Im vorliegenden Artikel wurden die Herausforderungen und Möglichkeiten im Bereich der Archivierung und Bewertung von Baudossiers des ehemaligen Hochbauamts Basel-Stadt detailliert untersucht. Der Fokus lag dabei auf der Frage, wie Baudossiers sowohl aus Sicht des Hochbauamts als auch des Staatsarchivs bewertet werden. Dabei wurden mehrere Aspekte beleuchtet, darunter die rechtlichen Rahmenbedingungen, die Anforderungen an die langzeitliche Aufbewahrung und Wiederauffindbarkeit der Dossiers und die spezifischen Interessen der beteiligten Institutionen.
Die Analyse der Aktenbestände des ehemaligen Hochbauamts hat gezeigt, dass die zentrale Herausforderung bei der Archivierung der Bauprojektdossiers in der enormen Menge und Komplexität der Dokumentationen besteht, die über lange Zeiträume hinweg aufbewahrt werden müssen. Dies erfordert nicht nur eine sorgfältige Planung und Organisation, sondern auch die Entwicklung spezifischer Bewertungskriterien, die den unterschiedlichen Bedürfnissen von Behördenarchiven und Staatsarchiven gerecht werden. Die Analyse zeigt, dass eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren, (Projektleiter Hochbau, Records Manager, Rechtsdienst und Archivaren) unerlässlich ist.
Cet article examine en détail les défis et les possibilités dans le domaine de l'archivage et de l'évaluation des dossiers de construction de l'ancien Service des bâtiments de Bâle-Ville. Comment évaluer ces dossiers, tant sous l’angle des besoins du Service des bâtiments que du point de vue des Archives d'État ? Plusieurs aspects ont été mis en lumière, notamment le cadre juridique, les exigences en matière de conservation à long terme, les meilleurs moyens de repérer les dossiers ainsi que les intérêts spécifiques des institutions concernées.
L'analyse des fonds documentaires de l'ancien Service des bâtiments a montré que le principal défi de l'archivage des dossiers de projets de construction réside dans l’abondance et la complexité de la documentation à conserver sur une longue période. Cela nécessite non seulement une planification et une organisation minutieuses, mais aussi le développement de critères d'évaluation spécifiques qui répondent aux besoins distincts des archives des autorités administratives et ceux des Archives d'État. L'analyse montre qu'une étroite collaboration entre les différents acteurs (chef de projet bâtiments, Records Manager, service juridique et archivistes) est indispensable.
This article presents a detailed analysis of the challenges and opportunities related to archiving and appraising building records from the former Basel-Stadt Building Department. The focus is on the question of how building records are appraised from the perspective of both the Building Department and the State Archives. The article analyses several aspects including the legal framework, the requirements for the long-term preservation and retrievability of the records as well as the specific interests of the institutions involved.
The analysis of the records of the former Building Department has shown that the enormous quantity and complexity of the documentation, which must be kept over long periods of time, represents the central challenge regarding the archiving of building project records. This requires not only careful planning and organisation, but also the development of specific appraisal criteria that meet the different needs of public authority archives and state archives. The analysis shows that close co-operation between the various players (project managers, records managers, legal services and archivists) is essential.
Der vorliegende Artikel widmet sich der Dokumentengruppe der Bauprojektdossiers des ehemaligen Hochbauamts Basel-Stadt. Diese werden sowohl aus einer end-archivischen Perspektive als auch aus Sicht des Amtes analysiert und bewertet.
Baudossiers1 besitzen - unabhängig von ihrer Form - einen grossen historischen Wert. Sie gelten als die Geburtsurkunde von Gebäuden und bilden die Entwicklung des städtischen Raumes auf eine systematische Weise ab.2 Damit bieten sie eine Forschungsgrundlage für verschiedene Wissenschaften wie beispielsweise Stadtforschung, Baugeschichte, Denkmalpflege und Architektur. In vielen Archiven gehören sie deshalb auch zu oft nachgefragten Archivalien.
Das staatliche Bauwesen wird aufgrund der geltenden Archivgesetze letztlich den Staatsarchiven angeboten. Noch scheint es, dass die Staatsarchive den Bauakten nicht die Aufmerksamkeit schenken, die sie eigentlich verdienen. Aktenbildnern, Projektleitern und Archivaren fehlt es oft an architektonischem Fachwissen, an Ressourcen, an Platz und an konservatorischen Mitteln, um Bauunterlagen sachgerecht und langfristig zu archivieren und auszuwerten.3 Hinzu kommt, dass es aufgrund deren langen Aufbewahrungsfrist bei den Ämtern selbst einer besonderen archivischen Behandlung bedarf.4
Fragestellung und Untersuchungsgegenstand dieses Artikels und der ihm zugrundeliegenden, 2024 abgeschlossenen MAS-Arbeit5 sind daher die unterschiedlichen Interessen und Bewertungskriterien eines Behördenarchivs und des Staatsarchivs im Hinblick auf die Baudossiers des ehemaligen Hochbauamts. Der Fokus liegt dabei auf der physischen und digitalen Aktenablage des ehemaligen Hochbauamts, um die optimale Verwaltung und langfristige Archivierung dieser wichtigen Unterlagen sicherzustellen. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Identifizierung der für das Staatsarchiv relevanten Akten. Diese umfassen vor allem rechtliche und architekturhistorische Aspekte. Dabei wird die Balance zwischen der gesetzlichen Anbietepflicht und den praktischen Erfordernissen der täglichen Arbeit im Hochbauamt angestrebt, um eine nachhaltige und effiziente Archivierung zu gewährleisten.
Bauprojektdossiers gehören zu den wichtigsten Unterlagen des ehemaligen Hochbauamts sowie der heutigen Abteilungen Hochbau und Gebäudemanagement Basel-Stadt und bilden deren Kernaufgabengebiet ab. Sie entsprechen dem Dossiertyp eines Projektdossiers, das durch konkrete Bearbeitungs- und Entscheidungsprozesse geprägt ist. Diese Prozesse sind wiederkehrend und somit vorhersehbar und formalisierbar.6
Bauprojektdossiers kann man am ehesten den Massenakten zuordnen, da sie Ausdruck und Ergebnis der gleichen Verwaltungsaufgabe sind. Da aber besonders die Bauvorhaben untereinander sehr verschieden sind, weisen Baudossiers im Vergleich zu anderen Massenakten eine grössere Heterogenität auf.7 Bezogen auf die Dossiers des staatlichen Hochbaus ergeben sich weitere Sonderheiten. Im Idealfall gehen wir davon aus, dass die substantiellen Unterlagen zu Bauprojekten auch tatsächlich bei den Registraturbildnern der öffentlichen Verwaltungen anfallen. Die Realität sieht heute jedoch anders aus. Durch die Verwaltungsreformen in den Kantonen der letzten Jahrzehnte gibt es kaum noch originäre behördliche Planungen im substantiellen Sinne. Planungsaufgaben werden an externe Firmen und Architekturbüros vergeben, wo auch ein Grossteil der Unterlagen entsteht. Die Behörden selbst sind weitgehend zu Bauausführungs- und Bauunterhaltungsbehörden «degeneriert».8
Die Bewertung von Baudossiers wird in der Archivöffentlichkeit kontrovers diskutiert, nicht nur wegen der hohen Zahl von Benutzeranfragen und der differenzierten Fragestellungen an diese Aktengruppe, sondern vor allem wegen des enormen Platzbedarfs, sei es digital oder in physischen Magazinen.9 In Deutschland wird dieses Thema schon seit längerer Zeit intensiver betrachtet, während in der Schweiz diese Debatten erst allmählich Fuss fassen. Da jedes Archiv diese Aktengruppe unterschiedlich handhabt, existieren in der Schweiz bisher keine klaren Empfehlungen seitens der Arbeitsgruppe Bewertung des Vereins Schweizerischer Archivar:innen (VSA) für die Bewertung von Baudossiers aus den Bauämtern.10
Trotz dieser Herausforderungen nehmen es die Nutzenden oft als selbstverständlich an, dass das gebaute Kulturerbe in öffentlichen Archiven gut dokumentiert ist. Die Recherchen dazu erweisen sich jedoch oft als schwierig, da sich die Bedeutung eines Bauwerks erst in der Gesamtschau und im grösseren Zusammenhang verschiedenster Unterlagen erschliesst. Dazu gehören in erster Linie Pläne, aber auch Bauabrechnungen, Korrespondenzen und Bildquellen wie Fotografien. Dabei stellen sich zwei generelle Schwierigkeiten: erstens, all diese unterschiedlichen Dokumente pro Bauprojekt zusammenzuführen und sie einem real existierenden Gebäude zuordnen zu können, und zweitens, diese Dokumentation in ihrer Gesamtheit zu archivieren und zugänglich zu machen.11
Aufgrund des grossen Umfangs und der Vielfalt der Dokumentenarten stellen Baudossiers die Archive regelmässig vor Probleme bei der sachgerechten Aufbewahrung in räumlich begrenzten Magazinen und/oder bei begrenzten Speicherkapazitäten auf Servern. Auch die archivische Erschliessung von Baudossiers ist ein aufwändiges Unterfangen.12 Hinzu kommt, dass Bauprojektdossiers schnell einmal Dokumentationslücken aufweisen können: Es droht ein Gedächtnisverlust.
Die intensive und strukturierte Auseinandersetzung mit der Bewertung und Archivierung von Baudossiers ist daher unabdingbar, um die kulturelle und historische Bedeutung dieser Dokumente zu bewahren und ihre Zugänglichkeit für zukünftige Forschungen sicherzustellen.
Unter dem Gesichtspunkt des Provenienzprinzips lassen sich die Archive mit Architekturunterlagen grundsätzlich in zwei Gruppen einteilen: Die erste Gruppe bilden die staatlichen und kommunalen Archive. Diese Archive zeichnen sich dadurch aus, dass der Registraturbildner als Provenienzstelle klar identifizierbar ist. Hierzu zählen in der Regel Archive, die von staatlichen Institutionen geführt werden und deren Aufgabe die Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten ist, die von staatlichen Behörden und Ämtern erstellt wurden sowie Archive, die auf kommunaler Ebene, beispielsweise von Städten oder Gemeinden, geführt werden. Hinzu kommen Personen und Dienststellen, die sich mit architektonischen Objekten beschäftigen, wie Denkmalpfleger und Archäologen. Diese Gruppen sammeln und bewahren oft spezifische Unterlagen, die für die Dokumentation und den Erhalt architektonischen Erbes von Bedeutung sind. Die zweite Gruppe bilden die privaten Archive und Spezialarchive: Diese umfassen Architekturbestände in privater und öffentlicher Hand und sind vielfältiger in ihrer Zusammensetzung. Dazu gehören beispielsweise Archive von Architekturbüros und Archive von Baufirmen. Privatarchive und Spezialarchive mit entsprechendem Sammlungsprofil können von Einzelpersonen oder privaten und öffentlichen Organisationen geführt werden, die sich auf die Sammlung und Bewahrung von Architekturunterlagen spezialisiert haben.13
Im Falle des ehemaligen Hochbauamtes Basel-Stadt ist der Registraturbildner als Provenienzstelle eindeutig identifizierbar und somit das Staatsarchiv des Kantons Basel-Stadt gemäss Archivgesetz für die Endarchivierung der Unterlagen zuständig. Baudossiers sind nach Archivgesetz auch klar als staatliches Archivgut zu definieren: «Staatliches Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen, die bei den öffentlichen Organen des Kantons und deren Rechtsvorgängern entstanden sind. Archivgut der Gemeinden sind jene archivwürdigen Unterlagen, die bei öffentlichen Organen der Gemeinden und deren Rechtsvorgängern entstanden sind.»14
Das Amt für Städtebau und Architektur des Bau- und Verkehrsdepartements Basel-Stadt, das 2021 aus dem ehemaligen Hochbau- und Planungsamt und der Kantonalen Denkmalpflege hervorgegangen ist, besteht heute aus den sechs Fachabteilungen Hochbau, Gebäudemanagement (ehemals Hochbauamt), Stadtraum, Städtebau, Raumplanung (ehemals Planungsamt) sowie der Kantonalen Denkmalpflege.29
Die Kernaufgabenbereiche des ehemaligen Hochbauamtes bzw. der heutigen beiden Fachabteilungen Hochbau und Gebäudemanagement Basel-Stadt umfassen das bauherrenseitige Projektmanagement bei Investitionsvorhaben des Kantons (Abteilung Hochbau) sowie die dispositive Steuerung und operative Umsetzung des baulichen und technischen Gebäudemanagements (Abteilung Gebäudemanagement). Hauptauftraggeber für den Hochbau ist Immobilien Basel-Stadt16, in dessen Auftrag die beiden Abteilungen die entsprechende Verantwortung für alle Liegenschaften im Verwaltungsvermögen des Kantons wahrnehmen. Vergleichbare Aufgaben werden auch im Auftrag Dritter wie der Universität Basel und des Finanzvermögens wahrgenommen.17
Die Abteilungen des ehemaligen Hochbauamtes Basel-Stadt sind massgeblich an allen politischen, strategischen, sicherheitsrelevanten, projektbezogenen und finanziellen Massnahmen der baulichen Infrastruktur beteiligt oder führen diese auch selbst durch. Aufgrund dieser umfassenden Beteiligung hat das Hochbauamt einen hohen Anteil am Gesamtbudget des Bau- und Verkehrsdepartements Basel-Stadt. Dies führt zu einem grossen Interesse der Verwaltung an einer sachgerechten Führung und Aufbewahrung der Bauprojektdossiers.
Baudossiers sind von entscheidender Bedeutung für verschiedene Aspekte. Sie sind unerlässlich für die Verwaltung und den Betrieb der kantonseigenen Gebäude. Ohne diese Dokumente wäre die effiziente Verwaltung und Instandhaltung der Gebäude nicht möglich. Die Dokumente sind auch für zukünftige Planungen und Bauvorhaben unerlässlich. Sie liefern wichtige Informationen über die bestehende Infrastruktur und dienen als Grundlage für Erweiterungen, Renovierungen und Neubauten. Zudem ermöglichen sie die Nachvollziehbarkeit von grossen Bauprojekten, die erhebliche finanzielle Investitionen des Kantons darstellen. Dies ist besonders wichtig für die Transparenz und Rechenschaftspflicht gegenüber der Öffentlichkeit und den politischen Entscheidungsträgern.
Aufgrund dieser vielfältigen Relevanz ergibt sich eine lange Aufbewahrungsdauer von mehreren Jahrzehnten für Baudossiers. Der Primärwert dieser Dokumente ist sehr hoch. Die sachgerechte Führung und Archivierung der Baudossiers ist nicht nur eine organisatorische Notwendigkeit, sondern auch ein wesentlicher Beitrag zur Sicherstellung der baulichen und finanziellen Integrität des Kantons Basel-Stadt.
Die Nutzergruppen und Interessenten von Baudossiers sind vielfältig und haben unterschiedliche Bedürfnisse und Interessen. Für Bauhistoriker und Denkmalpfleger beispielsweise ist das Bauwerk die wichtigste Quelle. Die rein objektbezogene Betrachtungsweise kann nicht alle relevanten Aspekte abdecken, so dass die archivalische Überlieferung von Bauvorhaben für die spätere bauhistorische Forschung und die damit verbundenen baulichen Massnahmen von grosser Bedeutung ist. Das Baudossier ist die aussagekräftigste archivalische Überlieferung zu einem Bauwerk, da sie in direktem Zusammenhang mit dem Bauwerk steht. Von primärem Interesse für den Bauforscher und Bauhistoriker ist zunächst die Feststellung der Bauzeit, des Bauherrn, des Architekten und der ausführenden Firmen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Planungsgenese, anhand derer sich mitunter konzeptionelle Veränderungen im Detail nachvollziehen lassen.18
Denkmalpfleger und Bauhistoriker machen jedoch bei weitem nicht den Grossteil der Nutzergruppen von Baudossiers aus. Ingenieurbüros und Architekten benötigen Baudossiers vor allem wegen der technischen Details, Pläne, Grundrisse, die für Umbauten, Renovierungen und Neubauten erforderlich sind. Familien- und Heimatforscher interessieren sich insbesondere für die historische Dokumentation und die architektonische Entwicklung von Gebäuden. Bauakten bieten Einblicke in die persönliche und lokale Geschichte, die durch andere Quellen möglicherweise nicht abgedeckt werden. Stadtplaner nutzen die Informationen in Baudossiers, um die historische Entwicklung von Stadtvierteln und die Rolle einzelner Gebäude in diesem Kontext zu verstehen. Diese historischen Daten sind wichtig für die Planung zukünftiger städtebaulicher Projekte und die Erhaltung des architektonischen Erbes. Bauakten liefern die notwendigen historischen und kontextuellen Informationen, um fundierte Planungsentscheidungen zu treffen. Immobilienbesitzer und -investoren benötigen Baudossiers zur Klärung von Besitzverhältnissen und rechtlichen Fragen, die mit Immobilien verbunden sind. Informationen über frühere Renovierungen und die historische Bedeutung eines Gebäudes können den Immobilienwert beeinflussen.19 Auch die allgemeine Öffentlichkeit und Behörden haben ein Interesse an Baudossiers. Sie dienen der rechtlichen Klärung baurechtlicher Bestimmungen und Nutzungsmöglichkeiten eines Gebäudes und sorgen für Transparenz in der Nachvollziehbarkeit von Bauprojekten und öffentlichen Ausgaben. Bauakten sind oft die erste Anlaufstelle für Fragen im Zusammenhang mit Immobilien und Bauprojekten.
Die Bewertungskriterien für Baudossiers in Archiven hängen von verschiedenen Faktoren ab und variieren je nach Archiv und dessen spezifischen Anforderungen und Zielen. Die staatlichen Archive übernehmen mit der Archivierung und Zugänglichmachung von Unterlagen der Verwaltung eine zentrale Verantwortung. Sie schaffen damit eine wichtige Voraussetzung für Rechtssicherheit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns sowie Grundlagen für die Forschung. Die Bewertungskriterien sollen daher grundsätzlich dazu dienen, den historischen, kulturellen, rechtlichen und administrativen Wert der Unterlagen aus den Verwaltungen zu beurteilen.20 Dies gilt in gleicher Weise für Unterlagen aus dem staatlichen Hochbau. Die gängigen Bewertungskriterien für Baudossiers setzen sich demnach wie folgt zusammen21:
1: Historischer Wert
Bauakten, die bedeutende historische Ereignisse, Entwicklungen oder Persönlichkeiten dokumentieren.
Akten, die Informationen über den Städtebau und die städtebauliche Entwicklung einer Region liefern.
2: Kultureller Wert
Dokumente, die architektonisch bedeutsame oder repräsentative Bauwerke betreffen.
Unterlagen über Gebäude, die Teil des kulturellen Erbes sind oder unter Denkmalschutz stehen.
3: Rechtlicher Wert
Bauakten, die für die Durchsetzung von Bauvorschriften und rechtlichen Bestimmungen relevant sind.
Dokumente, die für rechtliche Auseinandersetzungen oder für die Klärung von Eigentumsfragen benötigt werden könnten.
4: Verwaltungswert
Akten, die für die laufende Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden und Grundstücken notwendig sind.
Dokumente, die für zukünftige Planungen und Baumassnahmen relevant sein könnten.
5: Wissenschaftlicher und Forschungswert
Bauakten, die für wissenschaftliche Untersuchungen, Studien oder für die Forschung im Bereich Architektur und Stadtplanung von Bedeutung sind.
6: Informationswert
Umfang und Detailgenauigkeit der in den Akten enthaltenen Informationen.
Relevanz der enthaltenen Informationen für verschiedene Interessengruppen wie Historiker, Architekten, Stadtplaner und die breite Öffentlichkeit.
7: Erhaltungszustand
Physischer Zustand der Akten und die Möglichkeit, diese dauerhaft zu erhalten und zu nutzen.
Notwendigkeit und Kosten von Restaurierungsmassnahmen.
8: Nutzerinteresse
Häufigkeit der Nutzung und das Interesse der Öffentlichkeit oder spezifischer Nutzergruppen an den Akten.
Bedeutung der Akten für Bildungs- und Informationszwecke.
Diese Kriterien helfen Archiven, Entscheidungen über die Aufbewahrung, Digitalisierung und eventuelle Kassation von Baudossiers zu treffen.
Auf Nachfrage bei verschiedenen Staatsarchiven und auch aufgrund der konsultierten Literatur stellte sich heraus, dass die bisherige Überlieferung der kantonalen Hochbauämter in den Staatsarchiven in der Regel eher fragmentarisch und wenig zielgerichtet erfolgte. Es kristallisierten sich jedoch drei Methoden der Bewertung heraus:
Meist aus Platzgründen entscheiden sich viele Archive dafür, nur einen Teil der Baudossiers zu übernehmen. Dahinter steht aber auch die Überlegung, dass nicht jedes Bauvorhaben von bleibendem historischem Wert ist, wie z.B. ein Garagenbau.22 Deshalb wird nur ein Teil der Baudossiers ins Archiv übernommen. Eine Einzelbewertung der Baudossiers lässt sich bei der Methode der qualitativen Auswahl kaum umgehen. Andere Methoden, wie eine quantitative Auswahl mit Hilfe eines Samplings, sind bei den objektbezogenen Baudossiers schwer zu bewerkstelligen.
Eine ausführliche qualitative Bewertung von Baudossiers ist für Archive jedoch sehr aufwändig.23 Nach welchen Kriterien ein Endarchiv ein Bauvorhaben als archivwürdig einstuft, ist, wie bereits in den vorherigen Kapiteln diskutiert, fraglich, da diese Kriterien, wie bei jeder inhaltlichen Auswahl, sehr individuell interpretiert werden können. Grob gesagt entscheidet schlussendlich der Bewertungsentscheid, wie z.B. eine städtebauliche Entwicklung baugeschichtlich nachvollziehbar ist. So kann z.B. auch ein Garagenbau ein Orts- oder Stadtbild entscheidend prägen oder relevante rechtliche Schritte nach sich ziehen, die einen weiten Wirkungskreis haben.
Für die qualitative Bewertung gibt es unterschiedliche Beispiele. Relativ einheitlich wird jedoch die Bewertung von Dokumenten zu Mietobjekten gehandhabt, die in der Regel 10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses vernichtet werden können.24
Die Konsultation der Archivierungsvereinbarungen und der Bewertungsmodelle hat gezeigt, dass einige Archive über die dauerhafte Archivierung aufgrund der Höhe des Budgets entscheiden. So werden beispielsweise alle Projektdossiers übernommen, wenn das Bauvorhaben ein Budget von mehr als drei Millionen Franken aufweist (Grossprojekte). Oft werden auch Projektdossiers von Projekten übernommen, die Gegenstand einer Volksabstimmung waren. Auch die Frage des Denkmalschutzes spielt bei der Beurteilung oft eine Rolle. Teilweise kann auch das Alter des Bauvorhabens über die Archivwürdigkeit entscheiden, z.B. wenn alle Projektdossiers von Bauprojekten, die älter als 1970 sind, übernommen werden, da diese Unterlagen von geringerem Umfang sind und daher auch nicht so viel Platz benötigen.
Andere Archive betrachten Bauakten als so bedeutsam und aussagekräftig, dass sie versuchen, diese möglichst vollständig zu archivieren. Diese Methode erleichtert auch die Zusammenarbeit mit den Bauämtern, da diese sicher sein können, dass alle ihre Baudossiers im jeweiligen Endarchiv vollständig verfügbar sind. Die Methode der integralen Übernahme garantiert zudem die Vermeidung von Überlieferungslücken, die im Bauwesen häufig vorkommen können. Für eine erfolgreiche integrale Übernahme ist es jedoch unerlässlich, eine Vereinbarung mit den Baubehörden zu treffen, die den jederzeitigen Zugang zu den Akten in einem angemessenen Zeitrahmen sicherstellt.25
Allerdings kann diese Methode erhebliche Ressourcenprobleme für die Endarchive mit sich bringen. Ein Beispiel dafür ist das Stadtarchiv Hagen, das Anfang der 1990er Jahre vom städtischen Bauamt einen Bestand von 120.000 Bauakten übernehmen konnte. Diese Übernahme führte nicht nur zu erheblichen Platzproblemen, sondern auch zu Herausforderungen bei der Konservierung und archivischen Erschliessung, die mit den vorhandenen Ressourcen des Archivs nicht zu bewältigen waren. Daher musste ein Sonderprojekt initiiert werden, um die Bearbeitung des Bauaktenbestandes zu ermöglichen.26
Eine aufwändige Methode und sozusagen eine tiefergreifende qualitative Bewertung ist die inhaltliche Ausdünnung der Baudossiers.27 Eine inhaltliche Ausdünnung nach Eingang im Archiv ist jedoch nicht im Sinne des heutigen Verständnisses von Records Management und Lifecycle Management, wo das Masterdossier am Ende des Prozesses nicht nur abgeschlossen, sondern auch vom Aktenbildner selbst bereinigt sein sollte.28 Eine nachträgliche Ausdünnung eines bereits bereinigten und als archivwürdig deklarierten Dossiers im Endarchiv muss deshalb gut begründet und überlegt sein, was wiederum mit einem erhöhten Aufwand verbunden ist. Da die heutigen Baudossiers jedoch eine so grosse Menge an unterschiedlichen Dokumententypen enthalten, kann eine Ausdünnung des Dossiers nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist eine durchaus sinnvolle Überlegung sein: Diese Ausdünnung sollte jedoch bereits im Amt und vor der Ablieferung ins Staatsarchiv erfolgen.29 Selbstverständlich haben nicht alle in einem Baudossier enthaltenen Dokumente den gleichen Informationswert. Findet jedoch die Bewertung nur anhand des Informationswertes statt, droht ferner der Entstehungszusammenhang des Schriftgutes verloren zu gehen.30 Eine Ausdünnung der Akte kann den Evidenzwert also erheblich verringern und Kassationen bergen immer das Risiko eines Informationsverlustes. Letztlich ist die Ausdünnung von Baudossiers ein Vorgehen, das gut überlegt sein will und überhaupt nur mit Hilfe von klar festgelegten Inhaltsverzeichnissen bewältigt werden kann.31
In der Stadt Osnabrück werden die Akten abgebrochener Gebäude nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren den Archiven angeboten.32 Auch das Staatsarchiv Zürich hat in seinem Bewertungskonzept für Unterlagen des kommunalen Bauwesens und der amtlichen Vermessung hervorgehoben, dass eine Bewertung von Hochbauunterlagen erst 10 Jahre nach Abbruch oder Zerstörung des Gebäudes erfolgen kann.33 Nikolaus Back betont in seinem Beitrag «Archive und Bauverwaltungen - miteinander oder nebeneinander», dass die relativ grossen Aktenmengen, die in den Hoch- und Tiefbauämtern anfallen, so lange im Amt aufbewahrt werden müssen, wie die Gebäude bzw. Strassen, Brücken etc. bestehen.34
Mit dieser Methode kann sichergestellt werden, dass die Verwaltung jederzeit über alle Unterlagen verfügt, die für die laufende Bewirtschaftung ihrer Gebäude und für zukünftige Planungen und Baumassnahmen relevant sind. Offen bleibt hier allerdings, nach welchen Bewertungskriterien die Unterlagen von abgerissenen oder verkauften Gebäuden letztlich in das Endarchiv übernommen werden. Konkrete, einheitliche Lösungen gibt es noch nicht. Nikolaus Back beispielsweise sagt lediglich, dass für die Übernahme ins Archiv eigene Bewertungskriterien entwickelt werden müssen.35 Thomas Kreutzer betont zwar die Dringlichkeit und Wichtigkeit einer möglichst einheitlichen Bewertungsstruktur: «Die Praxis der Bewertung (und Erschliessung) von Bauakten auf kommunaler Ebene unterscheidet sich oft von Archiv zu Archiv, was nicht zuletzt bei regional übergreifender Nutzung dieser wertvollen Quellengattung zu Problemen führt. Für künftig entstehende Bauakten, die zunehmend in digitaler Form geführt werden, wären daher einheitliche Lösungen bei deren archivischer Behandlung anzustreben – zum Vorteil der Nutzer wie der Archive.»36 Konkrete Lösungsvorschläge oder Bewertungsmethoden werden aber auch hier noch nicht vorgestellt.
Klar ist: Solange keine integrale Übernahme und damit ein vollständiger Zugriff der Hochbauämter auf ihre abgegebenen Unterlagen gewährleistet ist, können die Bauprojektakten vor Abbruch oder Verkauf der Bauten und Anlagen nicht einem Endarchiv angeboten werden. Dies ist, wie aus den vorherigen Kapiteln ersichtlich, aus Sicht der Verwaltung im eigenen Interesse nicht möglich. Es müssen deshalb Lösungen für eine längerfristige Aufbewahrung (durchaus 50 Jahre und länger) und damit verbundene Erschliessung und Archivierung der Bauprojektdossiers (Projektdokumentationen und Objektdokumentationen) im Amt, also beim Aktenbildner selbst, gefunden werden.
Aus Sicht des Endarchivs ist es dringend notwendig, eine möglichst einheitliche Lösung für die Bewertung von Bauprojektdossiers und generell von Architektur- und Baudokumentationen zu finden. Der Schweizer Föderalismus, der den einzelnen Kantonen und Gemeinden erhebliche Autonomie gewährt, führt in der Praxis zu sehr unterschiedlichen Bewertungsansätzen und Archivierungsverfahren. Diese Diversität kann sowohl Herausforderungen als auch Chancen mit sich bringen. Durch Netzwerkarbeit und Kooperationen zwischen den verschiedenen Archiven können gemeinsame Modelle für die archivische Bewertung von Baudossiers entwickelt werden. Diese Modelle könnten flexibel genug sein, um regionale Besonderheiten zu berücksichtigen, während sie dennoch eine gewisse Einheitlichkeit gewährleisten.37
Ein weiterer Ansatz wäre, die Bewertungspraxis nicht nur durch schweizweite Vernetzung innerhalb der Archive, sondern auch durch externe Expertise38 zu stärken und die Nutzergruppen und Bauexperten (Denkmalpfleger, Architekten, Bauhistoriker und Bauforscher, Baurechtsexperten etc.) von Baudossiers an einen runden Tisch zu bringen und in den Bewertungsprozess einzubeziehen.39 Andere Beteiligte können so ihr Wissen und ihre Erfahrungen einbringen und mit ihrer Sichtweise dazu beitragen, dass das, was von aussen betrachtet wichtig ist, auch in den Archiven Spuren hinterlässt und die zeitgenössische Einbettung und Bewertung eines Bauvorhabens fördert.