Erhebung und Verwendung von Kennzahlen für die Erschliessung am Beispiel des Staatsarchivs Zürich

Abstract

Traditionell gehört die Erschliessung zu den Kernaufgaben der Archive. In der archivfachlichen Diskussion der letzten Jahrzehnte stand sie jedoch nicht unbedingt im Mittelpunkt. Erst seit einigen Jahren ist die Erschliessung vor dem Hintergrund veränderter Rahmenbedingungen wie der enormen Zunahme der Bestände und vorhandener Erschliessungsrückstände, des Einsatzes neuer Informationstechnologien, der Festschreibung des gesetzlichen Auftrages sowie des Einzugs des New Public Management, wieder stärker in den Blick der Archivarinnen und Archivare geraten. Dabei drehte sich die Fachdiskussion zwar einerseits um methodische Fragen und die steigenden Anforderungen an die Zugänglichkeit von Archivgut und wurde andererseits durchaus im Spannungsfeld von Benutzerfreundlichkeit und Ressourcenknappheit verortet, aber eine betriebswirtschaftliche Annäherung an das Thema blieb meist aus. Will man vorhandene Erschliessungsrückstände abbauen und eine umfassende Zugänglichkeit des Archivguts schaffen, ist es unumgänglich, die Erschliessungsarbeiten möglichst effizient und ergebnisorientiert durchzuführen und zu deren Planung und Steuerung Kennzahlen einzusetzen, wie dies seit 2002 im Staatsarchiv Zürich der Fall ist. Die Auswertung der im Staatsarchiv Zürich erhobenen Kennzahlen und die Überprüfung ihrer Einsatzfähigkeit bilden deshalb den Kern der vorliegenden Arbeit, die sich in drei Blöcke gliedert. Im ersten Block werden zunächst die Grundlagen für eine ziel- und ergebnisorientierte Erschliessung dargelegt. Dies beginnt mit der Erläuterung der Leistungsziele respektive Leistungsvereinbarungen der Staatsarchive Zürich und Bern, um dann auf die Planung, Kontrolle und Steuerung von Erschliessungsprojekten sowie die zur Zielerreichung benötigten Messgrössen einzugehen. Anschliessend werden die Prämissen zur Erhebung und Verwendung von Kennzahlen und Kennzahlensystemen referiert und die seinerzeit im Landesarchiv Baden-Württemberg zusammengetragenen archivischen Richtwerte vorgestellt. Bevor im zweiten Block die Auswertung der seit 2002 im Staatsarchiv Zürich erhobenen Kennzahlen erfolgt, wird zunächst geklärt, was ein Laufmeter ist sowie welche Erschliessungstiefe und welcher Konservierungsstandard angewendet werden. Die Auswertung wird dann sowohl in der Gesamtheit als auch nach der Akzessionsgrösse und - soweit möglich - nach Archivalienart durchgeführt. Ein erster Vergleich mit Kennzahlen anderer Archive wird vorgenommen und ein neues, differenziertes und vergleichbares Kennzahlen-Set vorgeschlagen. Schliesslich wird im letzten Block der Einsatz von Kennzahlen für die Planung zum Abbau des Zwischenarchivs erläutert, wobei zunächst kurz auf die Entstehung des Zwischenarchivs eingegangen wird. Die Masterarbeit basiert auf den Unterlagen des Staatsarchivs Zürich und des Staatsarchivs Bern, die in verdankenswerter Weise zur Verfügung gestellt wurden, und stützt sich sowohl auf archivwissenschaftliche Literatur zur Erschliessung als auch auf betriebswirtschaftliche Literatur über Kennzahlen, zum Controlling und Projektmanagement sowie auf einige wenige Publikationen zum New Public Management, wobei aus der Fülle der Veröffentlichungen durchwegs auf neuere Standardwerke oder Lehrbücher zurückgegriffen wurde.