La positive attitude de l’archiviste

Gilbert Coutaz¹

Un contexte prégnant et soumis à de fortes turbulences

Avoir endossé, pendant près de quarante ans, des responsabilités de direction dans les dépôts d’archives, de présidence et de membre de divers comités associatifs, sur le plan international, national et cantonal, d’enseignant et d’auteur de nombreux travaux historiques et en archivistique, me légitime à porter un regard panoramique et critique sur une discipline, une profession et un métier qui n’ont jamais autant évolué, et cela a été ma chance, durant la période où j’ai été en fonction.²

A mes débuts, en mai 1981, à la tête des Archives de la Ville de Lausanne, la modernité se mesurait à l’usage d’une machine à écrire à boule et d’un photocopieur. Quelques années plus tard, les micro-ordinateurs équipaient les postes de travail. Dès 1995, Internet bouleversait les modes de diffusion et de communication, la norme ISO 15489 Information et Documentation. Records management, lancée officiellement le 3 octobre 2001, annonçait de maintes autres normes pour encadrer les étapes du cycle de vie dont les phases étaient reconsidérées. Dès l’année 2000, la littérature professionnelle parle de gouvernance de l’information qui se colore de toutes sortes d’apports connexes et de définitions aux déclinaisons et combinaisons différentes.

Au terme de mes fonctions, en juin 2019, l’archiviste est confronté à la gouvernance informationnelle, indissociable de l’archivistique, au maquis des normes organisationnelles et techniques, à l’emprise tentaculaire et réticulaire des réseaux sociaux, aux revendications accrues, sociétales et citoyennes, aux masses informationnelles, en flux continu, sans distinction du vrai et du faux.

Entretemps, la communauté des archivistes s’est dotée en 1995 de deux normes de description à valeur universelle, ISAD(G) et ISAAR^.3 En 1996^,4 elle affirme sa force et sa primauté sur les individus; elle donne sa préférence à l’éthique qui recommande plutôt qu’à la morale qui commande, en adoptant le Code international de déontologie des archivistes. En 1998, les premières filières de formation commune des sciences de l’information sont inaugurées et s’enrichissent dès 2002 d’enseignements de niveau universitaire.⁵ En 2007, le premier manuel jamais écrit sur ce thème, Pratiques archivistiques en Suisse, paraît.⁶

La masse d’archives, pléthorique en raison des nouvelles technologies, de la forte dilatation des domaines de conservation d’archives ; n’a jamais été aussi fragile et volatile en raison des effets de l’obsolescence et des mutations effrénées du numérique.

Les archivistes n’ont plus le choix : ils doivent combiner avec l’influence des ordinateurs et des serveurs dans l’élaboration, la diffusion et la conservation des données. La priorité va à la mise en place de politiques d’archivage électronique.

Le panorama serait incomplet s’il ne considérait pas les circonstances politiques et sanitaires qui ont assailli de manière inédite les services d’archives.

D’une part, les archivistes ont dû répondre dans l’urgence aux questions embarrassantes sur les «trous de mémoire» de l’histoire récente de la Suisse. Pour ce faire, ils ont été amenés à présenter des fronts communs, leurs apports originaux et indispensables à la constitution et à l’organisation de la Mémoire : au cœur de leur démarche. Ils ont démontré que l’archivage est un préalable au bon fonctionnement de la société.

Quatre scandales d’audience internationale et à forte résonance morale ont exigé à la fois d’évaluer les comportements des autorités politiques, de confronter leur silence coupable devant la vérité des faits et de reconsidérer la place des archives dans la société : l’affaire des fiches; le rôle de la Suisse durant la Seconde Guerre mondiale; l’internement administratif  et les enfants victimes de mesures de coercition à des fins d’assistance et de placements familiaux.⁷

La pandémie Covid-19, combattue dès mars 2020, bouscule depuis les habitudes de travail des archivistes, les interroge sur leurs capacités à mettre en ligne des masses documentaires, comment ils aménagent la salle virtuelle de consultation et quelles sont leurs pratiques en termes de versement, d’acquisition et de communicabilité d’archives. Elle provoque des débats interprofessionnels sur la conservation du présent, sur les identités mémorielles et la circulation des informations sur le Web et les réseaux. On peut parler de "moments" paradigmatiques de l’archivistique, avec leurs controverses sur leur conciliation avec les principes fondateurs de la discipline.⁸

Un plaidoyer, un retour d’expériences

C’est dans ce contexte mouvant et complexe, et, à bien des égards encombrant, que mon intervention s’inscrit, composée d’autant d’éléments d’un plaidoyer professionnel que des convictions qui m’ont guidé durant tout mon parcours. Elle s’adresse à un auditoire formé de personnes appelées à prendre des responsabilités ou, mieux, à diriger à terme un service d’archives.

Quelle définition donner de l’archiviste?

Selon le Code de déontologie, le terme "archiviste" désigne la personne responsable «de contrôler, prendre en charge, traiter, garder, conserver et gérer les archives». L’archiviste a des devoirs d’où découlent des droits, et non l’inverse. Ses qualités, toujours d’après le Code: la disponibilité, l’objectivité, l’impartialité, la courtoisie, l’indépendance, la loyauté.

Vingt-cinq ans plus tard, la compétence d’"évaluer" doit être ajoutée assurément à son cahier des charges, d’autant que la prolifération documentaire et informationnelle impose la sélection.

Bien plus que le gardien du passé, l’archiviste est devenu l’architecte du futur. Il lui incombe d’organiser un avenir pour le présent. Il assure les passerelles entre les différentes temporalités révolues, en cours et à venir. Lui seul est soucieux de l’espace et du temps dans le cycle de vie des informations : d’une part, il envisage l’exploitation des données par d’autres groupes que ceux qui les ont produites ; d’autre part, il se préoccupe de la conservation des données au-delà de la période d’utilité administrative et légale. Il n’est plus dans l’attente des versements ou réduit aux seuls aspects de la conservation historique.⁹ Il développe son discours sur les étapes de la production et de la conservation des archives d’activité, en se fondant sur la norme organisationnelle ISO 15489, déjà citée.¹⁰ La maîtrise de l’information passe dorénavant par celle des processus. Le discours patrimonial, longtemps le seul tenu par les archivistes pour défendre leurs missions, ne suffit plus à faire exister les archives et à justifier leur impact sur l’administration.

Dans ce contexte, il n’est pas étonnant de lire deux acceptions identiques de l’archiviste, l’une empruntée à Wikipédia : c’est «un professionnel de l’information chargé de la gestion des archives»,¹¹ l’autre à la Terminologie de la Déclaration universelle sur les archives: «Professionnel responsable de la gestion des archives».¹²

C’est sous la pression des nouvelles technologies et de la numérisation que l’archivistique a été amenée à évoluer dans ses fonctions, tout en ne renonçant pas à ses fondamentaux, entre autres, le respect des fonds, la provenance et le contexte.¹³

Par contre, il y a un effet dont on parle moins, c’est l’abandon de certaines compétences, provoqué par l’introduction de la politique d’archivage et la modestie des effectifs. Certains champs d’intervention des archivistes sont abandonnés ou désertés. Pour preuve, les savoirs font défaut pour couvrir les différentes périodes historiques, les domaines de la connaissance tels que la paléographie, l’héraldique, la généalogie, le cadastre, etc. Autrement dit, la situation exige principalement, voire exclusivement l’engagement d’un records manager, d’un archiviste-informaticien, quand il ne s’agit pas d’un opérateur de numérisation, aux dépens d’un médiéviste, d’un déchiffreur des écritures latine, romane et allemande. Les fonctions polyvalentes sont en train de s’effacer devant la spécialisation des tâches, sans nécessairement induire une augmentation proportionnelle de nombre de collaborateurs.¹⁴

Le décalogue du cahier des charges de l’archiviste

De mon expérience et de la littérature,¹⁵ je tire les généralités suivantes sur le métier d’archiviste: un directeur d’archives doit avoir une vision large de son métier ; il est tout à la fois un promoteur, un médiateur, un intercesseur, un animateur, un organisateur, un veilleur, un chercheur, un formateur, un professeur, combinant direction d’équipe, tâches administratives, relations avec l’employeur, le public et les collègues professionnels, recherches et travaux scientifiques et enseignement. Toutes ces facettes d’un même métier se nourrissent l’une l’autre, permettent d’éviter de tomber dans la routine et de n’être que. Elles encouragent l’évolution des savoirs, l’ouverture aux domaines connexes, le débat autour des convictions et leur partage. En proposant une approche aussi large de la profession, je ne décris pas un monstre professionnel, mais un être capable de s’intéresser à tous les aspects professionnels et de s’en servir dans la promotion et la défense de son institution. Selon le niveau de poste occupé, les circonstances obligent à se défaire très vite de sa zone de confort et à lutter avec les armes des interlocuteurs.¹⁶

J’accroche à la définition large du métier ma déclinaison de convictions professionnelles sous forme d’un décalogue qui ne suit pas expressément un ordre hiérarchique – c’est ce que je désigne par l’expression «la positive attitude»:

1. L’archiviste appartient à une communauté universelle, qui sera toujours numériquement plus faible que les producteurs d’archives. Il doit se réclamer d’elle, être le militant et le porteur des messages de celle-ci et afficher que ses pratiques se retrouvent partout ailleurs. Les signes de ralliement : respect des fonds, provenance et contexte. Déjà en 1996, le Code international des archivistes affirmait la primauté du groupe sur les individus. L’ouverture de l’archivistique au niveau international lui a largement profité par les apports doctrinaux et normatifs et en termes de formation et de visibilité. La Déclaration universelle des Archives de 2011 plaide pour une nouvelle étape : la reconnaissance uniforme et par le plus grand nombre de pays de la place des archives et du rôle des archivistes. Le débat entre une archivistique internationalisée et une archivistique mondialisée ne fait que commencer.¹⁷

2. L’archiviste doit être intransigeant sur l’utilisation du vocabulaire professionnel. La sémantique est souvent source de quiproquos, génère des incompréhensions tenaces et difficiles à corriger. Dans un environnement informatique, les mots "archives", "sauvegarde", "stockage", "archivage", "archivistique", "pérennité" résonnent différemment selon les destinataires. L’archiviste ne doit pas ajouter de la confusion dans ses expressions écrites et orales.¹⁸

3. L’archiviste doit sortir de ses frontières professionnelles, s’ouvrir aux autres disciplines, s’inspirer des diverses traditions archivistiques dont plusieurs, les écoles canadienne et australienne, ont démontré depuis des décennies leur dynamisme. Il suffit ici de penser à l’archivistique intégrée, au continuum informationnel, au calendrier de conservation, à la variété des théories de l’évaluation, à la notion de la valeur d’usage des archives, à l’appariement GID (Gestion intégrée des archives) et GED (Gestion électronique des archives) ou encore aux archives émotives et à l’immédiateté et la viralité de l’information.¹⁹

4. Dans le prolongement de cette conviction, l’archiviste doit développer une culture archivistique, en faisant un atout de la veille professionnelle et en lisant beaucoup. Il doit conserver une conscience historienne des concepts métier. L’esprit fonctionnaire ne sied pas à la fonction, l’archiviste ne peut pas se contenter de sa formation de base. La formation continue est une exigence professionnelle première, d’autant que la recherche fondamentale en archivistique est riche et diversifiée.²⁰

5. L’archiviste doit faire de son institution une source d’inspiration pour rédiger des publications, à tonalité archivistique et historique, une ressource pour organiser des expositions autour de thématiques professionnelles, d’actualité ou commémoratives. Il doit s’impliquer dans les entreprises éditoriales d’instruments de recherche, de sources d’archives et dans les controverses historiographiques.²¹ Si ces postures ont pour but de valoriser l’institution, elles doivent surtout permettre au personnel de mieux la connaître et d’en parler en experts Je comprends mal la distance mise par les archivistes avec leur lieu d’emploi. Il y a plus surprenant encore. A l’exception de mes publications sur l’histoire complète de l’administration cantonale vaudoise (650 pages),²² il n’existe pas à ce jour en Suisse de travaux écrits par un archiviste sur son administration de tutelle,²³ alors que l’analyse de chaque fonds d’archives officielles fait appel à retracer les missions, l’évolution et le positionnement hiérarchique de l’organisme producteur d’archives.²⁴

6. Un autre mouvement se constate : c’est la technicisation des fonctions, où chaque archiviste est amené à se profiler avec des connaissances logicielles programmatiques et technologiques. Ce que je dénonce, ce n’est pas la contrainte de passer par ces aptitudes, mais c’est de circonscrire la pratique archivistique à des problématiques informatiques, nimbée de snobisme et oublieuse de ses enseignements.²⁵ Un archiviste doit affirmer ses concepts incompressibles, notamment le critère de provenance et le respect des fonds et le contrôle du devenir des archives, et exiger de tout cahier des charges l’intégration et le respect de ses attentes.²⁶ La gestion des archives électroniques donne davantage de poids à l’évaluation avec sélection parmi les fonctions archivistiques. Du point de vue des archivistes, l’archivage numérique, c’est 80% d’organisation, 20% de technique, et non l’inverse comme les informaticiens aiment à le prétendre. L’informaticien doit être subordonné à l’archiviste, et non le contraire. Sinon la profession risque d’être discréditée.

7. Une autre tendance de l’archivistique, c’est le désamour des archivistes pour la rédaction des inventaires.²⁷ Et pourtant, c’est la tâche de base du métier, certes austère, peu spectaculaire, mais qui fonde la conservation et la diffusion des archives. Le taux de couverture des fonds d’archives par des inventaires est un des indicateurs de la qualité de la gouvernance de l’institution d’archives. Les rapports d’activité taisent les déficits d’inventaire, alors qu’ils devraient justifier l’engagement de ressources d’appoint et la participation financière des déposants et donateurs d’archives. Etablir des inventaires fait appel à de nombreux aspects de la profession, c’est un exercice formateur du point de vue rédactionnel et de recherche. Un archiviste qui ne rédige pas d’inventaire n’est pas un archiviste. Un directeur, dans la même situation, perd le contact avec la réalité concrète du travail institutionnel et risque de manquer d’empathie pour le travail de ses collaborateurs et des stagiaires. Dans ce contexte, il est aussi préjudiciable que les archivistes abandonnent une autre caractéristique du métier, l’indexation, au profit des moteurs de recherche.

8. L’intégrité du patrimoine documentaire fait partie intégrante des obligations de toute institution d’archives. Il revient à son directeur de faire (re)connaître tout à la fois son expertise et ses besoins, les vulnérabilités du dépôt d’archives et les risques encourus par les insuffisances de moyens. Sa ligne de défense : mobiliser et affecter des crédits dans la prévention, l’entretien et la maintenance plutôt que dans des opérations coûteuses de remplacement (quand c’est encore possible!), de remise en état et de restauration de documents et d’objets. Il a l’obligation d’être un lanceur d’alertes, d’attirer l’attention de son employeur et de le convaincre par de la pédagogie. Il ne peut pas dorénavant évacuer la problématique des cyberattaques de son domaine d’attention et des attentes sécuritaires du système d’archivage électronique.²⁸

9. Il ne suffit pas d’affirmer une vision et une stratégie professionnelle. Il faut encore les personnaliser et arriver à les faire partager par son administration. Ce constat est d’autant plus crucial à un moment où les postes de records managers sont attribués aux services d’archives pour implanter la politique de la gestion documentaire dans l’ensemble de l’administration. On demande des archivistes d’accompagner le changement qui repose davantage sur le facteur humain que sur le déploiement de moyens informatiques. Aujourd’hui, où beaucoup de décisions s’obtiennent sur la durée et sur la visibilité, l’archiviste doit être tout à la fois ferme sur ses principes, patient et tenace en exploitant toutes les opportunités et les circonstances, dépasser le simple discours prescriptif. Son atout maître : la pédagogie qu’il développe dans ses contacts, la mise en place à l’interne de l’administration des cours et des espaces de formation. En se frottant à des auditoires, il s’expose à l’échange, à la controverse, il s’oblige à se dépasser. Il n’y a pas de place pour l’introversion, le dilettantisme et l’insolence des savoirs. S’il veut être entendu, un archiviste doit d’abord écouter, être pragmatique et trouver le langage approprié.

10. La société d’aujourd’hui demande aux archivistes d’être ubiquistes et caméléon, et non leur hologramme. Pour être reconnu par son administration, l’archiviste doit agir sur le terrain, nouer des relations directes et confiantes avec les décideurs, être un prestataire de services. Il doit se montrer et démontrer qu’il peut relever les défis et seconder ses autorités.²⁹

En guise de conclusion: allier savoir-faire et savoir-être

Il est heureux qu’il existe désormais en Suisse des filières de formation, comme celle du présent MAS ALIS qui a su naître, se développer et évoluer. Pour en avoir été un des initiateurs, un des acteurs et un des promoteurs, je vante inlassablement les bienfaits de la formation partagée sur les mêmes bancs et dans un environnement plurilingue. Elle reflète la réalité fédéraliste de la Suisse et les exigences du marché professionnel. Elle prépare avec les autres écoles la relève qui disposera des meilleurs atouts, bien supérieurs à ceux des proches générations précédentes. C’est tant mieux, l’évolution de la discipline archivistique implique de rehausser le niveau de formation. On ne naît pas archiviste, on le devient par immersion, par conviction, par formation et apprentissage permanent. Si le titre est certifié, il ne garantit pas que le savoir-faire induit le savoir-être.

Or, comme au cœur de tous les métiers, le savoir-être est important, probablement plus important que le savoir-faire. Jusqu’où le MAS ALIS peut contribuer à la concrétisation de cette assertion ? La réponse se trouve en grande partie dans l’enthousiasme et la force du témoignage des enseignants, dans la formulation et les angles d’approche de l’enseignement.

Je me permets de militer pour des archivistes qui peuvent s’émerveiller des découvertes documentaires, à l’esprit de curiosité ample et renouvelé, enthousiastes, empathiques et inspirants, fermes dans leurs fondamentaux, humbles dans leurs savoirs, toujours prêts à les compléter, à les confronter et à les partager. Les directeurs d’archives doivent faire preuve d’intelligence émotionnelle, autrement dit comprendre et maîtriser leurs émotions et composer avec celles des autres pour motiver et mobiliser positivement leurs employés afin qu’ils expriment le meilleur d’eux-mêmes.

Les réseaux sociaux sont peuplés d’égos surdimensionnés, l’important, pour les plus addictifs, c’est qu’on parle d’eux, et non des archives. Oui, les archivistes sont au service des archives, et non le contraire. Ils ont chevillé à leur corps le service public.

Dans une formule lapidaire, je dirai que la fonction d’archiviste ne se résume pas à ses heures de bureau. Elle est une manière de vivre!