Introduction partie II

Barbara Roth-Lochner

Interpréter et adapter les pratiques : de l’organisation intuitive à la professionnalisation

Dans une administration publique autant que dans une entreprise privée, la tenue des dossiers et la constitution des archives est largement tributaire des habitudes de travail des individus. Quatre travaux de ce volume mettent efficacement en lumière ce constat de l’importance du facteur humain.

Dominique Stampfli pose les fondements théoriques de l’élaboration d’un système de classement mettant en œuvre un plan qui doit convenir autant aux documents sur papier qu’aux documents électroniques, sans oublier les dossiers hybrides. L’auteure évalue les options tout en attirant l’attention sur les écueils, par exemple le degré de précision d’un plan de classement qui doit trouver l’équilibre entre le détail suffisant pour éviter les dossiers trop gros et l’excès analytique susceptible de décourager les usagers. Elle rappelle aussi l’importance prépondérante des métadonnées qui garantissent l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et le bon usage des documents. Et toujours, insiste-t-elle, l’organisation doit tenir compte des habitudes des utilisateurs, non seulement lorsqu’ils classent les documents dans les dossiers, mais encore quand ils les cherchent.

Deux contributions suscitent des réflexions sur ce moment charnière ou des méthodes artisanales de gestion des documents, qui se sont développées de manière organique, avec une entente tacite entre collègues, commencent à poser problème. En se penchant sur les archives photographiques du quotidien neuchâtelois L’Express, et sur leur prise en charge, en 2008-2009, par le Département audiovisuel de la Bibliothèque de la Ville de La Chaux-de-Fond, Céline Haeni analyse le système de classement qui avait été mis au point à la rédaction du journal. Ce système, ou plutôt ces systèmes avaient été élaborés par les responsables successifs selon des critères thématiques (généralités, images régionales, portraits, sport, événements), dans des meubles distincts correspondant à des couleurs d’enveloppes, et un index en plusieurs fichiers, avec un début de refonte qui n’avait jamais été mené à terme. Un système donc, grandi au fil des besoins sans réflexion théorique particulière au départ, auquel les praticiens s’étaient habitués mais que les archivistes doivent ensuite élucider, tout en faisant attention de sauvegarder les possibilités d’accès. L’auteure aborde aussi les autres étapes du traitement, sans éluder les difficultés posées par la complexité du fonds, qui empêchent d’être entièrement satisfaits du résultat : la prise en charge dans les locaux du journal, l’évaluation et les décisions de tri dont certains avaient déjà été opérés dans la rédaction, en fonction des sujets devenus obsolètes (du coup, l’index renvoie parfois à des enveloppes qui n’existent plus), le travail sur la matérialité des photographies, la description et les métadonnées, le but étant de faciliter l’accès au fonds, ce qui est difficile lorsque les ressources manquent pour entreprendre un nouvel inventaire pièce à pièce et lorsqu’il faut se contenter en grande partie des outils fournis par la rédaction du journal. Céline Haeni contextualise son travail en évoquant les autres archives de presse suisse qui ont trouvé le chemin de centres d’archives, le déclencheur étant le passage à la photographie numérique à la fin des années 1990.

Se plongeant, plus encore, dans l’activité quotidienne d’une entreprise, Annelise Veya analyse les archives courantes d’une maison d’édition emblématique, les Editions Zoé, fondée en 1975, solidement implantée dans le paysage culturel suisse, dans le but de les raccorder à ses archives historiques en voie de patrimonialisation, une grande partie ayant été remise, sur la base d’un accord entre la maison d’édition et la Ville de Genève, au Département des manuscrits et des archives privées de la Bibliothèque de Genève.

Pour ce faire, l’auteure commence par un survol de l’histoire de l’édition et de l’imprimé en Suisse romande ; elle fait état de l’attention que le réseau archivistique suisse porte aux archives de ce secteur et évoque les relations avec le monde des chercheurs. Elle problématise la question des archives d’entreprises sous l’angle notamment des liens entre archives analogiques et documents nés numériques et du records management tel qu’il se définit dans un environnement électronique.

Après avoir analysé le contexte historique, professionnel (sous l’angle à la fois du métier d’éditeur et du métier d’archiviste) et de recherche de son sujet, elle met en lumière les problèmes et les points faibles de la situation qu’elle observe. Dans la partie principale de son article consacrée à la conception d’une stratégie d’archivage, elle avance pas à pas en direction de propositions pragmatiques qui se fondent sur les développements théoriques tels que les formalise la norme ISO 15489, interprétée avec souplesse et réalisme. Argumentant à chaque étape ses choix, elle se livre à une intéressante distinction entre records management à des fins de gestion et à des fins patrimoniales. Tout en tenant compte de l’environnement juridique général et particulier, l’auteure met en lumière les problèmes que pose le passage d’un plan de classement développé de manière organique par plusieurs acteurs, au fil des ans et des pratiques des uns et des autres, vers une organisation plus rationnelle mais aussi plus exigeante en termes d’adhésion de tous les collaborateurs de l’entreprise. Elle aboutit ainsi à l’élaboration solidement argumentée d’une proposition de plan de classement et de calendrier de conservation, qui pourra sans aucun doute être extrapolée à d’autres maisons d’édition.

Une quatrième contribution se penche sur ce moment charnière de la prise en charge par une institution d’archivage des documents d’un partenaire privé. C’est dans le domaine du cinéma, pour lequel les expériences sont encore récentes, et dans son institution-phare fondée en 1948, la Cinémathèque suisse, que Claudine Follonier-Bonvin étudie la question des contrats de dépôt et de don. Ici aussi, les pratiques ont débuté de manière artisanale, dans un contexte où le formalisme juridique ne régnait pas encore en maître. Toutefois, dans un domaine où le droit d’auteur occupe une place aussi importante que le simple droit contractuel entre institution et donateur ou déposant, et à une époque où les sources cinématographiques suscitent un grand intérêt et sont donc susceptibles d’être abondamment exploitées, il est important d’établir des clauses tenant compte à la fois des droits des créateurs, des besoins et des obligations des archivistes, enfin de la promotion et de l’utilisation. Il s’agit aussi de faire le point sur le statut des fonds déjà conservés dans l’institution, entrés à une période où les dispositions contractuelles étaient plus vagues. D’une manière ou d’une autre, l’auteur relève que la collaboration avec les juristes est indispensable.

La diffusion numérique : pour qui et comment

La numérisation et la diffusion sur internet de documents analogiques occupent aujourd’hui une place importante dans le quotidien des centres d’archives et des bibliothèques, au point d’être considérés comme le principal facteur de visibilité à une époque où la communication devient presque obsessionnelle. Mais que savons-nous de l’utilité réelle, pour les usagers, des efforts et des ressources financières que la digitalisation nous demande ? C’est la question à la fois pertinente et impertinente que pose Irina Schubert. Il s’agit en premier lieu de connaître les besoins et les méthodes de travail des chercheurs, groupe identifié comme destinataire principal de l’offre; un solide corpus d’études, menées principalement dans le monde anglo-saxon, permet à l’auteur de dresser un tableau des usages et des désirs de ces usagers, qui sont loin d’utiliser toutes les ressources disponibles. La préférence va aux résultats classés par pertinence plutôt que par provenance ; en d’autres termes, l’indexation matières est appréciée, les interrogations s’effectuant principalement par nom, par lieu, par périodes et par thèmes. Les portails agrégateurs sont favorablement accueillis car ils augmentent la visibilité des ressources. Une grande valeur est accordée aux conseils de recherche, ainsi que plus généralement à la documentation sur l’offre précise, selon le mot d’ordre « about the project »; quels sont les critères de sélection des corpus proposés ? Sont-ils complets ? C’est un atout. Comment la base évoluera-t-elle ? Une certaine importance est accordée à la qualité des images, qui doit autant que possible rendre compte de la matérialité du document d’origine. Somme toute, les demandes sont assez classiques, proches d’une lecture traditionnelle en salle de consultation, et les nouveaux besoins, de nature plus exploratoire, liés aux Digital Humanities, sont pour le moment rarement exprimés.

Il s’agit ensuite pour l’auteure de mesurer l’adéquation d’un certain nombre d’offres avec ces besoins. Pour ce faire, elle analyse les sites des archives et bibliothèques nationales de Suisse, d’Allemagne, de France, d’Autriche, de Grande-Bretagne, des États-Unis et du Canada, de quelques projets thématiques ou institutionnels ainsi que des portails tels qu’Europeana et Gallica. Les résultats de son enquête, qui forment l’apport principal de son étude, sont révélateurs. Evalués selon une série de critères explicités par l’auteure, les sites sont classés selon la manière dont les documents peuvent être trouvés, parcourus et combinés, compris et interprétés, stockés et réutilisés, en lien, bien évidemment, avec les métadonnées offertes et le confort des fonctionnalités. Irina Schubert met en lumière les zones d’amélioration, tout en insistant sur le besoin de fiabilité des informations descriptives fournies et de qualité des reproductions.

La dernière étude ici présentée est une sorte de prolongation de la précédente. Partant du constat de l’abondance de l’offre en images de documents anciens, mise en relation avec la difficulté de leur utilisation à cause de l’absence d’analyse de contenu, Micha d’Ans explore les possibilités de reconnaissance optique de caractères manuscrits en prenant pour terrain d’étude les répertoires des registres d’actes notariés conservés aux Archives cantonales jurassiennes. Ces répertoires, créés précisément pour donner accès aux actes, offriraient, s’ils étaient transcrits, des possibilités de recherches extraordinaires. Comme les données qu’ils contiennent sont déjà structurées en colonnes selon un nombre de critères limités (numéro et nature de l’acte, date, noms des parties etc.), les répertoires, qui sont en quelque sorte des métadonnées, sont de bons candidats pour un essai. L’auteur passe en revue les différentes méthodes de reconnaissance d’écritures manuscrites, et analyse ensuite les difficultés que peut présenter le type de document choisi, causées par les méthodes de travail variées des notaires. Il étudie ensuite les options permettant de diminuer l’apport humain dans la transcription. Une chose est certaine : quelle que soit l’option choisie, elle demande des travaux de préparation substantiels, et la transcription manuelle, traditionnelle, n’est pas à écarter d’emblée ; mais la transcription partielle alliée à la technique du word spotting peut offrir une alternative.

 




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