Der einzige Kompass, den wir haben.
Zur Kritik der Designated Community

Christian Keitel

Welche Rolle spielen die künftigen Nutzer im Denken der Archivarinnen und Archivare? Sind sie der einzige Zielpunkt aller archivischen Bemühungen oder ist diese Debatte vielmehr eine Scheindebatte? Deutet der vom OAIS-Standard in die Welt gesetzte Begriff der Designated Community vielleicht sogar auf einige blinde Flecken im Umfeld der bisherigen archivwissenschaftlichen Theoriebildung? Oder vernebelt er vielmehr das, was bisher klar und eindeutig war?

Designated Community

Sehen wir zunächst auf die Entstehung des Begriffs. Der Begriff der «Designated community» wurde im Rahmen des OAIS-Standards entwickelt.[1] In der allerersten, von Don Sawyer und Lou Reich verfassten und im September 1994 vorgestellten Version des späteren Standards wurde der Begriff zwar noch nicht explizit genannt, aber doch schon deutlich erkennbar umrissen:

«Archived Information: Information, represented by digital data, that is being preserved for public access over the long (indefinite) term. The information is deemed to be understandable to one or more segments of the public.»[2]

Bereits auf dem ersten zum Entwurf abgehaltenen US-Workshop im Oktober 1995 wurden diese Annahmen diskutiert:

«There were questions of how much access is required - should be for a designated community». Und: «Perhaps change our archive definition to: a repository that intends to preserve information for use by a designated community.»[3]

In der 2. Rohfassung von OAIS wurde die allgemeine Öffentlichkeit daher durch eine oder mehrere Designated Communities ersetzt.[4] Von nun an sollte sich das übrigens schon in der ersten Version angelegte Spannungsverhältnis zwischen der Definition des Archivs und derjenigen der Designated Community durch die ganze Versionsgeschichte von OAIS hindurch erhalten. Auf der einen Seite wird das Archiv ganz allgemein und ohne weitere Konkretisierung durch seinen Bezug auf die Designated Community definiert. Auf der anderen Seite wird die Designated Community dadurch bestimmt, dass sie auf die Verstehbarkeit der digitalen Objekte abzielt. Der Terminus stellt daher sowohl einen allgemeinen Fluchtpunkt aller Bestrebungen als auch das konkrete Ziel einer spezifischen Teilaufgabe dar.

Der Standardisierungsprozess setzte sich über insgesamt 20 nationale US-Workshops und 13 internationale Workshops bis Ende 2001 fort.[5] Das Protokoll zum 4. US-Workshop verrät uns, dass der Begriff ganz bewusst gewählt wurde, um eine noch breiter zu fassende Nutzergruppe einzugrenzen.[6]

Während des weiteren Standardisierungsprozesses erscheint manchmal der Terminus «Designated User Community»,[7] manchmal können wir auch von «Designated Consumer Community»[8] lesen, letzten Ende wurden diese Varianten aber verworfen. Ein anderer Ansatz war das erstmals im dritten internationalen Workshop im November 1996 erschienene «Designated Information Object”. Auch dieser Begriff hielt sich nicht lange und mutierte schließlich zu Content Information.

Ein längeres Leben war dem Begriff der «Knowledge Base» vergönnt. Erstmals genannt wird dieser Begriff in der zweiten Version des White Book im Oktober 1997.[9] Seitdem ist sie ein fester Bestandteil des Standards. Ausgangspunkt war die Representation Information, die die eigentlich zu archivierende Content Information erst aufrufbar und verstehbar macht. Darüber hinaus wird manchmal noch weitere Representation Information benötigt, um die zunächst benannte Representation Information zu erklären. Auch für diese Representation Information könnten weitere Angaben notwendig werden. In der Theorie kann sich deshalb ein endloser Zirkel von Metadaten aufbauen, die benötigt werden, um andere Metadaten zu beschreiben, die wiederum andere Metadaten beschreiben und so fort. Die Kenntnis künftiger Nutzer und damit deren Knowledge Base begrenzen diesen potentiell endlosen Zirkel.[10]

Diese wenigen Bemerkungen können das weite Feld der Debatten nur andeuten, die während der Erarbeitung des Standards geführt wurden. Besonders eindrücklich werden diese Debatten im Oktober 2000 in Review-Kommentaren zusammengefasst.[11] Der International Council for Scientific and Technical Information (ICSTI ) fragte an, ob anstelle von Designated Community nicht besser von Consumer Community oder Primary Consumer Community die Rede sein sollte. Die Antwort der Autoren: «The reason for using 'designated' is to make clear that an active identification of the relevant Consumer Community is to be made.»[12] In anderen Worten sollte der Archivar nicht nur vage über die Designated Community nachdenken, sondern sich explizit auf sie beziehen.

Ausgehend von der Definition der Designated Community[13] kritisierten auch verschiedene Reviewer, dass die Verstehbarkeit nicht mehr in der Zuständigkeit des Archivs liege und der bloße Zugang alles sei, was vom Archiv erwartet werden könne. Überhaupt, merkten die Reviewer an, was bedeute «unabhängig verstehbar» («independently understandable»)? Die US-Arbeitsgruppe antwortete, dass mit «unabhängig» der Bezug zum Urheber der Archivalien gemeint sei und fährt dann fort: «This is a traditional function of an archive.»[14]

Archivwissenschaftliche Positionen

Tatsächlich dürfte es schwer fallen, ein der Designated Community vergleichbares Konzept bei den klassischen Autoren der Archivwissenschaft zu finden. Die 1898 erschienene niederländische Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven beginnt mit folgender Archiv-Definition: «Ein Archiv ist die Gesamtheit der geschriebenen, gezeichneten und gedruckten Dokumente, in dienstlicher Eigenschaft von irgend einer Behörde oder einem ihrer Beamten empfangen oder ausgefertigt, wofern diese Dokumente bei der Behörde oder deren Beamten bestimmungsgemäß verbleiben sollen.»[15] Die Definition war sowohl von der Versammlung der niederländischen Archivare als auch der Reichsarchivare 1890 bzw. 1891 einstimmig angenommen worden. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Herkunft und Verwahrung der Unterlagen. Nutzer kommen in ihr – im Gegensatz zur OAIS-Definition eines Archivs – nicht vor.

Eine in vielen Punkten vergleichbare Archiv-Definition stellte Sir Hilary Jenkinson an den Anfang seines Manual of Archival Administration von 1922, um dann zu ergänzen: «To this Definition we may add a corollary. Archives were not drawn up in the interest or for the information of Posterity.”[16] Überhaupt stehe die Erhaltung der Archivalien unter den Aufgaben des Archivars an erster Stelle, während die Erfüllung der Nutzer-Bedürfnisse nur sekundär zu berücksichtigen sei. Diese Prioritätensetzung sei auf gar keinen Fall zu verändern.[17] Die Begründer des deutschsprachigen Fachs argumentierten ähnlich.

Aus der Rückschau erscheint es kaum als Zufall, dass der Begriff der Designated Community eben nicht von klassischen Archivaren und Archivwissenschaftlern erfunden wurde. Zu sehr waren die Diskurse fixiert auf Fragen der Abgrenzung (z.B. von den Historikern, den Bibliothekaren etc.), zu wichtig erschien das Ziel der eigenen Neutralität. Es kann daher nicht verwundern, dass von Seiten der klassisch geprägten Archivarinnen und Archivare Kritik am Konzept der Designated Community geübt wurde. Die Kritik lässt sich in drei Punkten zusammenfassen:

1.) Traditionelle Archive stehen allen Teilen der Bevölkerung offen. Das Konzept der Designated community scheint diesen Ansatz zu sehr zu verengen.

Der Terminus der Designated Community war wie oben beschrieben von den OAIS-Autoren bewusst eingesetzt worden, um die allgemeine Öffentlichkeit näher einzugrenzen. Zugleich verweist der Standard aber auch darauf, dass eine Designated Community aus zahlreichen User Communities bestehen kann. Damit eröffnet sich eine standardkonforme Möglichkeit, über die Definition verschiedener Unter-Gruppen auch die allgemeine Öffentlichkeit näher zu bestimmen.

2.) Designated community scheint nur ein abstraktes Konzept ohne Relevanz für die konkret im Archiv anstehenden Aufgaben zu sein.

Auf den ersten Blick scheinen verschiedene Punkte im Standard und in den verwandten Standards für diese Annahme zu sprechen scheinen. Selbst OAIS konkretisiert den Begriff kaum. Stattdessen lernen wir, dass der Aspekt der künftigen Verstehbarkeit sowohl bei den SIPs (Übergabepaketen) als auch bei den AIPs (Archivierungspaketen) geprüft werden sollte.[18] Da sich die Knowledge Base der Designated Community ändern könne, solle sie überwacht werden. In diesen Punkten wird die allgemeine Idee auf verschiedene Punkte übertragen, ohne dass das anfängliche Abstraktionsniveau konkreter werden würde.

Etwas anders sieht es dann im Teil 6.1. aus. Hier unterscheidet der Standard verschiedene Archivtypen und im Wesentlichen zwei Typen von Designated Communities. Während ein sogenanntes unabhängiges Archiv nur eine lokale Designated Community besitze, habe ein Verbundsarchiv (federated archive) sowohl eine lokale als auch eine globale Designated Community. In anderen Worten werden hier die verschiedenen Zielgruppen durch ihre Zugehörigkeit zu geographischen Regionen unterschieden. Diese vom Standard selbst vorgenommene Interpretation des Begriffs überzeugt nicht, da sich die denkbaren Nutzerinteressen kaum nach geographischen Kriterien unterscheiden lassen.

Aber auch bei den anderen Standards der OAIS-Familie wird das Bild nicht wirklich klarer. PAIMAS schlägt eine Validierung der Content Information durch Repräsentanten der Designated Community vor.[19] Designated Community und heutige Nutzer werden so weitgehend miteinander gleichgesetzt. An anderer Stelle wird die Designated Community in den Bereich der sogenannten Producer[20] gerückt. Diese seien in der Lage, die Erwartungen der Designated Community zu bestimmen.[21] Einige Abschnitte später wird eben diese Möglichkeit im selben Standard in Frage gestellt.[22] Die Einschätzung der Nutzerinteressen durch die Producer wird schwierig, wenn wir an Schellenbergs Unterscheidung von Primär- und Sekundärzweck denken.[23]

Auch die ISO 16363 verbindet an verschiedenen Punkten den archivischen Entscheidungsprozess mit dem Konzept der Designated Community. Zwar sind die Angaben zumeist sehr allgemein formuliert, was der Funktion der Norm als Zertifizierungsstandard geschuldet sein dürfte. Zwei Formulierungen sind allerdings bemerkenswert: «The preservation policy might then include information about the expected level of comprehensiveness by the repository’s Designated Community for each Archival Information Package.»[24] Und: «The repository shall specify minimum information requirements to enable the Designated Community to discover and identify material of interest.»[25] Offenbar können die Anforderungen der Designated Community unterschiedlich und in verschiedenem Umfang erfüllt werden. Hier deutet sich eine erste Perspektive für die Nutzbarmachung des Konzepts der Designated Community an.

Bereits bestehende Archive haben das Konzept vor allem auf zweierlei Wegen rezipiert. Die eine Gruppe nennt zwar den abstrakten Term, ignoriert ihn aber bei der Ausgestaltung der praktischen Entscheidungsprozesse. Die Archive dieser Gruppe sehen zumeist die interessierte Öffentlichkeit als potentielle Nutzer an. Die andere Gruppe besitzt dagegen eine sehr kleine und überschaubare Designated Community. Diese Archive beschreiben das Konzept und die Knowledge Base häufig auf eine eher konkrete Art und Weise.[26] Auch in der unmittelbar auf OAIS bezogenen Fachdiskussion ergeben sich keine wirklich überzeugenden Fortentwicklungen. Entweder werden heutige Nutzer und Designated Community weitgehend in eins gesetzt[27] oder sollen anstelle der Designated Community die Urheber der Unterlagen befragt werden.[28]

Letzen Endes schweigen sich die Standards der OAIS-Familie ebenso wie ihre Rezeption weitgehend darüber aus, wie denn das Konzept der Designated Community in die Praxis umgesetzt werden könnte. Nur in der Rezeption durch kleinere Archive mit einer klar umrissenen Gruppe künftiger Nutzer können wir Hinweise zur praktischen Umsetzung finden. Es gibt daher gute Gründe, dieser Frage weiter unten im Rahmen konkreter Anwendungsbeispiele noch einmal intensiver nachzugehen.

3.) Designated Community kann nicht eindeutig bestimmt werden.

Wenn wir über die mutmaßliche Designated Community unseres Archivs reden, reden wir über die Zukunft. Leider ist alles Reden über die Zukunft spekulativ. Spekulationen sollten nun in den Augen vieler Archivarinnen und Archivare so gut es geht vermieden werden. Hinzu kommt, dass diese Spekulationen jeweils von einzelnen Menschen vorgenommen werden, sie also notwendigerweise subjektiv eingefärbt sind. Benjamin Bussmann kommt daher in seiner Masterarbeit zum Ergebnis, dass Designated Communities aufgrund ihrer spekulativen und subjektiven Bestimmung nicht eindeutig bestimmt werden können und deshalb aus den Konzeptionen digitaler Archive und Archivierung entfernt werden sollten.[29]

OAIS selbst widerspricht dieser Ansicht nur teilweise: «The degree to which Content Information and its associated PDI conveys information to a Designated Community is, in general, quite subjective. Nevertheless, it is essential that an Archive make this determination in order to maximize information preservation.»[30]

Weshalb insistieren die Autoren von OAIS so beharrlich auf dem Konzept der Designated Community? Vielleicht sollten wir zur Beantwortung dieser Frage zwischen unseren Möglichkeiten zur Bestimmung der Designated Community und deren Funktion im archivischen Entscheidungsfindungsprozess unterscheiden. Beschreibungen von Designated Communities müssen notwendigerweise von Menschen vorgenommen werden; auf dieselbe Art werden Entscheidungen stets von Menschen vorgenommen. Sowohl die Beschreibung der künftigen Nutzer als auch die auf dieser Basis getroffenen Entscheidungen tragen daher unvermeidlich subjektive Anteile. Sobald wir aber solche Entscheidungen akzeptieren, sollten wir das Motiv der Subjektivität auch nicht gegen die Designated Community wenden. Wir können es schlicht nicht vermeiden, subjektiv gefärbte Entscheidungen zu treffen.[31]

Allerdings gibt es unterschiedliche Wege, trotz aller Rahmenbedingungen zu den angestrebten Zielen zu kommen. Dabei erscheint es sinnvoll, sich über die Art der Spekulationen zu unterhalten. Es macht einen Unterschied, ob wir Aussagen darüber treffen, was wir heute Abend essen oder darüber, was wir in drei Jahren am Tag X zu Abend essen werden. Heute Abend dürften es zwei Käsebrote sein, aber ob uns das auch in drei Jahren zusagen wird? Es ist daher möglich, ungeachtet aller Subjektivität und Spekulationen Aussagen über die Zukunft zu treffen, die uns wahrscheinlicher erscheinen als andere Aussagen über die Zukunft.

Die am wenigsten spekulative Aussage, die wir über unsere Archive treffen können, ist die Annahme, dass sie in Zukunft Nutzer haben werden. Wenn wir diese Annahme ernsthaft in Zweifel ziehen würden, wären wir eigentlich nicht in der Lage, unsere Archive mit der bisher gekannten Selbstverständlichkeit weiter zu betreiben. Erst das Konzept der Designated Community macht diese Annahme aber explizit. Erst jetzt ist es möglich, diese bislang implizite Annahme auch zu kritisieren und praktische Lösungskonzepte zu entwickeln.

Heutige und künftige Nutzer

Die Autoren von OAIS grenzten die Designated Commmunity deutlich von den Wünschen der heutigen Nutzer ab. Die heutigen Benutzerwünsche können nicht 1:1 zum Ausgangspunkt für die archivische Bewertung herangezogen werden. Auf der anderen Seite sehen die heutigen Nutzer mit einem vielleicht unverstellten Blick auf die Archive, den die Archivarinnen und Archivare selbst gar nicht haben können. Außerdem verfügen sie über Nutzungserfahrungen, die dem archivischen Stammpersonal in aller Regel ebenfalls abgehen. In gesellschaftspolitischer Hinsicht können wir über derartige pragmatische Überlegungen hinaus auch fragen, ob es nicht im Interesse der einzelnen gesellschaftlichen Gruppen liegen müsste, dass ihr Handeln und ihre Erfahrungen auch angemessen an die zukünftigen Nutzer überliefert werden. Öffentlich-rechtliche Archive, die ihre Legitimation über die Parlamente oder von Stadt- oder Kreisversammlungen erhalten, könnten sich daher in der Pflicht sehen, diesen Wünschen auch nachzukommen. Hans Booms hat bereits 1972 die Frage gestellt, ob Bewertung nicht eine gesamtgesellschaftliche Aufgabe sei und entsprechend dazu die Bewertungsentscheidungen auch von den einzelnen gesellschaftlichen Gruppen vorbereitet, wenn nicht sogar getroffen werden müsste.[32] Diese zunächst nur im deutschen Sprachraum sich entwickelnde Diskussion lebte Ende der 1980er Jahre noch einmal auf, nachdem der Artikel in der kanadischen Fachzeitschrift Archivaria auf Englisch erschienen war.[33] Es gibt daher sowohl archivpolitische wie auch ganz pragmatische Gründe, weshalb wir beim Sinnieren über die Designated Community auch die Interessen der heutigen Nutzer im Blick haben sollten. Zugleich ermöglicht es uns die von OAIS vorgenommene Unterscheidung der heutigen und der angenommenen künftigen Nutzer, die heutigen Nutzungssituationen zu transzendieren.

Dabei erweist es sich freilich immer wieder als sehr schwierig, den heutigen Nutzern Antworten auf diese archivischen Fragen zu entlocken. 2008 hat der Verfasser dieser Zeilen beispielsweise zusammen mit Peter Haber die Historiker, also die Gruppe der professionellen Archivnutzer gefragt, wie denn aus ihrer Sicht genuin digitale Archivalien beschaffen sein müssten.[34] Nachdem auf diese Anfrage keine Antwort einging, wurde die Frage vor dem größeren Forum von HSozCult wiederholt. Gefragt wurde:

–   «Wo arbeiten Historiker bereits heute mit genuin digitalen Quellen (Quellen, die digital entstanden und geblieben sind)?

–   Ist es für die Forschungen erheblich oder unerheblich, dass diese Quellen in digitaler Form vorliegen? Warum?

–   Welche Eigenschaften sollten digitale Quellen für die Forschungen besitzen (z.B. Durchsuchbarkeit, statistische Auswertbarkeit etc.)?

–   Welche Typen digitaler Quellen (z.B. Webseiten, Blogs, elektronische Akten) erscheinen heute in besonderem Maß interessant für künftige Historiker?

–   Welche Bereiche der heutigen Informationsgesellschaft (z.B. bestimmte Vereine oder Gerichte) sollten für künftige Generationen archiviert werden?

–   Oft sind die rechtsverbindlichen Quellen noch auf Papier, während die digitalen Formen zugleich leichter zu benutzen sind. Wie lassen sich diese beiden Aspekte (Rechtsverbindlichkeit / digitale Benutzbarkeit) für eigene Forschungsprojekte gewichten?»[35]

Leider ging auf die gestellten Fragen keine einzige konkrete Antwort ein.[36] Anfang 2018 scheinen sich diese Verhältnisse nicht grundlegend geändert zu haben. Es ist immer noch nicht erkennbar, wie diese Fragen aus Sicht der Geschichtswissenschaft zu beantworten sind.

Auch die Archive und die ihnen zugeschriebene Wissenschaft sind noch weit von einem in sich kohärenten und für die archivische Praxis hilfreichen Bild der Designated Community entfernt. Dennoch können wir einige Beispiele benennen, in denen mit dem Konzept schon gearbeitet wird – Beispiele, die zeigen, weshalb es sinnvoll sein dürfte, weiterhin am Konzept der Designated Community festzuhalten.

Anwendungsbeispiele

Zertifizierung

Die heutigen Ansätze zur Zertifizierung digitaler Archive können auf den Bericht der Commission on Preservation and Access von 1996 zurückgeführt werden.[37] Nach über 20 Jahren liegen nun drei Zertifizierungsverfahren vor, die alle keine konkrete technische Implementierung erwarten. Sie benötigen daher einen anderen Ausgangspunkt und finden diesen nicht überraschend in der Designated Community. Es ist daher nur konsequent, dass dieser Ausgangspunkt auch stets am Anfang der jeweiligen Standards steht:

–   Die «Core Trustworthy Data Repositories Requirements» beginnen mit der Definition des Archivs («repository») und seiner Designated Community.[38]

–   Der ISO Standard 16363 und seine inhaltliche Entsprechung, der CCSDS Standard «Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories», nennen die Designated Community als viertes Haupt-Kriterium (viele Kriterien sind untergliedert): «The repository shall have defined its Designated Community and associated knowledge base(s) and shall have these definitions appropriately accessible.»[39]

–   In der DIN 31644 erscheint die Benennung der Zielgruppen als drittes Kriterium.[40]

Jeder dieser Ansätze geht davon aus, dass die Vertrauenswürdigkeit digitaler Archive nur in Bezug auf die anzunehmenden künftigen Nutzer näher bestimmt werden kann. Nach der Vergabe des nestor-Siegels an mittlerweile vier Archive können diese Annahmen auch ganz praktisch bestätigt werden.[41] Die Angemessenheit der Prozesse und Maßnahmen eines digitalen Archivs kann nur vor dem Hintergrund der vom Archiv selbst gesetzten Zielsetzungen beurteilt werden. An erster Linie ist dabei die Designated Community zu berücksichtigen.

Bewertung

2007 beschloss das Landesarchiv Baden-Württemberg, die Bewertung personenbezogener Unterlagen auf neue Beine zu stellen. Einerseits erbrachte das sogenannte DOT-Modell teilweise zu große Übernahmemengen, andererseits sollten auch die elektronischen Fachverfahren berücksichtigt werden. Eine Arbeitsgruppe fand insgesamt fünf verschiedene Nutzungsziele:[42]

–   Ein Familienforscher könnte daran interessiert sein, zu seinen Vorfahren wenigstens einige Grundinformationen zu finden. Da das Archiv nicht alle Nutzer im Voraus kennen kann, sollten in diesem Fall von allen Mitarbeitern wenigstens einige grundlegende Informationen archiviert werden.

–   Ein Nutzer könnte an einer sozialwissenschaftlichen quantitativen Auswertung interessiert sein.

–   Ein Nutzer könnte am Leben eines zeittypischen Mitarbeiters interessiert sein.

–   Ein anderer Nutzer könnte dasselbe Interesse auf eine berühmte Persönlichkeit beziehen.

–   Schließlich könnte ein Nutzer noch ein Interesse daran haben zu untersuchen, wie die Einrichtung gearbeitet und funktioniert hat.

In den ersten beiden Fällen dürften künftige Nutzer vor allem an der Übernahme von Daten aus Fachverfahren interessiert sein, in den beiden darauf folgenden Fällen an der Übernahme einzelner Akten. Im zuletzt genannten Fall könnten sowohl Fachverfahren als auch Akten von Interesse sein. Die hier über künftige Nutzer getroffenen Aussagen sind einerseits auf einer hohen Abstraktionsebene. Andererseits ermöglichen erst diese Annahmen die bei der Bewertung notwendige abwägende Unterscheidung zwischen verschiedenen Unterlagengruppen. Die Annahmen sind daher praktikabel und mit Gewinn umsetzbar. Seit der Publikation des Artikels fragt der Autor dieser Zeilen in fast allen Fortbildungsveranstaltungen, ob die Teilnehmer nicht noch eine weitere Nutzungsmöglichkeit benennen könnten. Bislang wurde auf diese Frage noch keine Ergänzung genannt, was indirekt als Beleg dafür gewertet werden kann, dass die Überlegungen der Arbeitsgruppe doch eine gewisse Dauerhaftigkeit beanspruchen können.

Bestandserhaltung

Auch die nestor-Arbeitsgruppe «Digitale Bestandserhaltung» begreift die Designated Community als zentralen Referenzpunkt für alle anstehenden archivischen Entscheidungen.[43] Die Wahl zwischen den beiden von OAIS selbst vorgeschlagenen Bestimmungen des Begriffs fiel daher eher auf die Definition des Archivs als auf die Definition der Designated Community selbst. Der Verstehbarkeit kommt dabei zwar eine wichtige, aber keine herausgehobene Rolle zu. Stattdessen wurde die Designated Community mit einem Kompass gleichgesetzt. Dieser mag zwar subjektiv und spekulativ sein, dennoch bietet er die einzige vertretbare Orientierung bei zahlreichen anstehenden Entscheidungen. Es gibt schlicht keinen anderen Kompass, der bei archivischen Entscheidungsprozessen eine vergleichbare Funktion übernehmen könnte.

Bei Wanderungen ist es nun eine Sache, dass der Kompass zuverlässlich nach Norden zeigt und eine völlig andere, welche sonstigen Bedingungen noch bei der Wegfindung berücksichtigt werden müssen. Berge, Flüsse und andere Umstände müssen dabei berücksichtigt werden. Vergleichbar hierzu nennt auch die nestor-Arbeitsgruppe vier allgemeine Faktoren, die in die Entscheidungsfindung einbezogen werden sollten: Finanzierbarkeit, Authentizität, Angemessenheit und Automatisierbarkeit.[44] In dieser Landschaft kann der Kompass namens Designated Community zwar eine gute Orientierung ermöglichen. Zugleich kann es aber auch sein, dass das Archiv nicht in der Lage ist, die angenommenen Bedürfnisse künftiger Nutzer vollständig zu erfüllen.

Soweit der große Rahmen. Die konkreten Entscheidungen sind dann zumeist auf die einzelnen Archivalien bezogen. Es ist sicherlich nicht übertrieben, diese objektbezogenen Entscheidungen zum Kern der archivischen Arbeit zu erklären. Der Leitfaden zur digitalen Bestandserhaltung beschreibt drei konkrete Faktoren, die bei solchen Entscheidungen berücksichtigt werden müssen:

–   Die Objekte: Die meisten Archive beherbergen eine große Menge unterschiedlicher Objekte. Schon aus finanziellen Gründen dürften die wenigsten in der Lage sein, jedes Objekt eigenständig zu bearbeiten. Es führt also kein Weg an einer künftigen Automatisierung vorbei, und um diese zu ermöglichen, schlägt der Leidfaden vor, die Objekte in gleichartige Gruppen aufzuteilen. Diese Informationstypen sollen dem Archiv auf einem möglichst einfachen Weg erlauben, einen Überblick über seine Objekte zu gewinnen.

–   Die Designated Community: Jedes Archiv sollte in einer Policy seine Designated Communities beschreiben und sich dabei auch auf den Detaillierungsgrad dieser Beschreibung festlegen. So kann die Beschreibung «Historiker», «Sozialhistoriker» oder «Sozialhistoriker des späten 20. Jahrhunderts» nennen. Dennoch können auch solche Beschreibungen leicht zu abstrakt sein. Die nestor-Arbeitsgruppe schlug daher einen dritten Begriff vor:

–   Nutzungszweck: Unter diesem Begriff sollen die funktionalen Möglichkeiten beschrieben werden, mit denen das Objekt in Zukunft genutzt wird. Der Nutzungszweck ist von inhaltlichen Bestimmungen deutlich zu unterscheiden. Es ist daher besser, von «statistischer Auswertbarkeit» zu sprechen als von einer «Suche nach der Verteilung von Männern und Frauen». Auch beim Nutzungszweck liegt es an jedem einzelnen Archiv, den Detaillierungsgrad seiner Beschreibung festzulegen. Diese konkreten Ausformulierungen können auf vier allgemeine Nutzungszwecke zurückgeführt werden: Wahrnehmung des Gesamtobjekts (z.B. die Lektüre eines Romans); Suche nach einer bestimmten Information (z.B. nach der ersten Nennung einer bestimmten Romanfigur); Weiterverarbeitung des Objekts oder von Teilen davon (z.B. die Verwendung einer statistischen Datenreihe in einer von Nutzer selbst angelegten größeren Datenbank); oder Ausführung des Objekts (z. B. Spielen eines Computerspiels).

Nutzungsziele sind in dem Leitfaden eine unabhängige Einheit. Ein Nutzungsziel kann daher von verschiedenen Designated Communities verfolgt werden. Ebenso kann ein digitales Objekt verschiedene Nutzungsziele ermöglichen.

Objektbezogene Entscheidungen im Archiv sind daher Entscheidungen, bei denen eine auf den Objekten selbst basierende Kategorie mit zwei externen Kategorien (Designated Communities und Nutzungsziele) abgeglichen werden muss. Es muss sowohl das Gegebene (also das Objekt) als auch die Zielsetzung (was getan werden sollte) berücksichtigt werden.

Erst wenn wir Annahmen über die künftigen Nutzer und Nutzungsziele machen, können wir die Archivalien bewerten und erhalten. Diese Annahmen können manchmal notgedrungen sehr vage sein und nach weiteren Konkretisierungen verlangen. Dennoch können wir auf sie nicht verzichten. Erst über die Einbeziehung von Nutzern und Nutzungsformen wird unser eigenes Handeln im Archiv transparent, erst dann kann es weiterentwickelt werden.