Kulturwandel am Arbeitsplatz. Die Ausbildung in Records Management in der öffentlichen Verwaltung

Abstract

Ausbildung nimmt in Records-Management-Projekten einen hohen Stellenwert ein, kommt aber in der Regel erst am Schluss im Rahmen der Einführung zum Tragen. Wird ein neues elektronisches Records-Management-System (ERMS), von den Mit- arbeitenden schlecht aufgenommen, wird die Schuld häufig auf die Ausbildung abgeschoben und die Probleme werden mit zusätzlichen Informationsveranstaltungen angegangen. Was die Ausbildung beinhaltet beziehungsweise beinhalten soll, ist allerdings oft nicht ganz klar. Eine allein auf die Handhabung des ERMS ausgerichtete Schulung genügt jedoch bei weitem nicht. Die Probleme der Mitarbeitenden liegen meist nicht bei der Bedienung der eingesetzten Software sondern im Umgang mit Prozessveränderungen, die mit dem Einsatz neuer Applikationen einhergehen. Das Ziel der Arbeit ist eine wissenschaftlich fundierte und praxisorientierte Grundlagenarbeit. Sie bildet die Basis für die Erarbeitung von Ausbildungskonzepten, die das Stadtarchiv Zürich im Rahmen seiner Dienstleistungen künftig anbieten wird. Die Arbeit geht von der Hypothese aus, dass ein Ausbildungsprogramm von ERMS immer mit Change Management verhängt werden muss. Bei der Einführung eines ERMS muss daher bei allen Beteiligten das entsprechende Bewusstsein für die Herausforderungen, Chancen und die Nützlichkeit von konsistentem Records Management, aber auch für die zu erwartenden Veränderungen geschaffen werden. Die Arbeit prüft die oben genannte Hypothese anhand der Forschungsliteratur und mit der Auswertung der Erfahrungen von Fachleuten aus verschiedenen Schweizer Archiven. Die Aussagen der Fachleute werden den Ergebnissen aus der For- schungsliteratur gegenübergestellt und in anonymisierter Form in die Arbeit eingebaut. Die Gemeinsamkeiten und Unterschiede werden auf diese Weise herausgearbeitet und als lessons learned zusammengefasst und einheitlich dargestellt. In einem Ausblick wird auf Trends und Diskussionspunkte bezüglich der Ausbildung in Records Management in der öffentlichen Verwaltung und auf die Rolle der Archive hingewiesen.