vor allem die Haltung der erzeugten Daten erweisen.32 Bei der Betreibung eines eigens entwickelten Dienstes müssen Ziele und Qualitätskriterien im Vorfeld detailliert definiert werden. Eine eigene Plattformentwicklung kann flexibler und langfristiger einsetzbar sein, erfordert aber mehr eigene Ressourcen.33 Mit dem Anspruch der Langfristigkeit ist auch die Nachnutzung der Daten verbunden. So weist Michaela Mayr darauf hin, dass es wichtig sei, die gewonnenen Daten frei, d.h. mit entsprechender Lizenz zur Verfügung zu stellen.34
Wenn Crowdsourcing langfristig in die Arbeitsprozesse einer Institution eingebunden werden soll, spielen Faktoren eine Rolle, die die Planung, Organisation/Steuerung, Durchführung und Nachbereitung eines einzelnen Projekts bestimmen: Kooperationen/Vernetzung, Öffentlichkeitsarbeit und Betriebs- bzw. Organisationskultur.35
Insbesondere in der Nutzung von Plattformen gibt es Kooperations- und Vernetzungspotenzial: Durch kooperative Netzwerke oder Plattformen erhalten mehr Institutionen Zugang zu einem grösseren Teilnehmer*innenkreis als ein einzelnes Archiv allein anziehen könnte. Für die Freiwilligen kann eine solche Plattform z.B. aufgrund der grösseren Auswahl an Dokumenten attraktiv sein. Jedoch kann es sich als Nachteil erweisen, wenn die dahinterstehende Institution nicht prominent ersichtlich ist, insbesondere in Bezug auf institutionenspezifische Qualitätsanforderungen an die Beiträge und Verantwortlichkeiten für die Inhalte.36
Mit partizipativen Praktiken wie dem Bespielen von Social Media oder auch Crowdsourcingprojekten werden Interaktion und Dialog mit (Online-)Benutzer*innen wichtiger – im Gegensatz zur Top-Down-Informationsvermittlung, wie sie die bisherige Öffentlichkeitsarbeit in Archiven charakterisiert (hat).37 Der Wandel der Öffentlichkeitsarbeit wurde einerseits dadurch begünstigt, dass immer mehr Ressourcen und Informationen der (G)LAM-Institutionen online greifbar sind, und es andererseits auch möglich wurde, das Wissen der User für die Institutionen nutzbar zu machen.38 Je nach gestellten Aufgaben und benötigten Kompetenzen und Verantwortungen kann es von Bedeutung sein, in welchem Bereich der Aufbauorganisation die Projekte angesiedelt werden.39 In ihren Überlegungen zu einem Crowdsourcing-Konzept im Landesarchiv Baden-Württemberg schlägt Esther-Julia Howell vor, entsprechend den angesetzten Qualitätskriterien und in Abhängigkeit vom Ablauf der Projekte und der zur Verfügung stehenden Ressourcen einen Redaktionsworkflow zu definieren.40 Im Bildarchiv der ETH-Bibliothek wurde ein solcher interner Workflow als Prozess in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden integriert.41
Verschiedene Autor*innen von Fachartikeln weisen darauf hin, dass Crowdsourcing in bestehende Strategien eingebunden werden sollte.42 Ein Strategieplan muss die Veränderungen der Nutzererwartungen berücksichtigen bzw. die Wandlung ihrer Rolle von passiven Informationsempfänger*innen zu Mitwirkenden und Teilnehmenden an Informationsdiensten.43 Eine effektive Zusammenarbeit zwischen GLAMs und Freiwilligen erfordert, dass die dynamische Natur der Motivationen durch das Systemdesign und den angemessenen Einsatz von Organisationsmechanismen berücksichtigt werde. Sie kritisieren den projektorientierten Ansatz der Finanzierung von Transkriptionsprojekten. Der Aufbau eines ehrenamtlichen Umfelds sei eine anspruchsvolle Aufgabe, die ohne eine stabile Ressourcenzuweisung schnell in sich zusammenfallen könne. Daher sei es wichtig, den partizipativen Ansatz so fest wie möglich im Kernauftrag des Archivs zu verankern.44 Organisationen würden bessere Ergebnisse dadurch erzielen können, indem sie versuchten, langfristige, nachhaltige und kontinuierliche Beziehungen aufzubauen.45
Anhand der zuvor definierten Erfolgsfaktoren, der ersten Crowdsourcingerfahrung des StAZH und den institutionellen Rahmenbedingungen sollen die Chancen und Risiken im Umfeld des StAZH sowie der internen Stärken und Schwächen analysiert werden. Daraus ergeben sich kurzfristige und längerfristige Perspektiven auf die Weiterentwicklung des Crowdsourcings.
Das bisher einzige Crowdsourcing-Projekt, welches das StAZH von 2020–2023 durchführte, ist die Georeferenzierung der Sammlung PLAN, die aus rund 20000 historischen Karten und Plänen aus dem Zeitraum vom 16. bis ins frühe 21. Jahrhundert besteht.46 Sie wurden ab 2008 einzeln verzeichnet, restauriert und durch eine private Firma digitalisiert. 2016 wurden die Metadaten und Gebrauchsformate der Digitalisate im Online-Katalog veröffentlicht. Die Digitalisierung diente der Konservierung der Originale und der Erhöhung der Nutzungsfreundlichkeit. Ab 2017 entwickelte das Staatsarchiv mit der Abteilung Geoinformation des Amts für Raumentwicklung, das den kantonalen GIS-Browser betreibt, Ideen zur Steigerung des Nutzwerts der Sammlung. Die Georeferenzierung ermöglicht einen virtuellen Abgleich mit der aktuellen Landeskarte oder anderen Karten und wäre im Rahmen der alltäglichen Archivarbeit nicht umsetzbar gewesen. Zudem bot das Instrument Crowdsourcing eine Möglichkeit, die Aufmerksamkeit der interessierten Öffentlichkeit auf diese Materialien zu lenken und einen neuen Zugang zu diesen zu schaffen.47
Als Crowdsourcingtool diente der Georeferencer der Firma Klokan Technologies. Als Projekt-Startseite nutzte das StAZH die bereits für die thematische Suche in anderen Beständen eingesetzte Plattform „Archives Quickaccess“. Neben einem kurzen Projektbeschrieb und einer Bedienungsanleitung erstellten die Projektverantwortlichen ein Instruktionsvideo. Der Aufruf an die Öffentlichkeit zur Beteiligung am Projekt erfolgte als Open Call mittels Medienmitteilungen, über Social-Media-Kanäle des Staatsarchivs und des GIS-Zentrums und durch Zeitungsbeiträge.48 Die Ergebnisse lassen auf ähnliche Phänomene schliessen, die in Projekten anderer Gedächtnisinstitutionen beobachtet werden: Eine zunächst hohe Beteiligung von rund 100 registrierten Personen reduzierte sich zu einer Kerngruppe (ca. 20 Personen), von denen zwei Personen fast die Hälfte aller Pläne georeferenzierten. Die meisten Teilnehmenden waren männlichen Geschlechts, viele von ihnen bereits im Pensionsalter.49 Der grösste zeitliche Aufwand lag im Community Management und den Qualitätssicherungsmassnahmen.50 Die Bilanz: Innerhalb weniger Monate war mehr als die Hälfte der Karten georeferenziert. Zudem konnten mit Crowdsourcing Nutzer*innen angesprochen werden, die zuvor keinen Bezug zum Staatsarchiv hatten.51
Die Langzeitarchivierung der Daten erfolgt im GeoTIFF-Format. Die Koordinaten wurden in den Onlinekatalog übernommen, sodass jedes Digitalisat technologieneutral und systemunabhängig georeferenziert werden kann. Die Digitalisate der Plansammlung wurden im GIS-Browser des Kantons Zürich sowie in weiteren einschlägigen Kartenportalen wie Old Maps Online oder Kartenportal.ch eingebettet. Denk- und wünschbar ist eine wechselseitige Aufwertung von Archivbeständen des Staatsarchivs, z.B. durch Anzeige der in Urkunden und Akten genannten Orts- und Flurnamen auf den historischen Karten derselben Epoche.52
Die strategischen Papiere, die Projektunterlagen sowie Erkenntnisse aus den Interviews mit Staatsarchivar Dr. Beat Gnädinger und dem Projektleiter des Crowdsourcingprojekts, Dr. Rainer Hugener, geben Aufschluss darüber, unter welchen Voraussetzungen das Staatsarchiv Crowdsourcing weiter einsetzen kann und will. Anhand dieser werden im Folgenden Chancen und Risiken sowie Stärken und Schwächen herausgearbeitet.
Ein mögliches Risiko liegt in unterschiedlichen Erwartungshaltungen, die durch den Einsatz von Crowdsourcing geweckt werden können. Die Vermittlung der Funktion des Crowdsourcings, der Wahl und Ausgestaltung der Aufgaben, aber auch der Prozesse und Funktionen des Staatsarchivs an sich ist von den Kommunikationsfähigkeiten der Institution abhängig. Das Risiko kann durch die Kontextualisierung des Bestands oder niederschwellige Anleitungen für die Aufgaben vermindert werden.53 Der Qualitätsanspruch an die durch Archivmitarbeitende erstellten Daten sollte nicht auf die Beiträge in Crowdsourcings übertragen werden. Es kann zwar – und dies ist als Chance zu werten – eine Öffentlichkeit angesprochen werden, die sonst keinen Bezug zu Archiven hat. Jedoch ist nicht davon auszugehen, dass Freiwillige automatisch als Archivbenutzende vor Ort oder in anderen institutionsspezifischen Kontexten in Erscheinung treten werden.54
Ein Risiko ist die Unausgeglichenheit zwischen Aufwand und Ertrag, die u.a. von der Materialauswahl abhängig ist. Diese hat nicht nur Einfluss auf das Community Building, sondern auch auf den teilweise ressourcenintensiven Aufwand der Qualitätssicherung. Damit im Zusammenhang steht die schwere Planbarkeit der Dauer von Crowdsourcingprojekten, die sich bei einem zu kurzen Zeitfenster negativ auf die Qualität auswirken kann.55
Ein weiteres Risiko liegt im Bereich der Plattformen/Infrastruktur und deren zukünftigen Entwicklung. Je nach Tool eines Drittanbieters können Kosten für die Nutzung und das Hosting anfallen und Gestaltungsmöglichkeiten beschränkt sein.56 Auch unterschiedliche Formatanforderungen können ein Risiko darstellen.57 Setzt das Archiv exklusiv auf die Erweiterung des eigenen Archivinformationssystems (AIS), ist es von dessen Entwicklungsfähigkeit abhängig, im konkreten Fall z.B. hinsichtlich einer Implementierung von International Image Interoperability Framework (IIIF).58
Auch Kooperationen können Risiken hervorrufen. Jedoch liegen in Kooperationen gerade mit anderen Gedächtnisinstitutionen vor allem Chancen für zukünftige Entwicklungen.59 Das Ausmass der Kooperationen ist allerdings davon abhängig, wie Crowdsourcing- und vorgelagerte Digitalisierungsprojekte von unterschiedlichen Akteur*innen zukünftig forciert werden.60 Verwaltungsintern kann es sich positiv auswirken, dass das StAZH an sich und Crowdsourcing als Methode wahrgenommen wurden, z.B. auf dem Feld der Open Government Data OGD.61
Crowdsourcing kann als Teil der bereits existierenden Öffnungsbewegung der Archive gesehen werden: einerseits, indem die Allgemeinheit berechtigt ist, an den Archivierungsprozessen zu partizipieren und Daten (weiter) zu nutzen, solange keine anderen schützenswerten Interessen verletzt werden, und andererseits, indem auch in den Köpfen der Archivar*innen die „Dienstleistungsmentalität“ mehr Geltung erhält.62 Insofern kann sich der Open Call als Lancierungsmethode eignen, zur gesellschaftlichen Wahrnehmung des StAZH beizutragen.63
Eine weitere Chance liegt in der Übereinstimmung des Crowdsourcings mit den Zielsetzungen der Regierung und der dem Staatsarchiv übergeordneten Direktion der Justiz und des Innern. Als Beispiel sei das in der Legislatur 2019–2023 begonnene Teilhabeprogramm genannt, mit dem möglichst verschiedene Bevölkerungsgruppen zum Mitmachen in unterschiedlichen Projekten motiviert werden sollen, wobei der Staat eine moderierende Rolle einnehmen will. Auch Crowdsourcingprojekte passen in dieses Teilhabeprogramm.64
Mit den internen Stärken und Schwächen beeinflusst die Institution die Eintretenswahrscheinlichkeiten der Risiken und Chancen. Eigenschaften, die sich zur Bewältigung der Kernaufgaben als Stärke erweisen, können für partizipative Praktiken hinderlich sein. So orientierte sich die Zieldefinition des Crowdsourcingprojekts bezüglich Qualität zu stark an der etablierten Erschliessungsqualität, weshalb die Projektmitarbeitenden vom Aufwand der Qualitätskontrolle und -sicherung überrascht wurden. Es zeigte sich, dass „Qualität“ je nach Aufgabenstellung unterschiedlich und iterativ während des Projekts definiert werden kann.65
Die Organisationsstruktur des StAZH, die Gliederung in Abteilungen nach den Hauptprozessen der Archivierung, könnte die Etablierung von Crowdsourcing als Prozess erschweren. Im Bereich des Community Building stellt sich etwa die Frage, durch wen neue Kund*innenzweige gepflegt werden sollen. Crowdsourcing in der aktuellen Organisationsstruktur als eigenständigen Prozess einzubinden, scheint deshalb nicht realistisch. Allerdings könnten Methoden wie Crowdsourcing insofern zu einem Kulturwandel beitragen, als es für die Mitarbeitenden immer selbstverständlicher sein wird, in abteilungsübergreifenden Strukturen zu denken. In sachbezogenen Projektgruppen könnten Entwicklungsschritte in diese Richtung vollzogen werden.66
Crowdsourcingprojekte in Archiven nutzen oft homogene Bestände (nur Fotografien, nur Pläne etc.) und begrenzte, in einer immer gleichen Reihenfolge umzusetzende Aufgaben. Die Plattformen sind meist besonders auf eine Funktionalität ausgerichtet. Jedoch ist der überwiegende Teil der Archivbestände des StAZH in sich heterogen, enthält Schriftgut, daneben audiovisuelle Medien, digitale Daten usw. Der Aufwand der digitalen Aufbereitung heterogener Bestände dürfte sich nicht rechtfertigen lassen, da vorerst kein substanzieller Mehrwert für die Nutzer*innen im Vergleich zur herkömmlichen Bereitstellung dieser Bestände resultieren würde.67 Auch der Aufbau einer dauerhaft motivierten Community, die unabhängig der Materialien, des Inhalts und der Aufgabenstellung jedes Crowdsourcing mitmacht, scheint äusserst schwierig.68
Als Stärke kann sich erweisen, dass für Crowdsourcing wichtige Voraussetzungen teilweise bereits etablierte Prozesse sind. Die tiefe, d.h. detaillierte, homogene und strukturierte Verzeichnung erleichtert die Anreicherung der Metadaten, die als klassische Crowdsourcingaufgabe gilt.69 Zudem werden seit über zehn Jahren zentrale Bestände digitalisiert und online veröffentlicht.70 Obwohl das eigene AIS nicht über Kommentarfunktionen oder IIIF-fähige Möglichkeiten verfügt, ist zumindest die Webplattform Archives Quickaccess als thematisches Suchtool etabliert und kann projektspezifisch an die Bedürfnisse des StAZH angepasst werden. Im Georeferenzierungsprojekt war insbesondere die Suche in den Metadaten der Pläne sinnvoll.71
Die Vernetzung in Form von Kooperationen und Partnerschaften mit anderen Gedächtnisinstitutionen und Forschungsinfrastrukturen ist als strategisches Leitziel festgelegt.72 Kooperationen mit Stakeholdern aus Forschung und Lehre werden nicht zuletzt durch die geografische Nähe begünstigt. So finden wiederholt Forschungsseminare der Universität Zürich im StAZH mit dessen Quellen statt. Aber auch das Projekt Quellenbasiertes Lernangebot für Schulklassen zeugt von der Einbindung einer zukünftig potenziell wichtigen Kund*innengruppe.73
Auch Kommunikationsformen, die unterschiedliche Teilöffentlichkeiten ansprechen, die nicht zwingend dem alltäglichen Archivpublikum entsprechen (z.B. über Social Media), kann eine Stärke sein.74 Das StAZH erhebt zudem den Anspruch, die Bestände den Kund*innen möglichst weitgehend und auf zeitgemässe Weise zugänglich zu machen.75 Als Stärke im Bereich der Kundendienste können die alle drei bis vier Jahre durchgeführten Befragungen der Nutzer*innen genannt werden. Darin werden Personen, die innerhalb der letzten drei Monate im Archiv tätig waren und bezüglich Alter, Geschlecht, Herkunft und Forschungsgebiet möglichst alle Segmente der Kundschaft repräsentieren, befragt, u.a. zur Nutzung des bestehenden Onlineangebots und zum Dienstleistungs-, Auskunfts- und Beratungsangebot.
Zu guter Letzt kann auch die Tatsache, dass zumindest ein Crowdsourcingprojekt geplant und durchgeführt wurde, als Stärke hinsichtlich der Weiterentwicklung des Crowdsourcing im StAZH bezeichnet werden. Einerseits wurden erste Erfahrungen mit den relevanten Themen Qualitätssicherung, Community Management und Plattformen gesammelt. Andererseits entsprach das Projekt in den meisten Bereichen den Erwartungen oder übertraf sie sogar teilweise.
Für die kurzfristige Weiterentwicklung sind besonders die Vierjahresstrategien des StAZH von Bedeutung. Für eine mittel- und langfristige Perspektive wird das die strategischen Papiere ergänzende Dokument „Horizont 2035“ herangezogen. Dort ist bezüglich Crowdsourcing zu lesen:
„Crowdsourcing ist eine etablierte Methode, um die Öffentlichkeit in definierten Projektrahmen in die Aufwertung von Erschliessungsdaten einzubeziehen. Das AIS erlaubt die Durchführung von solchen Projekten, indem es effiziente und sichere Werkzeuge dafür bietet.“76
Crowdsourcing wird also längerfristig als Methode zur Anreicherung von Erschliessungsdaten in Betracht gezogen – mit dem übergreifenden Ziel, eine definierte Community oder eine allgemeine Öffentlichkeit an den Archivierungsprozessen des StAZH teilhaben zu lassen und sie mit den Beständen vertraut zu machen. Anhand der einzelnen Punkte werden im Folgenden kurz- und längerfristige Entwicklungsperspektiven skizziert.
„Crowdsourcing ist eine etablierte Methode, um die Öffentlichkeit […] einzubeziehen.“
Die Frage, wer in die Arbeit des StAZH einbezogen werden soll, stellt sich immer wieder neu. Für die Entwicklung einer Strategie wäre es wichtig, alle Abteilungen, aber auch externe Wissensträgerinnen – Hochschulen, politische Organe und interessierte Kund*innen und Bürger*innen – einzubeziehen.77 Es kann sinnvoll sein, Digitalisierungen umfangreicher Bestände für ein Crowdsourcing durch eine breite Öffentlichkeit vorzusehen. Hingegen eignen sich Transkriptionsvalidierungen frühneuzeitlicher Handschriften eher für ein Crowdsourcing mit einer Teilöffentlichkeit, z.B. einem Hochschulseminar, da das Lesen dieser Handschriften spezifisches Wissen voraussetzt.78 Zur Definition des Zielpublikums sollten neben Nachbefragungen der Teilnehmenden von Crowdsourcingprojekten die Kundenbefragungen erweitert werden: hinsichtlich ihrer Bereitschaft für eine Teilnahme oder ihrer Ideen für weitere Crowdsourcingaktivitäten. Informationen über demografische Merkmale der Freiwilligen könnten nützlich sein, um Folgeprojekte allenfalls neu auszurichten oder andere/weitere Zielgruppen anzusprechen.79
Zur niederschwelligen flexiblen Kommunikation könnten interaktive Tools wie ein Forum oder Blog die Loyalität der Freiwilligen zwar längerfristig erhöhen. Jedoch ist die Pflege solcher Angebote neben dem Tagesgeschäft aufwändig, weshalb es wichtig ist, für das Community Management genügend zeitliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen.80
Benutzende orientieren sich eher thematisch, d.h. unabhängig von der hierarchischen Struktur der Archivdatenbanken und unabhängig davon, in welcher Institution die Daten liegen. Von einer Verlinkung oder Präsentation der Daten auf institutionenübergreifenden Portalen würden die User profitieren, aber auch Institutionen, da dadurch ohne zusätzliche Marketingmassnahmen ein grösseres Publikum auf die Institution und deren Bestände aufmerksam gemacht werden kann.81
„Das AIS erlaubt die Durchführung […], indem es effiziente und sichere Werkzeuge dafür bietet.“
Dieses Ziel schliesst die Nutzung anderer Onlineplattformen nicht aus, sei es in Kooperation mit anderen Gedächtnisinstitutionen oder durch Linked Open Data. Das Archiv sollte Anforderungen definieren, anhand derer Onlineplattformen von Drittanbietern ausgewählt werden. Je nach Fragestellung kommen Plattformen in Frage, die sich eher an ein lokales Publikum richten – in diesem Fall ist ein Aufbau oder Bespielen gemeinsam mit Gedächtnisinstitutionen am gleichen Platz besonders reizvoll – oder von der man ausgeht, sie könnte auch in einem (inter-)nationalen Kontext Interesse hervorrufen.82 Mit mehreren Ämtern der kantonalen Verwaltung und darüber hinaus würde es sich ebenfalls anbieten, gemeinsame IIIF-fähige OGD-Plattformen einzurichten, um die aktuellen, immer häufiger öffentlichen Daten mit der historischen Perspektive zu ergänzen.83
„[…] Aufwertung von Erschliessungsdaten […]“
Um die entwickelten Workflows zu verfeinern, sollte möglichst bald ein weiteres Georeferenzierungsprojekt lanciert werden. Für ein wiederum offenes Crowdsourcing kämen digitalisierte Fotobestände wie z.B. die Fotokartei des kantonalen Tiefbauamts in Frage. Die über 25000 Karteikarten dokumentieren die Entwicklung des kantonalen Verkehrsnetzes im 20. Jahrhundert.84 Für die Qualitätssicherung sollten Reviewmechanismen getestet werden, in denen Freiwillige gegenseitig, aber anonym Validierungen vornehmen.
Da die Mehrzahl der Bestände textlastig ist, werden langfristig wohl eher Transkriptionsprojekte im Fokus stehen, worin das StAZH bereits grosse Erfahrung hat und über interne Workflows verfügt.85 Bestenfalls würde die Transkriptionsplattform über Funktionalitäten verfügen, die unmittelbare Auszeichnungen, Korrekturen oder Optimierungen erlaubt. Darüber hinaus wäre es denkbar, ein solches Projekt im Rahmen eines Forschungsseminars mit Studierenden oder mit Schulklassen durchzuführen.86
Eines der strategischen Ziele liegt im Abbau des Zwischenarchivs bis 2035. Der Einsatz digitaler Hilfsmittel zugunsten dieses Ziels, insbesondere das begrenzt bereits angewandte Scannen und automatisierte Auslesen von Metadaten, müsste zeitlich, personell und finanziell signifikant unter dem Aufwand herkömmlicher Erschliessungsprojekte ohne Digitalisierung liegen, was auf absehbare Zeit nicht realistisch ist. Jedoch brächten die Falldossiers zu Bürgerrechts- und Landrechtserteilungen, Verweigerungen und Aufhebungen aus dem Zeitraum 1836–1926 günstige Voraussetzungen für ein Digitalisierungs- und Crowdsourcingprojekt mit. Deren 80-jährige Schutzfrist ist bereits abgelaufen. Als serielle Fallakten repräsentieren sie formal einen bedeutenden Anteil an Unterlagen im StAZH. Die für die aktuelle Verzeichnungstiefe und die Schutzfristsetzung relevanten Informationen finden sich auf einheitlich gestalteten Formularen. Dementsprechend müssten nur die Umschlagblätter digitalisiert werden. Inhaltlich könnten sie aufgrund ihrer unveränderten Aktualität hinsichtlich des Umgangs „des Staats“ mit „dem Fremden“ auf Interesse stossen – vielleicht gerade bei gesellschaftlichen Gruppen, die in Crowdsourcingprojekten nicht dem durchschnittlichen Profil entsprechen.
„[…] in definierten Projektrahmen […]“
Der Implementierung von Crowdsourcing als Prozess stehen verschiedene Hürden im Weg: Staatliche Archive werden bei allen Aktivitäten, die nicht den gesetzlich vorgegebenen Kernaufgaben entsprechen, vor die Frage gestellt, ob es sich rechtfertigen lässt, einen spezifischen Bestand digital zur Verfügung zu stellen und ob Crowdsourcing einen Mehrwert generiert.87 Je nach Bestand unterscheidet sich der potenzielle Mehrwert, die Art von anzusprechender Öffentlichkeit und der Aufwand des Aufbaus einer Community. Die Konzipierung einer Abfolge von Projekten mit thematisch oder inhaltlich ähnlichen Beständen böte Usern eine Perspektive auf weitere ähnliche Projekte.88
Für die Jahre 2022–2025 sehen die strategischen Papiere vor, Möglichkeiten für weitere Projekte aufgrund von Kooperationen mit Institutionen, Projekten und Initiativen zu nutzen.89 Es finden sich weitere Anhaltspunkte dafür, dass die Amts- und Geschäftsleitung partizipative Praktiken fortführen will: Im Bereich Marketing soll das in der digitalen Öffentlichkeit wahrgenommene Profil geschärft werden. Im Informations- und Datenmanagement liegt ein Ergebnisziel in der Erweiterung und Pflege der Datenbestände auf der kantonalen OGD-Plattform und der Mitwirkung in Gremien im Bereich Archival Linked Open Data.90 Bei der Neu- und Nacherschliessung von Beständen soll die Nachfrage bzw. das Bedürfnis der Kund*innen höhere Priorität erhalten.91 Ergebnis- und Kernziel der Abteilung Nacherschliessung und Digitalisierung NED bleibt die Aufbereitung im Volltext und die Onlinepublikation der zentralen Serien und Stücke wie diejenige der Ratsmanuale, die Publikation der digitalen Zürcher Rechtsquellen auf dem Portal „Sources Online“ oder die Realisierung eines IIIF-Servers.92 Im Bereich Individuelle Kundendienste IKD sollen das Online-Angebot (Website, Archivportal und Quick Access) weiter ausgebaut und neue Kundenkreise gewonnen werden – eine zentrale Motivation vieler Organisationen, Crowdsourcing zu betreiben.93
Eine weitere interne Chance, die mit Crowdsourcingprojekten einhergeht, liegt im Potenzial, die Abteilungsgrenzen des Staatsarchivs aufzuweichen, z.B. durch neue Funktionen oder verstärkte Kooperation von Personen verschiedener Abteilungen.94 Gemäss „Horizont 2035“ soll „Archiv-Fachpersonal […] grundsätzlich in allen archivischen Hauptprozessen einsetzbar [sein].“95 Die Aufweichung der Abteilungsgrenzen ist nicht zuletzt Ausdruck der sich verändernden Rahmenbedingungen, insbesondere der Hybridität von analogen und digitalen Unterlagen.96
Die Abteilung Gemeindearchive soll 2035 zwar ein eigenständiger Bereich bleiben, der jedoch über dasselbe Online-Rechercheportal wie das StAZH verfügen soll. Der Einbezug der Gemeindearchive in Crowdsourcingaktivitäten wäre ein langfristiges Entwicklungspotenzial, was einem lokal interessierten Publikum, aus dem sich auch ein wesentlicher Teil der Benutzer*innen des StAZH zusammensetzt, zugutekäme.97
Im Bereich der Archive lässt sich Crowdsourcing in der kontinuierlichen Öffnungsbewegung kontextualisieren, die durch die Digitalisierung und die Online-Kommunikations- und Präsentationsmöglichkeiten eine neue Dynamik erhielt. Crowdsourcing kann sich sowohl als Produkt als auch als Treiber dieses Wandels entpuppen. Im Kontext der Verwaltungen demokratischer Rechtsstaaten begünstigt die Durchsetzung des Öffentlichkeitsprinzips und die Herausgabe offener Daten (Open Government Data) neue Möglichkeiten der Teilhabe und Kooperation.
Je nach Aufgabentyp, Methode, Ziel und Material sind Crowdsourcingprojekte immer wieder neu anzugehen. Dennoch liessen sich Faktoren und Kriterien isolieren, die für einzelne Projekte, aber auch für die längerfristige Nutzung und Etablierung von Crowdsourcing als Prozess von Bedeutung sind: die Material- bzw. Beständeauswahl und deren Heterogenität, Qualitätssicherungsmassnahmen und -ansprüche, Community Management und Motivationsfaktoren der Freiwilligen sowie die Wahl der Plattformen. Darüber hinaus spielen strategische Faktoren wie Kooperationen, Öffentlichkeitsarbeit und die Organisationskultur eine wichtige Rolle.
Diese Ausführungen dienten dazu, am Beispiel des Staatsarchivs des Kantons Zürich Weiterentwicklungsperspektiven für das Crowdsourcing zu entwickeln. Die Etablierung eines eigenständigen Crowdsourcingprozesses ist kurzfristig nicht zu realisieren und entspricht nicht der Gesamtstrategie. Es wurde jedoch deutlich, dass Crowdsourcing im StAZH als Projektmethode etabliert werden soll. Es wird weniger als Marketinginstrument oder als Zweck an sich begriffen, sondern soll vor allem zur Anreicherung und Aufwertung der (Nach-)Erschliessungsdaten eingesetzt werden. Abgesehen von den gesetzlichen Vorgaben bilden die finanziellen und personellen Ressourcen den Rahmen, innerhalb dessen Tätigkeiten ausserhalb des Kernauftrags durchgeführt werden können. Das gilt insbesondere für die den Crowdsourcingaktivitäten vorgelagerten Digitalisierungsprojekte. Eine Unausgeglichenheit zwischen Aufwand und Ertrag ist daher eines der Risiken, die eine langfristige Etablierung von Crowdsourcing gefährden kann. Auch die Entwicklung der eigenen Web-Angebote, insbesondere des Onlinekatalogs kann sich als Hemmschuh erweisen. Hingegen liegt in den Kooperationen – gerade hinsichtlich kooperativer Plattformen zur Präsentation der durch Crowdsourcing generierten Daten und Metadaten – eine grosse Chance, Crowdsourcing als Instrument generell in der Fachwelt zu etablieren. Insbesondere die Heterogenität der Bestände erschwert die Implementierung von Crowdsourcing als kontinuierlichen Prozess. Daher dürfte sich eine langfristige Planung mit einer Abfolge geeigneter und inhaltlich ähnlicher Bestände und Aufgaben auszahlen. Insbesondere in kurzfristiger Perspektive würden sich z.B. Fotobestände mit geografischen Informationen eignen oder Projekte, in denen die Institution auf bereits vorhandenes Know-How und Engagement zurückgreifen kann, zum Beispiel Transkriptionsprojekte. Zudem kann das bisher einzige Crowdsourcing-Projekt bereits als Innovationstreiber in verschiedenen Bereichen betrachtet werden – von der Erweiterung der technischen Möglichkeiten von Crowdsourcing durch die vorgesehene IIIF-Implementierung über die erfolgreiche Kooperation mit anderen Verwaltungseinheiten und Institutionen bis hin zur Aufweichung von Abteilungsgrenzen.
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