Terminologie française du Records Management

Abstract

Créée par la Confédération en 2002, l'association eCH est une organisation de standardisation qui développe, adopte et publie des normes en matière de cyberadministration en collaboration avec les cantons, les communes, les entreprises et d'autres intéressés. Ces normes doivent rendre possible une exécution sûre des transactions entre les différentes parties et une meilleure efficacité des autorités à tous les niveaux de la cyberadministration. Par ailleurs, l'association adopte des "bonnes pratiques" ("best practices"), à savoir des solutions types recommandées par eCH. La cyberadministration nécessite une définition pertinente et uniforme de la qualité de l'information. Il s'agit donc de définir et de mettre en ouvre les processus administratifs et les mesures techniques permettant de garantir la qualité de l'information, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des unités administratives. Le groupe Records Management (RM) d'eCH s'appuie sur la norme ISO 15489 - Records Management pour normaliser les procédures, les fonctionnalités, les formats de données et les interfaces entre systèmes impliqués dans la gestion des documents administratifs sous forme électronique (Records Management). eCH a souhaité élaborer des terminologies uniformes en allemand et en français pour le RM et ensuite élaborer des standards de RM. Un travail pour chacune des deux langues à donc été effectué. Le présent travail sur la terminologie française du RM est le résultat de l'analyse des principes et des objectifs du Records Management et de l'application de la méthode de travail terminologique: descriptive et normative, thématique et bilingue. Comme le démontre l'analyse d'un nombre restreint de termes du RM, la tâche de normaliser ces termes, de proposer les termes à employer de préférence et de repérer les termes à éviter, n'est pas évidente, malgré l'existence des normes. L'influence de différentes cultures et traditions archivistiques, la créativité des traducteurs, la confusion des termes désignant des concepts semblables, le "chaos" accompagnant l'apparition de nouveaux domaines, - sont des facteurs qui doivent être pris en considération lors de l'élaboration d'une terminologie. Les textes normatifs ont un caractère particulier: ils doivent être rédigés en utilisant un vocabulaire normalisé, des termes précis et bien définis pour éviter toute interprétation subjective. Par opposition aux textes littéraires, les textes normatifs ne supportent pas la richesse en synonymes. Une fois employé, le terme doit être le même dans l'ensemble de tous les textes concernant le même sujet. Ce travail met en évidence le problème de la coexistence de plusieurs variantes de termes désignant le même concept, dans des textes normatifs produits par la même institution. En analysant les principes du RM, nous avons fait nos propositions pour les termes à utiliser de préférence ainsi que des propositions de définitions. Le produit final des deux travaux est un vocabulaire de termes principaux du RM groupés par grandes classes et indexés dans le but de pouvoir établir des correspondances entre les termes en allemand et en français.