Der Artikel untersucht die aktuelle Situation der digitalen Archivierung in Kommunalarchiven der Schweiz und zeigt auf, vor welchen Herausforderungen vor allem kleinere Gemeinden stehen. Während viele kantonale Archive schon entsprechende Infrastrukturen haben oder dabei sind, diese einzuführen, fehlt es auf kommunaler Ebene häufig an Fachpersonal, finanziellen Mitteln und politischer Unterstützung. Die Untersuchung zeigt, dass eine einheitliche Lösung nicht realistisch ist. Vielmehr müssen digitale Archivierungsstrategien an die jeweiligen kommunalen Gegebenheiten angepasst werden. Vor diesem Hintergrund werden vier Szenarien für die digitale Archivierung in politischen Gemeinden vorgestellt: eigenständige Lösungen, Anbindung an Staatsarchive, kommunale Verbundmodelle sowie Kooperationen mit privatwirtschaftlichen Anbietern. Die Analyse vergleicht diese Ansätze hinsichtlich ihrer praktischen Umsetzbarkeit sowie ihrer organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen.
L'article examine la situation actuelle de l'archivage numérique dans les archives communales de Suisse et met en lumière les défis auxquels sont confrontées les petites communes, plus particulièrement. Alors que de nombreux centres d’archives cantonales disposent déjà d'infrastructures adéquates ou sont en train de les implémenter, le personnel spécialisé, les moyens financiers et le soutien politique font souvent défaut au niveau communal. L'enquête montre qu'une solution uniforme n'est pas réaliste. Les stratégies d'archivage numérique doivent plutôt être adaptées à chaque situation communale. Dans ce contexte, l'étude présente quatre scénarios pour l'archivage numérique dans les communes politiques : des solutions autonomes, le raccordement aux Archives de l'État, des modèles de regroupement communal ainsi que des mandats à des fournisseurs du secteur privé. L'analyse compare ces approches du point de vue de leur faisabilité pratique ainsi que des conditions cadre organisationnelles et juridiques.
The article analyses the current situation of digital archiving in municipal archives in Switzerland and highlights the challenges faced by smaller municipalities, in particular. While many cantonal archives already have the necessary infrastructure or are in the process of implementing it, there is often a lack of specialised staff, financial resources and political support at municipal level. The study shows that a one-size-fits-all solution is not realistic. Rather, digital archiving strategies must be adapted to the respective municipal circumstances. Against this background, four scenarios for digital archiving in municipalities are presented: autonomous solutions, linking up with state archives, municipal network models and cooperation with private sector providers. The analysis compares these approaches in terms of their practical feasibility and their organisational and legal conditions.
Die Thematik der digitalen Archivierung in öffentlichen Verwaltungen hat in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Es existieren einige private Lösungsanbieter und mit DIMAG ausserdem eine Verbundlösung, der sich verschiedene Staatsarchive angeschlossen haben. Auf kantonaler Ebene wird die digitale Archivierung in professionell geführten Endarchiven konzeptionell angegangen und praktisch umgesetzt. Auch wenn verschiedene Umsetzungsstrategien angewendet werden, bleibt die generelle Ausrichtung im Wesentlichen gleich. Auf Gemeindeebene präsentiert sich die Situation anders. Kommunalarchive in der Schweiz verfügen in der Regel über keine festen Stellen für Archivare, ausser in grösseren Städten. Dennoch müssen Gemeinden Verwaltungsakten ordnungsgemäss verwalten, bewerten und langfristig archivieren. Dies wird besonders anspruchsvoll, wenn es um die Archivierung digitaler Akten geht. Gemeinden verfügen häufig nicht über ausreichende finanzielle und personelle Ressourcen, um diese Aufgaben selbst zu erfüllen. Im Papierbereich bieten einige Staatsarchive und private Archivdienstleister kostenpflichtige Archivdienstleistungen für Gemeinden an. Hier stellt sich die Frage, ob dies auch in der digitalen Archivierung möglich ist bzw. welche Lösungsansätze für die besondere Situation auf Gemeindeebene am ehesten passend sind. Im vorliegenden Artikel wird die aktuelle Situation der Kommunalarchive im Bereich der digitalen Archivierung betrachtet. Der Schwerpunkt des Artikels liegt auf möglichen Szenarien, die bei der digitalen Archivierung in der Schweiz in Betracht gezogen werden können.
Die digitale Archivierung in der Schweiz ist geprägt durch föderalistische Strukturen, begrenzte Ressourcen und unterschiedliche Entwicklungen in den Kantonen. Seit den 1990er Jahren arbeiten Fachgruppen wie die KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen) an der Entwicklung gemeinsamer Standards und Infrastrukturen.1 Insbesondere kleinere Kommunalarchive kämpfen jedoch mit unzureichender Unterstützung und fehlenden kostengünstigen Lösungen.
Die Literatur zur digitalen Archivierung auf Gemeindeebene in der Schweiz ist spärlich, soll aber dennoch kurz aufgelistet werden. Urs Lengwiler beschreibt strukturelle Probleme in kleinen Gemeindearchiven wie die fehlende Trennung zwischen Verwaltung und Archiv, Zeitmangel und unzureichende Fachkenntnisse.2 Andreas Steigmeier befasst sich mit digitalen Akten in Gemeindeverwaltungen und nennt technische Herausforderungen wie Formatinstabilität, fehlende Migrationsstrategien und unklare Zuständigkeiten.3 Auf kantonaler Ebene untersucht Joëlle Meichtry den Stand der digitalen Archivierung in den Staatsarchiven.4 Burda et al. analysieren bei verschiedenen Gedächtnisinstitutionen Themen wie Zugänglichkeit, rechtliche Anforderungen, technische Entwicklungen und institutionelle Zusammenarbeit.5 Aus Deutschland liegen Arbeiten zu Archivverbünden und Systemlösungen vor. Elisabeth Klindworth und Michael Jerusalem behandeln die Einbindung kommunaler Archive in kooperative Systeme wie DIMAG.67 Susanne Laux beschreibt die technische Umsetzung dieses Systems.8 Julia Krämer-Riedel und Tobias Schröter-Karin untersuchen die Kostenaspekte.9 Fischer unterscheidet verschiedene Typen von Verbundmodellen bei der digitalen Archivierung.10 Bezüglich Österreich dokumentieren Fröhlich et al. das Projekt digLA.11 Schmidgall beschreibt den Stand der digitalen Archivierung in Österreich und institutionelle Rahmenbedingungen.12 Kann und Majewski stellen ein konsortiales Archivierungsmodell des Bibliotheksverbunds vor.13
Während Staats- und Hochschularchive zunehmend digitale Systeme einsetzen, befinden sich die meisten (kleineren) Kommunalarchive noch am Anfang dieser Entwicklung. Kommerzielle Anbieter wie scope solutions und Preservica bieten professionelle Lösungen, die sich meist an grössere Archive auf kantonaler oder Bundesebene richten.14 Die KOST fördert Standards, bietet jedoch keine direkte Lösung für kleine Archive. Zudem ist die Mitfinanzierung durch kleinere Institutionen oft nicht möglich. Lösungen wie docuteam cosmos, das ohne Fachpersonal betrieben werden kann, oder DIMAG Schweiz, ein interkantonales Modell zur Integration von Kommunalarchiven, sind auch auf kleinere Archive zugeschnitten.15 Zwei Pilotprojekte, CMI Archiv und datachron archive, adressieren speziell kleinere Gemeinden, bieten aber teils noch nicht alle archivischen Kernfunktionen.
Viele Lösungen sind kostenintensiv und erfordern technisches Fachwissen.16 Besonders problematisch sind das Risiko eines Vendor-Lock-ins bei kommerziellen Anbietern sowie die Intransparenz der Kosten. Politische Unterstützung spielt ebenfalls eine zentrale Rolle. In Gemeinden ohne digitales Archiv wird fehlende politische Rückendeckung als bedeutendes Hindernis wahrgenommen. Kommunalarchive benötigen kostengünstige, langfristig verfügbare und einfach nutzbare Systeme – insbesondere bei begrenztem Personal und Budget. Der Markt ist in Bewegung, jedoch bleibt der Zugang zu passenden Lösungen für kleine Archive eingeschränkt.
Auch auf der gesetzlichen Ebene gibt es Unterschiede bezüglich digitaler Archivierung. Gemeinden sind rechtlich zur Archivführung verpflichtet, meist gestützt auf Gemeindegesetze, kantonale Archivgesetze oder Verordnungen. Viele dieser Gesetze beinhalten Beratungspflichten oder Weisungsrechte der Staatsarchive, unterscheiden jedoch selten zwischen analogen und digitalen Akten.17 Die gesetzliche Unterstützung für Kommunen ist somit grundsätzlich vorhanden, jedoch unterschiedlich stark ausgeprägt und häufig ohne Sanktionsmöglichkeiten bei Nichtumsetzung.
Einige Kantone gehen mit eigenen Archivdiensten voran. In Bern wird das Archivgesetz revidiert, um Gemeinden künftig die Mitbenutzung des digitalen Archives des Kantons anzubieten.18 Der Thurgau hat einen rechtlich verankerten Archivdienst, der digitale Dienste auf Basis von scopeArchiv bereitstellt.19 Zürich bietet seit 2014 ohne Gesetzesänderung ein umfassendes Archivdienstleistungspaket für Gemeinden.20 Diese Beispiele zeigen: Verschiedene Modelle zur Unterstützung der Gemeinden existieren, mit jeweils eigener institutioneller Logik und Umsetzungsstrategie.
Der obige Überblick verdeutlicht, dass eine schweizweit einheitliche Lösung für die digitale Archivierung in Kommunalarchiven nicht sinnvoll ist. Vielmehr sind unterschiedliche Herangehensweisen erforderlich, die an die individuellen Gegebenheiten der jeweiligen Gemeinden angepasst werden müssen. Im Fokus stehen vier Ansätze: die eigenständige Umsetzung, die Übernahme durch Staatsarchive, die Organisation in Form von Verbundlösungen sowie die Zusammenarbeit mit privatwirtschaftlichen Dienstleistern.
Eine der möglichen Herangehensweisen zur Bewältigung der Herausforderungen der digitalen Archivierung besteht in der selbständigen Umsetzung mittels Eigenentwicklungen. Dieser Ansatz bietet Kommunalarchiven einige wesentliche Vorteile. Ein selbstentwickeltes System kann an die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Gemeinde oder Stadt angepasst werden. Anpassungen und Weiterentwicklungen können schneller umgesetzt werden und die Kontrolle über das System bleibt vollständig in den Händen der Gemeinde, was auch eine langfristige Planungssicherheit gewährleistet. Darüber hinaus verschwinden potenzielle Gewährleistungsprobleme, da die Daten lokal gespeichert werden. Dieser Ansatz bringt allerdings verschiedene Herausforderungen mit sich. Der Aufbau und Betrieb eines solchen Systems erfordern sowohl erhebliche personelle und finanzielle Ressourcen als auch fachliches Knowhow, wie bereits in Kapitel 2 beschrieben wurde. Ohne qualifiziertes Fachpersonal und eine solide finanzielle Grundlage erscheint die eigenständige Umsetzung kaum realisierbar.
Diese Strategie ist daher in erster Linie für grössere Gemeinden geeignet, die über die notwendigen Kapazitäten verfügen. Digitale Archivierung ist eine Aufgabe, die erhebliche organisatorische und fachliche Anforderungen stellt. Es ist kaum möglich, diese Aufgabe ‹nebenher› zu bewältigen – insbesondere dann nicht, wenn das Archiv organisatorisch und personell nicht klar von der übrigen Verwaltung abgetrennt ist, wie es in zahlreichen Schweizer Gemeinden der Fall ist. Die Etablierung und nachhaltige Pflege eines derartigen Systems erfordern nicht nur eine klare organisatorische Abgrenzung, sondern auch eine eindeutige Stellenbesetzung und klar definierte Verantwortlichkeiten. Nur unter diesen Voraussetzungen ist die selbständige Umsetzung eine Option.
Eine zweite Option zur Bewältigung der Herausforderungen der digitalen Archivierung ist die Übernahme der Archivierung durch das jeweilige Staatsarchiv. Dies wird zumindest von einigen Staatsarchiven als freiwillige Option angeboten.21 Dieser Ansatz bietet zahlreiche Vorteile. Staatsarchive verfügen über das notwendige Knowhow, die Infrastruktur sowie die organisatorischen Voraussetzungen für den Betrieb eines geeigneten Systems. Dadurch entfällt für die Gemeinden der Aufwand, eigene Systeme zu evaluieren, aufzubauen und zu betreiben. Ein weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit, Synergien zu schaffen. Die gemeinsame Nutzung einer zentralen Infrastruktur kann für alle beteiligten Archive kostengünstiger sein. Ausserdem sind vom Kanton geförderte Lösungen in der Regel nachhaltig, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass diese längerfristig Bestand haben.
Dennoch müssen auch Nachteile und kritische Aspekte bedacht werden. Bei einer Übernahme der Archivierung durch die Staatsarchive stellen sich staatspolitische Fragen. Zum einen ist es wichtig zu klären, inwieweit Aufgaben, die bisher bei den Gemeinden lagen, vom Kanton oder Bund übernommen werden sollten und was das für die Rolle und Autonomie der Gemeinden bedeutet. Dabei gibt es bereits mehrere Fälle, in denen sich Aufgaben von den Gemeinden zu den Kantonen oder von kantonaler Ebene auf Bundesebene verschoben haben.22 Ein weiterer Punkt betrifft die Rolle des Staatsarchivs selbst. Die Vermischung einer operativen Tätigkeit – also der Übernahme der Archivierung – mit der Funktion als Aufsichtsorgan birgt Risiken. Auch die beratende Rolle des Staatsarchivs gegenüber den Gemeinden könnte durch eine operative Einbindung beeinträchtigt werden. Diese staatspolitischen Fragen sind nicht nur theoretischer Natur, sondern betreffen die praktische Umsetzung solcher Lösungen direkt.
Gemeinden, die die digitale Archivierung an ein Staatsarchiv übertragen, können mit unterschiedlichen Szenarien konfrontiert sein:
Integration in einen Verbund: Das Staatsarchiv überführt die Daten in ein gemeinsames System, das von mehreren Gemeinden genutzt wird.
Eigenes Datenhosting durch das Staatsarchiv: Das Archiv setzt auf eine eigene Hosting-Lösung und betreibt das System selbst oder lässt es durch einen privatwirtschaftlichen Anbieter betreiben.
Delegation an privatwirtschaftliche Anbieter: Das Staatsarchiv delegiert die digitale Archivierung vollständig an einen externen Anbieter.
Digitale Archivierung mit Eigenentwicklung: Das Staatsarchiv entwickelt und betreibt ein eigenes System für die digitale Archivierung.
Für Gemeinden ist es grundsätzlich entscheidend, dass die Staatsarchive ihnen eine digitale Archivlösung zur Verfügung stellen. Die genaue Umsetzung spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Jedoch ist es relevant, dass Gemeinden, die die Verantwortung über ihre eigenen Archive haben, sich der verschiedenen Möglichkeiten innerhalb dieser Strategie bewusst sind und die jeweiligen Vor- und Nachteile kennen. Während die ersten beiden Möglichkeiten bereits in einigen Fällen realisiert wurden, fehlen für die dritte und vierte Option konkrete Beispiele oder verlässliche Informationen. Insbesondere ein vollständig autonomer Ansatz, bei dem die Daten ausschliesslich in eigenen Rechenzentren des Staatsarchivs gehalten werden, scheint bislang selten umgesetzt zu sein. Im Folgenden werden exemplarisch die ersten beiden Ansätze näher betrachtet, um ihre Vor- und Nachteile sowie ihre praktische Umsetzbarkeit zu analysieren.
Eine Möglichkeit, die für Kommunalarchive von Interesse ist, besteht in der Integration in einen Verbund wie DIMAG Schweiz. Dabei handelt es sich um die erste und bislang einzige Verbundlösung für die digitale Archivierung auf der Ebene der Kantone. Daneben entwickeln einige Kantone derzeit Konzepte für die digitale Archivierung. Der Kanton St. Gallen baut im Rahmen der E-Government-Strategie «Digitalisierung von Behördenleistungen» derzeit eine Verbundlösung für Gemeindearchive auf.23 Zudem besteht in Zug ein Gemeindearchivverbund, welcher auf einem Zusammenarbeitsvertrag zwischen dem Staatsarchiv und den Mitgliedern des Archivverbundes basiert.24 Eines der Ziele dieses Verbundes ist die gemeinsame Planung und Implementierung der digitalen Archivierung mit den Mitgliedern des Archivverbundes. Dies wird momentan im Grundlagenprojekt «Digitale Langzeitarchivierung DLZA für Zuger Einwohnergemeinden 2023/2025» ausgearbeitet.25 Dies zeigt, dass diese Möglichkeit von mehreren Kantonen in Betracht gezogen wird.
DIMAG Schweiz ist eine öffentlich-rechtliche Körperschaft, die zurzeit von fünf Kantonen in der Schweiz getragen wird. DIMAG Schweiz wurde nach dem Vorbild von DIMAG in Deutschland gestaltet und basiert auf einem Projekt, das 2006 vom Landesarchiv Baden-Württemberg als Lösung für die Archivierung digitaler Unterlagen gestartet wurde und heute von mehreren Landesarchiven in Deutschland getragen wird.26 Der Einsatz von DIMAG beschränkt sich auf staatliche, kommunale und kirchliche Archive, und somit ist die Nutzung ausschliesslich im Rahmen öffentlich-rechtlicher Verwaltungsvereinbarungen möglich. Der Kanton Zürich trat dem Verbund 2020 bei und öffnete ihn zugleich für die Gemeinden im Kanton Zürich.27 Die Kosten der Lösung werden vollständig an die Gemeinden weiterverrechnet, die DIMAG nutzen wollen. Zurzeit laufen Pilotprojekte mit drei Zürcher Gemeinden, und das Produkt steht einzelnen Gemeinden zur Verfügung.28 Der Kanton Aargau befindet sich mit DIMAG noch in der Pilotphase und die Lösung steht den Gemeinden Stand 2024 nicht zur Verfügung.29 Auch der Kanton Schaffhausen verfügt noch nicht über konkrete Projekte zur Bereitstellung von DIMAG für Gemeinden. Im Kanton Solothurn wird DIMAG den Gemeinden nicht zur Verfügung gestellt, da das Staatsarchiv laut Archivgesetz weder eine Beratungs- noch eine Aufsichtsfunktion gegenüber den Gemeinden hat. Der Kanton Appenzell Innerrhoden ist per Januar 2024 dem Verbund beigetreten und es sind noch keine Informationen zur Umsetzung verfügbar.30
Auf den ersten Blick unterscheidet sich eine solche Verbundlösung nicht wesentlich von anderen Ansätzen, beispielsweise dem Betrieb durch ein Staatsarchiv mit Eigenentwicklung oder der Nutzung eines Systems eines privaten Dienstleisters. Dennoch bestehen einige Unterschiede. Einer der Vorteile liegt in der sicheren Datenlagerung. Im Fall eines Konkurses eines Dienstleisters oder anderer unvorhergesehener Ereignisse bleiben die Daten im Besitz der öffentlichen Träger. Darüber hinaus profitieren die beteiligten Kantone von einem kontinuierlichen interkantonalen Fachaustausch. Dieser Austausch fördert die Weiterentwicklung des Systems und die Anpassung an neue Anforderungen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung. Ein weiterer Vorteil ist, dass DIMAG Schweiz auf einer bewährten Lösung aus Deutschland basiert. Dieses System ist bereits seit mehreren Jahren erfolgreich im Einsatz und wurde kontinuierlich weiterentwickelt, was eine solide Grundlage für die digitale Archivierung in der Schweiz bietet. Die Beteiligung mehrerer Kantone gewährleistet zudem eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass das System auch langfristig Bestand haben wird.
Trotz dieser Vorteile bringt der Verbund auch Herausforderungen mit sich. Da mehrere Kantone als Träger an DIMAG Schweiz beteiligt sind, können Entscheidungsprozesse langsamer verlaufen. Zudem haben Kommunalarchive als Nichtträger der Verbundlösung kein Mitbestimmungsrecht, was dazu führen kann, dass ihre spezifischen Anforderungen weniger Berücksichtigung finden. Ein weiterer kritischer Punkt ist die Kostenfrage.31 In der Schweiz bestehen derzeit keine belastbaren Zahlen zu den Kosten eines Beitritts für Gemeinden.32 Jedoch lässt sich basierend auf den Erfahrungen in Deutschland vermuten, dass die Gebühren für kleinere Archive eine finanzielle Hürde darstellen könnten.33 Eine mögliche Lösung könnte die Schaffung eines Modells ähnlich dem Kommunalen DIMAG in Baden-Württemberg sein.34 Dieses Modell bietet eine kostengünstigere Alternative speziell für kleinere Kommunen und könnte auf die Bedürfnisse der Schweizer Gemeinden zugeschnitten werden. Eine solche Erweiterung würde den Zugang für kleinere Archive erleichtern und die Attraktivität von DIMAG Schweiz als Verbundlösung deutlich steigern.
Einige Staatsarchive in der Schweiz haben den Betrieb ihres digitalen Archivs an einen privaten Dienstleister delegiert, während sie gleichzeitig auf einen eigenen, öffentlich-rechtlichen Datenhost setzen. Ein Beispiel hierfür ist der Kanton Nidwalden, der im Jahr 2018 sein elektronisches Archiv (ELAR) eingeführt hat. Dieses System wurde gemeinsam mit dem Staatsarchiv Obwalden im Informatikleistungszentrum der Kantone Obwalden und Nidwalden eingerichtet und dient als Basissystem für die Langzeitarchivierung. Eine zukünftige Einbindung der Gemeinden in das Archiv ist geplant. Als Dienstleister fungiert das Unternehmen docuteam, das den Betrieb des Archivs ‹on premise› übernimmt. Der Fokus lag zunächst auf der Anbindung der Geschäftsverwaltungssoftware CMI, einer Lösung, die auf kommunaler Ebene weit verbreitet ist.
Das Modell des Staatsarchivs Nidwalden bringt mehrere Vorteile mit sich. Erstens werden die Daten beim Staatsarchiv gespeichert, was Kontrolle und Sicherheit gewährleistet. Zweitens entfällt für das Staatsarchiv der Aufwand, ein eigenes System aufzubauen, da der Betrieb durch einen spezialisierten Dienstleister erfolgt. Dies spart Ressourcen und ermöglicht eine effiziente Implementierung. Drittens können Weiterentwicklungen individueller gestaltet werden, da keine Abstimmungen mit mehreren Trägern erforderlich sind, wie es bei Verbundlösungen der Fall wäre. Schliesslich besteht der Vorteil, dass alle Akteure, einschliesslich des Dienstleisters, aus der Schweiz stammen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und gewährleistet die Einhaltung lokaler rechtlicher und technischer Standards. Allerdings bringt die Zusammenarbeit mit einem privaten Dienstleister auch potenzielle Herausforderungen mit sich. So könnten die Preise für den Betrieb eines solchen Systems höher ausfallen als bei einer Verbundlösung. Eine abschliessende Einschätzung ist jedoch schwierig, da keine genauen Informationen zu den Kosten von docuteam in der Schweiz verfügbar sind. Die bekannten Preise beziehen sich auf Kunden aus Österreich und Deutschland.35
Das von Nidwalden gewählte Modell weist Parallelen zu DIMAG Schweiz auf, da der Datenhost ebenfalls öffentlich-rechtlich ist und direkt mit dem Staatsarchiv verbunden bleibt. Die Risiken, die durch die Einbindung einer privatwirtschaftlichen Organisation entstehen, sind überschaubar, da die Firma docuteam nur für den Betrieb des Systems verantwortlich ist, während die Datenhoheit beim Staatsarchiv bleibt. Dies unterscheidet sich von der vollständigen Delegierung der Archivierung an einen privatwirtschaftlichen Anbieter, wie sie in der Einleitung als eine der Möglichkeiten erwähnt wurde.
Abschliessend lässt sich feststellen, dass die digitale Archivierung durch Staatsarchive sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich bringt. Zu den Vorteilen gehören Knowhow, Infrastruktur und Kosteneffizienz. Die Herausforderungen umfassen längere Entscheidungsprozesse, ein geringeres Mitbestimmungsrecht und einen möglichen Verlust der Datenhoheit. Sie zeigen jedoch hohes Potenzial als zukünftige Lösungen.
Eine weitere Möglichkeit zur digitalen Langzeitarchivierung besteht in der Organisation über eine Verbundlösung auf der Ebene der Gemeindearchive. Ein Beispiel hierfür ist das Digitalarchiv Thurgau, das als Verein organisiert ist. Seine Struktur orientiert sich an den Modellen, die von verschiedenen Staatsarchiven gewählt wurden. Hierbei wird eine Trägerschaft mit öffentlich-rechtlichen Institutionen mit einem Hosting durch eine sichere, in der Schweiz verwurzelte Institution kombiniert, während ein privatwirtschaftlicher Dienstleister den technischen Betrieb des Systems übernimmt.
Ein Vorteil des Digitalarchivs Thurgau ist die Organisation auf der Ebene der Gemeinden, wodurch diese ein Mitbestimmungsrecht erhalten. Im Gegensatz zu kantonal getragenen Lösungen, etwa DIMAG Schweiz, erlaubt das Vereinsmodell den Gemeinden, aktiv an strategischen Entscheidungen und Weiterentwicklungen teilzuhaben. Diese Struktur bietet den Gemeinden einen stärkeren Einfluss und ermöglicht eine stärkere Berücksichtigung ihrer spezifischen Bedürfnisse. Alternativ wäre auch eine Organisation in Form eines Zweckverbands denkbar gewesen. Diese Option wurde jedoch bewusst nicht gewählt, da ein Zweckverband bezüglich Gründung und Beitritt von Mitgliedern in der Regel höhere rechtliche Hürden mit sich bringt, beispielsweise die Notwendigkeit eines Gemeindeversammlungsbeschlusses anstatt eines einfachen Gemeinderatsbeschlusses.36 Um der geringeren Verbindlichkeit zwischen den Mitgliedern im Verein entgegenzuwirken, sind die Mitglieder des Vereins statuarisch dazu verpflichtet, bei einem Erlöschen der Mitgliedschaft die archivierten Daten einer Nachfolgelösung zuzuführen.37 Ein weiterer Vorteil ist die Sicherheit der Daten. Das Digitalarchiv Thurgau wird von der fokus AG betrieben und von SWITCH gehostet.38 SWITCH, als Stiftung, die vom Bund und den Hochschulen getragen wird, garantiert langfristigen Bestand. Das Digitalarchiv besitzt zudem direkte vertragliche Verbindungen sowohl zum Dienstleister wie zum Host. Die archivierten Daten bleiben im Besitz der Gemeinden und werden nicht vom Dienstleister gespeichert. Zudem sind die Kosten für die Gemeinden gestaffelt und werden nach der Anzahl der Einwohner berechnet. Der Betrieb erfolgt zum Selbstkostenpreis, und mit steigender Mitgliederzahl sinken die Betriebskosten pro Gemeinde.
Zu den Herausforderungen dieses Modells gehört, dass die Organisation der Archivierung über einen Verein einen Aufwand erfordert, insbesondere bei strategischen Entscheidungen und der Weiterentwicklung des Systems. Angesichts des allgemeinen Fachkräftemangels auf Gemeindeebene stellt dies eine zusätzliche Belastung dar. Zudem müssen die Gemeinden über das notwendige Knowhow verfügen, um das System zu evaluieren und bei Bedarf Änderungen anzufordern.
Eine weitere Möglichkeit zur digitalen Archivierung besteht darin, diese Aufgabe an ein privatwirtschaftliches Unternehmen zu delegieren. So müssen sich Gemeinden nicht um den Betrieb und die Wartung des Archivierungssystems kümmern, was interne Ressourcen entlastet und die organisatorische Komplexität reduziert. Zudem können vorhandene Systeme genutzt werden, ohne in Eigenentwicklungen oder Systemanpassungen investieren zu müssen, was potenziell Zeit und Kosten spart. Der Anbieter bringt zudem Erfahrung im Umgang mit kommunalen Archiven mit, was die Berücksichtigung archivischer Anforderungen erleichtert.
Jedoch sind auch einige Nachteile zu beachten. Die Zusammenarbeit mit einem privaten Anbieter kann zu einem Vendor-Lock-in führen, was den Wechsel erschwert und teuer macht. Während die initialen Kosten oft geringer ausfallen, können langfristig steigende laufende Gebühren für den Service und Speicherplatz eine Belastung darstellen. Zudem besteht das Risiko, dass sensible Daten auf Servern gespeichert werden, die sich ausserhalb der direkten Kontrolle der Gemeinde befinden. Dies kann Datenschutzrisiken mit sich bringen. Die angebotenen Dienstleistungen eines Anbieters sind oft standardisiert und können weniger flexibel auf spezifische Anforderungen zugeschnitten sein als individuell entwickelte Lösungen. Es besteht das Risiko, dass ein Anbieter seine Systeme nicht langfristig pflegt, was die Sicherung und Verfügbarkeit der archivierten Daten beeinträchtigen können.
Abgesehen von den zuvor genannten Punkten stellen sich bei der Zusammenarbeit mit einem privatwirtschaftlichen Anbieter für die digitale Archivierung eine Reihe von Fragen, die anhand der zugänglichen Informationen nicht stets eindeutig beantwortet werden können. Eine zentrale Frage ist, ob der Anbieter ohne Zustimmung des Kunden den Hosting-Standort oder den Anbieter wechseln kann. Ein solcher Wechsel könnte schwerwiegende Folgen für die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten haben und muss daher vertraglich klar geregelt sein.
Wichtig ist zudem die Frage der Haftung im Falle eines Datenverlustes. Es muss geklärt werden, wer im Falle eines Verlusts oder einer Beschädigung der Daten die Verantwortung trägt und für die Wiederherstellung haftet. Diese Klärung ist für die Gemeinden relevant, um rechtzeitig Massnahmen zum Schutz ihrer Daten zu ergreifen. Ein weiterer Aspekt betrifft die Kosten, die mit einem Export der Daten verbunden sind, falls ein Kunde den Vertrag mit dem Anbieter auflösen möchte. Die genauen Konditionen und Kosten sollten klar kommuniziert werden, um unvorhergesehene Ausgaben zu vermeiden.
Ein weiteres bedeutendes Thema ist die Frage, was im Falle eines Konkurses des Dienstleisters geschieht. Die Situation bezüglich des Datenbesitzes und Anspruchs im Rahmen eines Konkursverfahrens ist grundsätzlich geregelt.39 Die Gesetzgebenden legen den Fokus allerdings auf eine direkte Beziehung zwischen der Datenbesitzerin und dem Datenhost.40 Bei einer indirekten Beziehung, bei der der Datenhost vertraglich nicht direkt an die Datenbesitzerin gebunden ist, sondern lediglich an den Dienstleister, bleiben Fragen offen. Selbst wenn der rechtliche Status der Daten geklärt ist, stellt sich die Frage, wer für die Herauslösung der Daten zuständig ist, falls bei einer Konkurseröffnung jede Geschäftstätigkeit des Dienstleisters behördlich eingestellt wird. Kann der Host dazu verpflichtet werden, die Daten an eine Stelle auszuliefern, mit der kein vertragliches Verhältnis besteht? Wer finanziert diese Leistungen bzw. sichert die Datenbesitzerin bezüglich der entsprechenden Aufwände ab?
Abschliessend muss geklärt werden, ob die Zusicherung des Anbieters, dass die Datenhoheit beim Kunden verbleibt, auch juristisch bindend ist. Diese rechtliche Sicherheit muss in den Vertrag aufgenommen werden, damit die Gemeinde jederzeit die vollständige Kontrolle über ihre Daten behält.
Die Übertragung der digitalen Archivierungsaufgaben an ein privatwirtschaftliches Unternehmen kann einer Gemeinde durch die Spezialisierung und Entlastung Vorteile bieten. Die möglichen Nachteile wie Kosten, Abhängigkeiten und Datenschutz müssen jedoch sorgfältig abgewogen werden. Eine klare vertragliche Regelung und eine kontinuierliche Überprüfung der Dienstleisterleistungen sind entscheidend, um Risiken zu minimieren.
Die notwendigen Vorarbeiten sind ein oft übersehener Punkt bei der digitalen Archivierung. Das Staatsarchiv Nidwalden stellte fest, dass die Implementierung eines Langzeitarchivs komplexer war als erwartet. Im Rahmen des Teilprojekts zur Anbindung von CMI stellte sich heraus, dass gesamtstrategische Grundlagen im Lebenszyklus von Unterlagen fehlten. Diese wurden im Rahmen einer Fachstrategie zur Überlieferungsbildung parallel zum laufenden Projekt erarbeitet.41 “Die Bedingungen für eine geordnete und effiziente Aktenführung und Archivierung sind auch mit dem RMS [d. h. mit dem GEVER-System] noch nicht überall gegeben, was das Verhältnis zwischen Betreuungsaufwand und absehbarem ‚archivischem Ertrag‘ ungünstig erscheinen lässt. Die Gründe dürften unterschiedlich sein. Oft sind ungenügende Ressourcen und/oder mangelndes Wissen ein wichtiger Grund”.42 Ausserdem erwiesen sich die Anbindung des GEVER-Systems und die nachhaltige Betreuung der Verwaltung bezüglich dessen Betrieb als aufwändiger als ursprünglich gedacht. Unabhängig davon, für welches Szenario oder welche Möglichkeit sich die Gemeinde entscheidet, sollten die Vorarbeiten für die digitale Archivierung stets berücksichtigt werden. Im Fall von privaten Dienstleistern besteht die Möglichkeit, dass sie diese Arbeit übernehmen. Bei Konstrukten wie DIMAG Schweiz müssen die Gemeinden diese Arbeit selbst erledigen. Dies sollte bei der Evaluation berücksichtigt werden.
Die digitale Archivierung stellt insbesondere Kommunalarchive vor neue Herausforderungen. Angesichts der föderalistischen Strukturen der Schweiz und der unterschiedlichen Voraussetzungen auf kommunaler Ebene ist eine einheitliche Strategie weder realistisch noch zielführend. Stattdessen bedarf es flexibler Ansätze, die auf die jeweiligen Bedürfnisse der Gemeinden abgestimmt sind.
Die Untersuchung unterschiedlicher Methoden zur digitalen Archivierung zeigt, dass keine Lösung für alle Kommunalarchive gleichermassen geeignet ist. Jede Option – sei es die Übernahme durch Staatsarchive, eine Verbundlösung oder der Einsatz privatwirtschaftlicher Anbieter – bietet spezifische Vorteile und bringt eigene Herausforderungen mit sich. Während Staatsarchive und Verbundlösungen durch Knowhow, Synergien und nachhaltige Infrastruktur überzeugen, bieten privatwirtschaftliche Anbieter Flexibilität und Entlastung. Gleichzeitig erfordern alle Modelle sorgfältige Vorarbeit, klare vertragliche Regelungen und eine Anpassung an die individuellen Bedürfnisse der Gemeinden. Eine ausgewogene Abwägung der Optionen ist entscheidend, um langfristige und effiziente Lösungen zu gewährleisten.
Eine zentrale Erkenntnis des Artikels liegt darin, dass technisches und archivisches Knowhow eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche digitale Archivierung ist. Schulungsangebote, die sowohl Grundlagen als auch spezialisierte Themen abdecken, sind entscheidend. Ebenfalls ist eine stärkere politische Unterstützung von Relevanz, um finanzielle Mittel und personelle Ressourcen bereitzustellen und die Bedeutung der digitalen Archivierung in der Verwaltung zu verankern. Gesetzliche Grundlagen sind in den meisten Kantonen bereits vorhanden, müssen jedoch durch praktische Massnahmen und Unterstützung ergänzt werden.
Für eine erfolgreiche digitale Archivierung auf kommunaler Ebene ist enge Zusammenarbeit zwischen Archiven, Politik und IT-Dienstleistern wichtig. Ansätze wie Verbundlösungen oder hybride Modelle, bieten Möglichkeiten, um die beschriebenen Herausforderungen zu bewältigen. Dabei müssen jedoch Kosten, technische Anforderungen und die langfristige Nachhaltigkeit der Lösungen berücksichtigt werden. Digitale Archivierung ist nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische und politische Aufgabe. Marktanbieter sollten sich deshalb nicht nur als Konkurrenten, sondern auch als potenzielle Partner wahrnehmen.