Benutzungsreglement für die Bestände des «Foto- & Familienarchivs Brown» im Museum Langmatt in Baden unter Berücksichtigung des normativen Umfelds

Kiki Lutz

Das Museum Langmatt im aargauischen Baden ist dem Publikum vor allem aufgrund seiner hochkarätigen Kunstsammlung und seines lebendigen zeitgenössischen Ausstellungsbetriebs ein Begriff. Weniger Bekanntheit geniessen seine historischen Archivbestände aus dem Nachlass der Industriellenfamilie Brown. Nach einem umfassenden Erschliessungsprojekt in den Jahren 2017/2018 sind diese neu in einer Access to Memory (AtoM)-Datenbank¹ verzeichnet und dadurch leichter zugänglich geworden – wodurch automatisch auch das Risiko von möglichen Rechtsverletzungen gegenüber Dritten steigt². Aus diesem Umstand ergibt sich die Notwendigkeit eines Benutzungsreglements.

Die Herausforderung beim Erstellen eines solchen liegt hauptsächlich darin, die durch den gesetzlichen Rahmen festgelegten Rechte und die Interessen dreier Personengruppen unter einen Hut zu bringen, nämlich der Nutzer*innen, der Urheber*innen und der betroffenen Personen³. Als weiterer Stakeholder spielt das Museum selbst – mit seinem konservatorischen Auftrag, seinem Team und seinen ressourcenbedingten Einschränkungen – eine wichtige Rolle. Als Ziel gilt das Ideal, den durch dieses Viereck gegebenen Spielraum möglichst optimal auszuschöpfen, oder mit anderen Worten: Eine grösstmögliche Öffnung, bei gleichzeitiger Rechtskonformität und Wahrung der konservatorischen Verantwortung zu gewähren⁴.

Der normative Rahmen

Um den Spielraum genauer abzustecken, ist eine Abklärung der Rechtslage nötig, denn das für Archive relevante Recht ist in der Schweiz föderalistisch geregelt⁵. Das bedeutet, dass Standort und Rechtspersönlichkeit des Archivs von Bedeutung sein können⁶. Dazu kommt, dass die Aktivitäten, welche bei der Verwaltung und Nutzung von Archivbeständen ausgeübt werden, in mehr als ein Rechtsgebiet fallen⁷.

Das «Foto- & Familienarchivs Brown» besitzt keine eigene Rechtspersönlichkeit. Trägerorganisation ist die nach Willen des Stifters John A. Brown 1988 von der Stadt Baden gemäss Art.80ff. ZGB errichtete privatrechtliche Stiftung «Langmatt» Sidney und Jenny Brown mit Sitz in Baden. Es handelt sich also um ein Privatarchiv, das sich im Besitz einer privatrechtlichen Institution befindet und von dieser verwaltet wird⁸. Somit untersteht das «Foto- & Familienarchiv Brown» dem in der Schweizerischen Eidgenossenschaft und im Kanton Aargau geltenden Recht, welches für Privatarchive vom Typ C⁹ Geltung besitzt. Aufgrund dieses Rechtsraums wurden bei der Erstellung des Benutzungsreglements die Benutzungsordnungen des Schweizerischen Bundesarchivs (BO BAR) und des Staatsarchivs Aargau (BO StAAG) als Vergleichsfolien beigezogen. Im Gegensatz zu diesen gelten jedoch für das Archiv vom Typ C weder das für die Nutzer*innen bedeutsame Öffentlichkeitsgesetz BGÖ noch die Archivgesetzgebungen von Bund und Kanton¹⁰, wohingegen die für die beiden anderen Interessensgruppen relevanten Urheberrechtsgesetz USG und Datenschutzgesetz DSG sowie der Verfassungsartikel zum Schutz der Privatsphäre Art. 13 BV durchaus greifen.

Für eine möglichst hohe Compliance in Bezug auf den normativen Rahmen sind jedoch nicht nur die gesetzlichen Vorgaben relevant¹¹. So ist das Museum Langmatt zwar eine privatrechtliche Institution, die der Öffentlichkeit gegenüber weniger Verpflichtungen hat, als beispielsweise Staatsarchive, doch wird sie teilweise aus öffentlichen Geldern gefördert und hat entsprechende Leistungs- und Projektförderungsverträge zu berücksichtigen. Diese können ebenfalls rechtlich bindende Verpflichtungen enthalten. Ebenso sind existierende Governance-Grundlagen von Bedeutung, wie z.B. das Testament des Stifters und die Stiftungsurkunde. Zwar erwähnen beide die Archivbestände mit keinem Wort, doch können sie beispielsweise für die Übertragung urheberrechtlicher Teilrechte¹² massgebend sein. Die bereits erwähnten¹³ berufsethischen Standards, wie der ICA-Kodex und die ICOM-Richtlinien, können zwar keine rechtlichen Konsequenzen gewärtigen, stellen jedoch nützliche Leitlinien im Sinne einer «good practice» dar – insbesondere indem sie eine möglichst offene Nutzung bei gleichzeitiger Berücksichtigung der Rechte Dritter und der Pflicht zur Bewahrung propagieren.

Die Bestände

Als der Sohn des Sammlerehepaars Brown 1987 der Stadt Baden die Jugendstilvilla Langmatt mitsamt einer bedeutenden Impressionisten-Sammlung zwecks Eröffnung eines Museums hinterliess¹⁴, befanden sich in dem Haus auch eine wertvolle Bibliothek sowie die privaten Archivbestände der gesamten Familie Brown mit Zeichnungen, Briefen, Fotografien, Tagebüchern, Entwürfen, Übersetzungen, Kompositionen, Musikstücken auf Schallplatten und anderen Tonträgern, Büchern, unveröffentlichten Manuskripten, Zeitschriftenartikeln, Gedichten, kleinen Bastelobjekten etc. Die Dokumente stammen aus vier Jahrhunderten (ca. 1600-1987) und umfassen ca. 180 Archivschachteln sowie einen grossen Architekturplan-Bestand (ab 1899 bis in die Gegenwart). Später kam durch Schenkungen weiteres Archivgut hinzu, das nicht direkt aus der Hinterlassenschaft des Stifters John A. Brown stammt, beispielsweise Dokumente von entfernteren Verwandten oder Angestellten der Familie.

Die Bestände zeichnen sich inhaltlich durch eine grosse Vielfalt aus, denn die Browns waren nicht nur Kunstsammler, sondern gehörten auch zu den führenden Schweizer Industriepionieren, führten ein offenes Haus mit zahlreichen halböffentlichen Anlässen, förderten berühmte Künstler*innen und Musiker*innen¹⁵ und verfolgten selbst politische und künstlerische Karrieren. So befinden sich unter den Bestandesbildner*innen zahlreiche berühmte Persönlichkeiten aus Industrie, Politik und Kulturleben des 19. und 20. Jahrhunderts, sowie viele intime Dokumente, die so einiges über die Alltags- und Sozialgeschichte preisgeben.

Entsprechend interessant ist die archivalische Hinterlassenschaft der Familie Brown für verschiedene Forschungsgebiete. Doch die Vielfalt bezüglich Provenienz, Inhalt und Informationsträger hat auch eine Kehrseite. Die extreme Heterogenität der Bestände spiegelt sich in einer uneinheitlichen inneren Ordnung wider. Die Erschliessungstiefe variiert stark in den einzelnen Beständen, Serien und Dossiers und der Archivbaum ist auf den unteren Ebenen teilweise extrem verästelt¹⁶. Die archivalischen Beschreibungen gehen kaum über die Pflichtfelder von ISAD-G¹⁷ hinaus, mit Ausnahme einer fast durchgehenden Beschlagwortung. Eine aufwendige Abklärung von Zugangsrechten und Verzeichnung von Zugangsbestimmungen konnte durch die Erschliessung hingegen bisher nicht geleistet werden, obwohl die ATOM-Datenbank dazu beste Voraussetzungen böte.

Diese strukturellen Merkmale sind typisch für Privatarchive, die sich in der Regel durch das Fehlen eines organischen Wachstums und einen ausgeprägten Sammlungscharakter auszeichnen¹⁸. Dies stellt aber die Erschliessung wie auch die Benutzung innerhalb des normativen Rahmens vor enorme Herausforderungen, denn die Voraussagesicherheit darüber, ob ein Dossier urheberrechtlich oder persönlichkeitsrechtlich geschützte Dokumente enthält, ist äusserst gering – während die typischen Behördenakten in öffentlichen Archiven in der Regel bereits unter strengen datenschützerischen Auflagen gebildet wurden und ausserdem wesentlich weniger urheberrechtlich geschützte Werke enthalten als die typischen Privatbestände¹⁹.

Die Nutzer*innen

Auf rein gesetzlicher Ebene lassen sich die Rechte der Nutzer*innen sehr kurz zusammenfassen: Niemand hat Anspruch auf die Nutzung der Bestände des «Foto- & Familienarchivs Brown»²⁰.

Dem gegenüber steht jedoch eine relativ grosse Nachfrage²¹: Trotz fehlender Online-Präsenz und praktisch nicht existierender Kommunikation nach aussen, gingen in den letzten Jahrzehnten regelmässig Nutzungs-Anfragen ein²², die sich auf diverse Forschungsgebiete wie z.B. Musikwissenschaft, Industriegeschichte, Sozialgeschichte, Gender-Studies, Kunstgeschichte, Provenienzforschung²³, Geschichte der Fotografie, Geschichte des IKRK, Architekturgeschichte, Geschichte der Stadt Baden oder Denkmalpflege bezogen. Nun kann man sich fragen, ob diese Forscher*innen sich auf die in der Verfassung verankerte Wissenschaftsfreiheit (Art. 20 BV) berufen könnten. Doch der Erfolg wäre höchst unwahrscheinlich, denn angesichts des in der Literatur durchwegs als «mächtig» und «streng»²⁴ beschriebenen Schutzes des Privateigentums, kann die Öffnung von Privatarchiven nur in äussersten Ausnahmefällen und unter grossem Druck erzwungen werden²⁵. Bleiben die Leistungsvereinbarungen, die das Museum Langmatt mit einigen öffentlichen Geldgebern eingegangen ist: Diese zeitlich befristeten Verträge²⁶ sehen zwar einen nicht näher definierten Zugang für externe Nutzer*innen vor, doch bleiben sie in ihren Forderungen weit unter jenen Bestimmungen, die den Zugang zu öffentlichen Archiven aufgrund des BGÖ und der Archivgesetze garantieren.

Das Museum Langmatt hat jedoch selbst ein grosses Interesse daran, dass seine Archivbestände genutzt – und zwar möglichst rege genutzt werden. So ist das Museumsteam selbst auf die Nutzung der Archivbestände angewiesen, um den in der Stiftungsurkunde festgelegten Auftrag der wissenschaftlichen Forschung und Vermittlung zu erfüllen. Originale und reproduzierte Dokumente aus dem «Foto- & Familienarchiv Brown» wurden seit 1990 im Museum bei Ausstellungen, Workshops und Führungen in unterschiedlichen Formen vermittelt und in museumseigenen Publikationen sowie als Digitalisate in Social-Media-Beiträgen und auf der Website veröffentlicht. Auch auf Werbemitteln und Merchandise-Produkten tauchen Abbildungen von Archivalien auf. Neben der internen Forschung und Vermittlung hat also auch die Kommunikation ein Interesse an einer Nutzung der Bestände, denn die personenbezogenen Geschichten, die sich damit erzählen lassen, eignen sich besonders gut fürs Storytelling²⁷.

Im Museum Langmatt gibt es noch eine dritte Art von Nutzer*innen: Zeitgenössische Kunstschaffende, die mit neu kreierten Werken zu temporären Ausstellungen beitragen, und sich dabei durch Archivalien inspirieren lassen. Ihre Art der Nutzung und die Ergebnisse sind sehr individuell. Manchmal ist keine direkte Spur der Vorlage mehr darin zu erkennen, manchmal werden ganze Dokumente oder Reproduktionen als Teil des neuen Werkes gezeigt²⁸.

Die Situation der Nutzer*innen lässt sich also folgendermassen zusammenfassen: Sie besitzen zwar keinerlei Recht auf Nutzung, dafür aber einige gute Argumente und sehr weitreichende Bedürfnisse und Wünsche was einen möglichst barrierefreien, digitalen, schnellen Zugang und eine vielfältige Verwendung und Verbreitung der Archivalien angeht.

Die Urheber*innen

Im Gegensatz zu den Nutzer*innen sind die Interessen der mit eigenen Werken im Foto- und Familienarchiv Brown vertretenen Urheber*innen rechtlich eindeutig durch das Urheberechtsgesetz URG geschützt. Da es in den Beständen von Werken erster und zweiter Hand nur so wimmelt, muss das Benutzungsreglement diesem Umstand unbedingt Rechnung tragen. Zur Vereinfachung werden die in den Beständen vertretenen Urheber*innen in sechs Hauptgruppen eingeteilt:

1. Urheber*innen, die bereits seit mehr als 70 Jahren verstorben sind, oder von denen angenommen werden muss, dass dies auf sie zutrifft. Sie haben keinerlei Rechte an ihren Werken mehr (Art. 29 Abs. 2b und Abs.3 URG).

1. Die Stadt Baden, die aufgrund der Vererbbarkeit des Urheberrechts (Art. 16 URG)²⁹ und des Stiftertestaments im Jahr 1987 die gesamten, früher im Besitz der engeren Familie Brown befindlichen Urheberrechte erbte. Mit Errichtung der Stiftung hat sie nur die Besitzrechte³⁰, nicht aber³¹ das unveräusserliche und unwiderrufliche Teilrecht der Erstveröffentlichung (Art 9 Abs. 2 URG)³² für alle von den Browns selbst erstellten Dokumente an das private Museum übergeben.

2. Die Stiftung «Langmatt» Sidney und Jenny Brown besitzt nur jene Teilrechte, die mit der Stiftungserrichtung und den späteren Schenkungen zusammen mit dem Eigentum an sie übertragen wurden, also z.B. das Recht, Werke weiter veräussern zu dürfen (Art. 12 URG).

3. Dritte, teilweise berühmte³³ Persönlichkeiten des Kulturlebens. Dabei handelt es sich vor allem um an Mitglieder der Familie Brown gerichtete Korrespondenz und um weitere Werke aus dem 20. Jahrhundert.

4. Unbekannte Urheber*innen: Zahlreiche Werke im «Foto- & Familienarchiv Brown» sind sogenannt «verwaist», d.h. es ist nicht mehr bekannt, wer sie erschaffen hat. Das trifft auf die meisten Fotografien zu³⁴, aber auch auf Briefe mit unleserlichen Unterschriften, anonyme Notizzettel etc. Die «Verwaistheit» ändert nichts daran, dass die Werke möglicherweise urheberrechtlich geschützt sind (Art. 8 URG).

5. Drittpersonen, die Rechte erworben haben: z.B. Verlage. Darunter fallen beispielsweise Schallplatten und andere Tonträger, Bücher, Manuskripte etc..

Die sehr weitgehenden Bedürfnisse der Nutzer*innen stehen offensichtlich im Konflikt zum komplexen und quasi scheibchenweise aufteilbaren Urheberrecht, das die vielen vorhandenen Werke schützt und für alle gewünschten Arten von Nutzungen wiederum verschiedene Arten und Grade der Rechteübertragung oder Bewilligung einfordert.

Insbesondere können die zahlreichen noch nie veröffentlichten Werke aufgrund Art. 9. Abs. 3 URG gar nicht genutzt werden, nicht einmal zum Eigengebrauch oder um daraus zu zitieren, geschweige denn in allen weiteren gewünschten Nutzungsformen. Dies betrifft die allermeisten Werke der engeren Familie Brown genauso wie viele sehr interessante Korrespondenzkonvolute von teilweise berühmten Persönlichkeiten. Besonders einschneidend ist dies im Fall der zahlreichen «verwaisten» Werke, denn die Chance, durch Nachforschungen die Urheber*innen zu ermitteln und eine Bewilligung einzuholen, sind sehr klein. Das Gesetz bietet für diesen Fall ein paar Vorgehensweisen an³⁵, doch die Praxis sehr schwierig und stellt Archive allgemein vor grosse Probleme³⁶. Ganz besonders eingeschränkt ist die Verbreitung geschützter Werke im Internet: Für jegliche nicht passwortgeschützte Online-Verwendung muss zwingend die Erlaubnis der Urheberrechtsinhaber*in eingeholt werden³⁷.

Doch das URG schützt auch einige Rechte von Nutzerinnen³⁸ – allerdings ausschliesslich für bereits erstveröffentlichte Werke. So erlaubt es die Verwendung geschützter Werke zum Eigengebrauch (Art. 19 URG), was auch den Schulunterricht (Art. 19 Abs. 1 lit. b), sowie Vervielfältigungen zur betriebsinternen Dokumentation (Art. 19. Abs. 1 lit. c) mit einschliesst. Zudem sieht das Gesetz für Gedächtnisinstitutionen einige Privilegien vor: Reproduktionen und Digitalisierung zur Erhaltung von Beständen sind aufgrund Art. 24 URG³⁹ erlaubt; die Abbildung geschützter Werke in Museumskatalogen unter gewissen Umständen aufgrund von Art. 26 URG⁴⁰; das Ausstellen und Ausleihen zu Ausstellungszwecken aufgrund des sog. Erschöpfungsgrundsatzes Art. 12 URG, welcher nach Meinung der Rechtslehre⁴¹ der Besitzer*in ein gewisses Verbreitungsrecht an ihrem Besitz einräumt.

Angesichts der Komplexität des Urheberrechts, bleibt dem Museumsteam nichts anderes übrig, als den urheberrechtlichen Status eines jeden Dokumentes – sofern es sich denn gemäss URG um ein eigenständiges Werk handelt – vor der Nutzung abzuklären⁴².

Die betroffenen Personen

Auch die Interessen der im «Foto- & Familienarchiv» vertretenen betroffenen Personen geniessen den Schutz des Gesetzes. Sie haben ein Anrecht darauf, dass ihre Personendaten, zumal die sog. «besonders schützenswerten»⁴³ vom Inhaber der Datensammlung, in der sie sich befinden, vor Verletzungen des Persönlichkeitsrechts⁴⁴ geschützt werden. Ohne ihre Einwilligung dürfen die Personendaten nicht einmal archiviert und aufbewahrt werden⁴⁵. Zwar erlischt dieses Recht mit dem Tode (Art. 31 ZGB), doch gibt es neben dem 1987 ausgestorbenen Badener Zweig der Familie Brown viele möglicherweise noch lebende Personen über die im «Foto- & Familienarchiv Brown» Informationen vorhanden sind, vor allem auf Fotos und in Briefen. Zudem können sich auch Erben in ihren Persönlichkeitsrechten verletzt fühlen, namentlich in ihrem Pietätsgefühl, wenn z.B. Informationen über verstorbene Angehörige veröffentlicht werden – und sie können dieses Recht auch erfolgreich einfordern, wie die Gerichtspraxis zeigt⁴⁶.

Zu den Persönlichkeitsrechten zählt u.a. das Recht am eigenen Bild, welches besagt, dass Abbildungen (Fotos aber auch Zeichnungen und Skizzen) auf denen eine Person erkennbar ist (besonders Einzelbilder), nur mit dem Einverständnis der abgebildeten Person veröffentlicht werden dürfen⁴⁷. In den Beständen des «Foto-& Familienarchivs Brown» sind zahllose Bilder von Personen vorhanden, die mit grösster Wahrscheinlichkeit noch am Leben sind. Die meisten dieser Bilder stellen per se keine besonders schützenswerten Informationen dar, doch der Archivzusammenhang könnte ggf. Rückschlüsse z.B. auf die Intimsphäre zulassen. Bei den Fotos liegt die Crux darin, dass die abgebildete Person meist identifizierbar ist, so dass bei einer Veröffentlichung eine Persönlichkeitsverletzung stattfinden würde, nicht aber identifiziert, so dass das Bemühen um Einholen einer Bewilligung meist aussichtslos bleiben dürfte.

Anders sieht es bei den Briefen aus, die besonders schützenswerte Informationen ausplaudern könnten. Hier sind die Personen oft durch Namensnennung identifiziert, aber der Aufwand zur Überprüfung ist bei den Schriftdokumenten höher als bei den Fotos, bei denen meist ein Blick und die Kenntnis des ungefähren Entstehungsdatums genügen.

Glücklicherweise kennt auch das Persönlichkeitsrecht Rechtsschranken, die für die Nutzung relevant sein könnten:

• Art. 13 Abs. 2 lit. e DSG erlaubt Einsicht in persönliche Daten, wenn diese zu nicht personenbezogenen Zwecken in der Forschung bearbeitet werden und in der Veröffentlichung nicht auf die Identität der Personen geschlossen werden kann, z. B. aufgrund von Anonymisierungen.

• Art. 13 Abs. 2 lit. f DSG erlaubt als überwiegendes Interesse das Bearbeiten von Daten über Personen des öffentlichen Lebens.

• Art. 10a Abs. 1 DSG: Daten dürfen zur Bearbeitung Dritten übergeben werden, solange man sich vergewissert, dass die Datensicherheit und die cura in eligendo, instruendo et custodiendo⁴⁸ gewährleistet sind. Wenn also z.B. Kunstschaffende Werke für Ausstellungen im Museum Langmatt herstellen, dürfen sie bei ihren Archivrecherchen auch mit den personenbezogenen Daten in Kontakt kommen und diese miteinbeziehen⁴⁹, sofern sie über die rechtlichen Auflagen informiert und durch die Kuratorin betreut werden.

• Ausserdem gilt aufgrund Art. 12 Abs. 3 DSG, dass alles was schon vor der Archivierung veröffentlicht war, auch nachher öffentlich bleibt.

Da Personendaten zu noch lebenden Menschen in fast allen Dossiers des «Foto- & Familienarchivs Brown» ab ca. 1920⁵⁰ vorkommen können, ist der Interessenskonflikt zwischen den Nutzer*innen und den betroffenen Personen vorprogrammiert. Dies scheint bereits auf der Ebene der Grundrechte der Fall zu sein, die speziell für Archive⁵¹ problematisch sein können⁵². In den Datenschutzgesetzen wird deshalb zunehmend zwischen Kategorien von Personendaten abgestuft: triviale Daten vs. sensible Daten bzw. besonders sensible Daten⁵³. Doch bei der Zuweisung von Daten zu diesen Kategorien kommt es in der Praxis oft auf den Kontext an: Was isoliert betrachtet einen trivialen Namen⁵⁴ darstellt, lässt beispielsweise auf einem Patientendossier einer psychiatrischen Klinik unerwünschte Schlüsse zu, selbst wenn man über keinerlei weitere Informationen aus dem Dossier verfügt. Daher läuft der Umgang mit Personendaten oft genug auf eine Interessensabwägung im Einzelfall hinaus, die durch starre Regelungen nur bedingt aufgefangen werden kann und bei der dem Berufsstand der Archivar*innen eine besondere Verantwortung zukommt⁵⁵.

Das Museum

Wie bereits erwähnt, hat das Museum Langmatt selbst ein vitales Interesse daran, seine historischen Archivbestände möglichst intensiv und vielseitig zu nutzen und nach aussen zu vermitteln. Die Nutzung durch externe Forscher*innen bringt zudem Prestige und Vernetzungen, sowie Forschungsergebnisse, die auch dem Museum zugutekommen. Als Gedächtnisinstitution mit konservatorischem Auftrag⁵⁶, muss es die Archivalien und die Integrität der Bestände aber auch schützen. Also liegt auch eine gewisse Einschränkung der Nutzung in seinem Interesse. Dazu kommen faktische Einschränkungen, denn wie zahlreiche kleinere Museen, hatte die Langmatt in den letzten Jahren mit finanziellen Schwierigkeiten zu kämpfen⁵⁷. Vor allem die personellen Ressourcen des Museums lassen wenig Spielraum. Die neue AtoM-Datenbank bietet theoretisch die Möglichkeit, die archivalischen Beschreibungen und sogar Digitalisate über ein Web-Portal öffentlich zugänglich zu machen⁵⁸. Doch schon nur der Aufwand, um in der AtoM-Datenbank die Zugangsrechte und Schutzfristen für alle Dokumente zu hinterlegen ist kaum zu bewältigen⁵⁹. Auch wäre die Betreuung einer höheren Zahl externer Nutzerinnen personell ein Problem, zumal es künftig keine Archivar*innenstelle mehr gibt. Dazu kommt, dass ein überwachter Lesesaal und das nötige Aufsichtspersonal fehlen. Aufgrund dieser Umstände wird klar, dass das Ideal einer möglichst offenen Nutzung der Bestände nicht nur durch die Interessensabwägungen, sondern auch durch die faktischen Einschränkungen begrenzt wird⁶⁰.

Das Reglement

Wie kann also das private «Foto- & Familienarchiv Brown» mittels eines neuen Benutzungsreglements den durch die normativen Bedingungen abgesteckten Spielraum optimal ausnutzen, zumal es nicht direkt von der ausgleichenden Wirkung der Archivgesetzgebungen⁶¹ profitiert, die mit der «grobe[n] Triagegrenze»⁶² der Schutzfristen den Aufwand für rechtliche Einzelabklärungen eindämmen?

Für das Foto- und Familienarchiv Brown wurde eine pragmatische Lösung erarbeitet, die sich stark an den beiden Vergleichsbeispielen des BA und StAAG orientiert, sich von diesen aber hauptsächlich durch ein für jede externe Nutzung vorgeschriebenes Gesuchsverfahren (ermöglicht durch das Nichtgelten des BGÖ) unterscheidet. Das Gesuchformular enthält nebst den Angaben zu Personalien und Rechercheziel eine Liste mit AGBs, zu deren Einhaltung sich die Nutzer*innen mit Unterschrift verpflichten (s. Abb. 1). Damit werden alle urheber- und persönlichkeitsrechtlichen Verantwortungen sozusagen auf die Benutzenden «abgewälzt» und das «Foto- & Familienarchiv Brown» entlastet. Diese Praxis wird in der Literatur positiv gesehen⁶³ und ist sehr weit verbreitet⁶⁴.

Die einzelnen Regelungen werden in der Folge mit Bezug auf die jeweiligen Abschnitte in den Vergleichsmodellen (BO BAR und BO StAAG sowie deren rechtliche Grundlagen) besprochen:

Titel

Benutzungsreglement für das «Foto- & Familienarchiv Brown» im Museum Langmatt, Baden

1. Zweck

Das Benutzerreglement regelt die Benutzung des historischen Archivguts im «Foto- & Familienarchiv Brown» durch externe Nutzerinnen und Nutzer mit dem Ziel

a) den Schutz des Archivguts in konservatorischer Hinsicht zu gewährleisten

b) die Rechte von Drittpersonen sowie Urheberinnen und Urhebern zu schützen

c) effiziente Abläufe zu schaffen

Beide Vergleichsbeispiele geben den Zweck an, der mögliche Einschränkungen der Nutzung hinweist. Im Gegensatz zu ihnen muss das «Foto- & Familienarchiv Brown» niemandem Zugang gewähren und daher auch keine Einschränkungen rechtfertigen. Doch eine Bekanntgabe der möglichen Gründe kann eine sinnvolle kommunikative Massnahme sein, welche die Nutzerinnen auf den Besuch im Archiv vorbereitet und allenfalls Verständnis schafft. Ausserdem empfiehlt der ICA-KODEX⁶⁵ bei jeglichen Einschränkungen, den Nutzerinnen den Zweck derselben zu erläutern⁶⁶.

2. Zugang und Öffnungszeiten

Das Museum Langmatt gewährt interessierten Forschenden auf Gesuch hin Zugang zum «Foto- & Familienarchiv Brown».

Es besteht kein rechtlicher Anspruch auf Zugang.

Das Archiv ist nach Vereinbarung geöffnet.

Der Zugang auf Gesuch hin ist nur möglich, weil das BGÖ für das private Archiv keine Geltung besitzt. Als Konsequenz daraus kann auf den Schritt der Anmeldung verzichtet werden, der bei Vergleichsbeispielen einem allfälligen Gesuch vorausgeht⁶⁷, das dort nur im Falle einer Unterschreitung der Schutzfrist nötig ist⁶⁸.

Trotz Gefahr, dass der Rechtshinweis auf den nicht bestehenden Anspruch bei den Besucher*innen einen «verschlossenen» Eindruck hinterlassen könnte, ist es m. E. unerlässlich, dass an dieser Stelle über diesen Umstand informiert wird, denn das Museum Langmatt steht der Stadt Baden nahe und wird in der Öffentlichkeit nicht immer als im rechtlichen Sinne unabhängig wahrgenommen.

Im Gegensatz zu den beiden staatlichen Archiven, müssen und können hier auch keine Öffnungszeiten genannt werden⁶⁹ und auch der Begriff «Lesesaal» kann aus faktischen Gründen nicht vorkommen⁷⁰.

3. Auskünfte und Gebühren

Das Museum Langmatt erteilt nach Möglichkeit interessierten Personen Auskünfte über Inhalte des «Foto- & Familienarchivs Brown», sofern diese keine Rechte Dritter gefährden und die Informationen in einem verhältnismässigen Zeitrahmen recherchiert werden können. Ab einem Aufwand von mehr als 15 Minuten werden dafür Gebühren erhoben: CHF 20.- für jede weitere angebrochene Viertelstunde.

Die Gebührenregelung übernimmt im Kern die Regelung in § 30 Abs. 2 VIDAG. M. E. rechtfertigt sie sich auch für das private Archiv, wenn dies sogar das dem Öffentlichkeitsprinzip verpflichtete StAAG bei freiwillig erbrachten Auskünften einfordern kann – insbesondere da die Ressourcen des Museums sehr knapp sind. Da das Museum Langmatt im Kanton Aargau steht, stellt die VIDAG m. E. auch eine angemessene Richtlinie für die Höhe der Gebühren dar.

4. Benutzungsgesuch und Zugangsbeschränkungen

Externen Nutzerinnen und Nutzern wird die Benutzung der Archivbestände auf Gesuch hin gewährt, sofern sie ein präzise formuliertes Rechercheziel verfolgen.

Nutzungsgesuche müssen mittels Formular Gesuch zur Benutzung des «Foto- & Familienarchivs Brown» eingereicht werden.

Über die Bewilligung von Zugangsgesuchen entscheidet die Direktion. Insbesondere Gesuche zur Einsicht von personenbezogenen Daten (die Schutzfrist richtet sich nach §46 IDAG des Kantons Aargau) oder urheberrechtlich geschützten Dokumenten können abgelehnt oder mit speziellen Auflagen verbunden werden. Archivalien, deren konservatorischer Zustand eine Nutzung nicht zulässt, können nicht eingesehen werden.

Der formale Charakter⁷¹ des Gesuchs und die Forderung nach Angabe präziser Recherchezielen sollen vermeiden, dass durch nicht zielgerichtete Recherchen zu viel Betreuungsaufwand anfällt.

Die Schutzfrist nach §46 IDAG hat für das private Archiv keine rechtliche Verankerung, doch ist sie eine praktische Orientierungshilfe, die sowohl verhindert, dass Persönlichkeitsverletzungen begangen werden, wie auch dass nicht geschütztes Archivgut gesperrt bleibt.

Der Zugang über das Gesuch deckt zu einem gewissen Grad auch das bestehende Manko ab, dass die Datenbank für eine öffentliche Benutzung noch nicht genügend vorbereitet ist, denn der einfachste Weg, Benutzende auf Zugangsbeschränkungen aufmerksam zu machen, wäre direkt über das Findmittel⁷². Die drei Gründe für eine mögliche Ablehnung sind gleich wie in §6 IDAG⁷³ und §47 IDAG. Art. 4 Abs. 3 BO BAR sieht ebenfalls die Möglichkeit der Verweigerung aus konservatorischen Gründen vor.

5. Findmittel und Bestellung von Archivgut

Zentrales Findmittel für das Archivgut ist die webbasierte AtoM-Datenbank (www.langmatt.docuteam.ch). Nach Bewilligung des Gesuchs erhalten externe Benutzende einen temporären durch Password geschützten Zugang und können frei in der Datenbank recherchieren. Aus rechtlichen Gründen können dabei keine Digitalisate eingesehen werden. Für den Bezug der Digitalisate oder für die Konsultation von Originalunterlagen vor Ort muss der Bestellschein Archivgut «Foto- & Familienarchiv Brown» ausgefüllt werden. Nach Terminvereinbarung mit der Sammlungsassistenz kann die Einsicht vor Ort stattfinden bzw. können die bestellten Digitalisate bezogen werden. Die Menge der bestellbaren Behältnisse ist aus konservatorischen und logistischen Gründen auf 10 beschränkt.

Auch BO StAAG: §3 Abs. 2. weist auf das zentrale Findmittel hin, beim BAR geschieht dies auf der allgemeinen Website (www.bar.admin.ch)⁷⁴. Während diese Findmittel frei übers Internet zugänglich sind, sofern sie keine personenbezogenen Daten preisgeben⁷⁵, muss wegen des Stands der Erschliessung beim «Foto- & Familienarchiv Brown» zuerst ein Nutzerprofil ohne Einsicht in die digitalen Objekte vergeben werden, denn Findmittel sind unbedingt so zu gestalten, dass nicht unerlaubterweise Informationen zum Schaden Dritter gewonnen werden können⁷⁶. Digitale Objekte könnten urheberrechtlich geschützte und unveröffentlichte Werke abbilden oder eine Verletzung des Rechts am eigenen Bild vereinfachen. In den Metadaten hingegen sind keine Werke zu sehen und die dort ersichtlichen Namen von noch lebenden Personen lassen in diesem Fall keine Schlüsse auf besonders schützenswerte Informationen zu, ausserdem haben die Benutzenden zu diesem Zeitpunkt bereits die AGB unterschrieben. Zudem handelt es sich bei der AtoM-Datenbank um ein sog. «Internet-Abrufverfahren»⁷⁷, das die Persönlichkeit der betroffenen Personen in besonderem Masse gefährdet. Durch den Zugang auf Gesuch hin und die Unterdrückung der Anzeige digitaler Objekte im Benutzerprofil wird also die Vorschrift von Art. 7 Abs. 1 DSG erfüllt⁷⁸, wonach Personendaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden müssen.

Ein Bestellschein ist auch in Art. 4 BO BAR vorgesehen. Das Bestellformular hat den Vorteil, dass gleichzeitig Unterlagen für eine auswertbare Chronik über die Benutzungen der verschiedenen Bestände entstehen.

Beschränkung der bestellbaren Behältnisse: Das BAR beschränkt auf 12 Stück⁷⁹. Es hat aber andere logistische Ressourcen als das Museum Langmatt zur Verfügung. Andererseits bringt eine zu tief angesetzte Menge mehr Aufwand, weil dann vermutlich mehrmals bestellt werden muss. 10 scheint den Möglichkeiten des Museums Langmatt am ehesten angemessen.

6. Voraussetzungen für die Benutzung vor Ort

Die Benutzenden dürfen das Archivgut ausschliesslich an dem zugewiesenen Arbeitsplatz im Museum Langmatt einsehen (ausser bestellte Digitalisate).

Grössere Taschen und Mäntel sowie alles weitere für die Recherche nicht unerlässliche Material sind an der Museumsgarderobe abzugeben.

Es dürfen keine Ess- oder Trinkwaren an den Arbeitsplatz mitgenommen werden. Es gilt Rauchverbot.

Die Bindung an den Arbeitsplatz und die Beschränkung des mitzubringenden Materials orientiert sich an Art. 3 BO BAR. Die weiteren Hinweise zu Mänteln und Taschen, Esswaren, Rauchverbot etc. folgen weitgehend §5 BO StAAG. Die ebendort vorhandenen Hinweise gegen Störungen von anderen Benutzenden und ein Telefonverbot erübrigen sich, da im Museum Langmatt aus Platzgründen meist nur eine Person aufs Mal die Bestände konsultiert.

7. Sorgfaltspflicht im Umgang mit Archivgut

Die Benutzenden müssen im Umgang mit dem Archivgut Sorgfalt walten lassen und den Anweisungen des Personals folgen.

Die Ordnung in den Archivbehältnissen darf auf keinen Fall geändert werden. Es dürfen keine Vermerke oder Markierungen am Archivgut angebracht werden. Fotografien dürfen nur mit Baumwollhandschuhen angefasst werden. Wer bereits beschädigtes oder in Unordnung befindliches Archivgut in Empfang nimmt, muss dies dem Personal umgehend melden.

Der ICA-KODEX⁸⁰ statuiert als wichtigste Aufgabe von Archivarinnen, die Unversehrtheit der Unterlagen in ihrer Obhut zu bewahren – und zwar sowohl die physische wie auch die ordnungsmässige. Aus diesem Grund gehören diese Sorgfaltspflichten im Umgang mit dem originalen Archivgut unbedingt ins Benutzungsreglement.

Zum Vergleich: §3 VIDAG schreibt bereits auf Verordnungsebene den Schutz der Dokumente bei der Einsichtnahme vor. In §3 Abs. 4 und 5 BO StAAG ist dann einzeln aufgelistet, worauf zu achten ist. Das BAR kommuniziert die einzelnen Sorgfaltspflichten hingegen nicht in der Benutzerordnung (sie sind vermutlich auf den in Art. 3 Abs. 2 BO BAR erwähnten Merkblättern im Lesesaal aufgelistet), sondern verweist auf die Befolgung der Anweisungen des Personals. Die hier erstellte Regelung folgt einer Kombination aus beiden Vorlagen und bereitet zusätzlich durch die Erwähnung der Baumwollhandschuhe auf den Umgang mit den zahlreichen Fotografien in den Beständen vor.

8. Reproduktionen und weitere Nutzung

Aufnahmen mit der Handykamera ohne Blitz während der Einsichtnahme sind zu persönlichen Zwecken erlaubt.

Hochaufgelöste Reproduktionen für Veröffentlichungen werden vom Museum Langmatt auf Anfrage gegen Gebühr hergestellt. Es ist an der Nutzerin / am Nutzer zu beweisen, dass dabei keinerlei Urheber- oder Persönlichkeitsrechte verletzt werden.

Die Nutzung von Archivgut und Reproduktionen zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung. Das Museum Langmatt kann u. U. eine Gewinnbeteiligung verlangen.

Der Einsatz von Handykameras im Lesesaal hat sich zumindest in der Schweiz weitgehend durchgesetzt⁸¹. Dies entlastet das Personal, schont die Unterlagen im Gegensatz zum Auflegen auf dem Kopierer vor physischem Auseinanderfalzen und starker Lichtbestrahlung und verringert die Verweildauer der Nutzenden im Lesesaal⁸².

Auch das BAR und das StAAG erlauben im Lesesaal nur Handyfotos⁸³ und verbieten weitere Reproduktionen durch Nutzer*innen (Art. 10 BO BAR; §8 Abs. 2 BO StAAG). Im Gegensatz zu den öffentlich-rechtlichen Institutionen, müssen beim Privatarchiv aber auch vermehrt die urheberrechtlichen Vorbehalte berücksichtigt werden. Nach Ansicht von Hausmann⁸⁴ verbieten sich Eigenaufnahmen von urheberrechtlich geschützten Unterlagen durch Archivkund*innen absolut. Doch äusserte er diese Meinung 2010, als Smartphones gerade mal seit knapp 2 Jahren im Umlauf waren und sich die herrschenden Sitten noch nicht so stark angepasst hatten. Ausserdem haben sich die Benutzenden im Fall des «Foto- & Familienarchivs Brown» an diesem Punkt bereits mit Unterschrift zur Einhaltung der rechtlichen Auflagen verpflichtet und sollten aufgrund der im internen Benutzungshandbuch definierten Abläufe⁸⁵ kein unveröffentlichtes urheberrechtlich geschütztes Material vorgelegt bekommen. Es bleibt letztendlich Vertrauenssache, was mit den Aufnahmen geschieht⁸⁶, doch in Abwägung der Risiken scheint eine Erlaubnis zur Verwendung der Handykamera in diesem Fall vertretbar.

Das Blitzverbot wurde analog zu §8 Abs. 1 BO StAAG übernommen und ist aus konservatorischen Gründen bei den vielen Fotobeständen des «Foto- & Familienarchivs Brown» besonders angebracht.

Zu den Gebühren für Reproduktionen: Das Bundesarchiv verfügt über eine komplexe, öffentlich zugängliche Gebührenverordnung BAR. Für das kleine Museum Langmatt ist es sinnvoller, wenn dies von Fall zu Fall eingeschätzt und mit den Kundinnen vereinbart wird.

Nach Vorbild von Art. 19 BGA und §8 Abs. 3 BO StAAG bedürfen gewerbliche Verwendungen von Archivalien einer Bewilligung und eine Gewinnbeteiligung kann verlangt werden. Durch den Passus lassen sich beispielsweise unerwünschte Auftritte in unpassender Werbung vermeiden und die knappen Ressourcen verbessern, die es nicht erlauben auf eine legitime Gewinnbeteiligung zu verzichten⁸⁷.

9. Belegexemplare

Von allen Arbeiten und Publikationen, die unter Verwendung von Unterlagen aus dem «Foto- & Familienarchiv Brown» entstanden sind, ist dem Museum Langmatt unentgeltlich ein Belegexemplar abzugeben.

Auf Bundesebene ist diese Auflage sogar auf Gesetzesebene geregelt (Art. 22 BGA) und in Art. 6 BO BAR umgesetzt. Auch §8 Abs. 2 BO StAAG verlangt entsprechende Belegexemplare. Die Belegexemplare dienen der Dokumentation, der Bereicherung der eigenen Forschungsbibliothek und der Teilhabe an den in den Publikationen erarbeiteten Ergebnissen, die möglicherweise das eigene Wissen auf den neusten Stand bringen können.

10. Verstösse

Bei Verstössen gegen die Benutzungsordnung oder Missachtung der Anweisungen des Personals, insbesondere bei Gefährdung des Archivguts oder der Verletzung von rechtlichen Interessen Dritter, kann das Personal des Museums Langmatt die Gewährung des Zugangs sofort aufheben, jegliche weitere Nutzung verweigern oder die betreffende Person aus dem Hause weisen.

In der Literatur wird allgemein die Anwendung von Sanktionen gegen Verstösse befürwortet⁸⁸. Auch das Museum Langmatt sollte in seiner Regelung wie die beiden Vergleichsinstitutionen darauf aufmerksam machen. Art. 7 BO BAR «Kontrollmassnahmen und Sanktionen» sieht eine sehr viel feiner abgestufte Verfahrensweise bei Verstössen vor, doch das hängt vermutlich mit der rechtlichen Verpflichtung zusammen, allen Zugang zu gewähren, so dass folglich auch bei Problemen auf gar keinen Fall eine unverhältnismässige Zugangsverweigerung stattfinden darf. In §9 BO StAAG ist die entsprechende Regelung sehr knapp gehalten, unterscheidet aber immerhin zwischen einfachen, «schwerwiegenden» oder «wiederholten» Übertretungen. Im Fall des privaten «Foto- & Familienarchivs Brown» genügt es m. E. auf die Möglichkeit von Sanktionen aufmerksam zu machen und die Abstufung dem Feingefühl des Personals zu überlassen, das den Einzelfall vor Ort am besten einschätzen kann. Als private Institution gerät das Museum Langmatt wohl auch nicht so leicht in den Verdacht, auf ungebührende Weise und auf Kosten der Öffentlichkeit Staatsgeheimnisse zu hüten und die Sanktionen zu deren Schutz zu missbrauchen.

Implementierung des Benutzungsreglements

Für mehr rechtliche Sicherheit bei der internen Verwendung und der Betreuung der externen Nutzer*innen sorgt ein internes Benutzungshandbuch, welches das Benutzungsreglement im Betrieb implementiert. Mittels eines fest vordefinierten Prozessablaufs mit speziell auf die vorhandenen Bestände abgestimmten Checklisten, die in jedem einzelnen Fall Auskunft zur Verwendbarkeit eines Dokumentes geben, wird das Risiko einer Rechtsverletzung eingedämmt. Das interne Papier mit all seinen Formularen und Flussdiagrammen kann im Rahmen dieses Beitrags nicht ausgebreitet werden. Als Beispiel wird hier lediglich die Checkliste für die Verwendung von urheberrechtlich geschütztem Material abgebildet⁸⁹.