Die Analyse von Unternehmensfunktionen als Grundlage für die Überlieferungsbildung im SBB-Archiv

Abstract

Archive grosser Unternehmen stehen bei der Bewertung von Geschäftsunterlagen oft vor dem Problem, dass sie zu wenig Einblick in die Bandbreite und Bedeutung der Aktivitäten ihres Trägers haben, um fundiert über die Archivwürdigkeit von Unterlagen zu entscheiden. Da sich die Organisationsstruktur ausserdem ständig wandelt, reicht es nicht aus, wichtige Aktenbildner und Unterlagen zu identifizieren. Die vorliegende Arbeit versteht sich als Beitrag zur theoretischen Auseinandersetzung mit der Überlieferungsbildung in Unternehmensarchiven und zeigt am Beispiel des SBB-Archivs einen Weg auf, wie eine systematischere Überlieferungsbildung erreicht werden kann. Der hier erarbeitete Vorschlag basiert auf dem Konzept des Dokumentationsprofils. Dieses legt als strategisches Instrument fest, welche Aufgaben und Themen im Archiv überliefert werden sollen. Ausgehend von einem Dokumentationsprofil können später Bewertungskonzepte entwickelt werden. Als erstes wird der aktuelle Stand der Theorie bezüglich dem Konzept des Dokumentationsprofils diskutiert. Die Arbeit folgt dem Ansatz der Funktionsanalyse nach Samuels: Was überliefert werden soll, ergibt sich aus der Auseinandersetzung mit dem, was eine Institution tut. Mithilfe der Funktionsanalyse soll ein Überblick über die Aktivitäten einer Institution gewonnen werden. Weiter erhält man dadurch Informationen zum Entstehungskontext von Unterlagen. Auf dieser Grundlage können, unter Wahrung des Provenienzprinzips, Dokumentationsziele und -pläne definiert werden. Ein Vorteil der Funktionsanalyse ist, dass sie einen von der Orgnisationsstruktur unabhängigen Blick auf relativ konstante Aufgaben erlaubt. Als Basis zur Erarbeitung von Dokumentationszielen werden in einem Zwischenschritt die im SBB-Archiv bereits archivierten Bestände evaluiert. Für die künftige Überlieferungsbildung soll beim Archivgut Kontinuität gewahrt werden. Im letzten Teil werden sodann die Unternehmensfunktionen der SBB grob herausgearbeitet und am Beispiel einer ausgewählten Hauptfunktion detaillierter analysiert. Die Analysen berücksichtigen Gesetze zum Eisenbahnwesen, welche die Kernaufgaben der SBB definieren, und interne Dokumente. Die Funktionsanalyse der SBB versucht zu zeigen, wo Entscheidungen getroffen werden, welche organisationsübergreifenden Entscheidungsgremien existieren und welche wichtigen Relationen zwischen den Organisationseinheiten bestehen. Durch die Funktionsanalyse kann überprüft werden, ob mit der bisherigen Bewertungspraxis alle wichtigen Funktionen der SBB dokumentiert werden. Anhand der Tiefenanalyse werden für die ausgewählte Funktion erste Dokumentationsziele skizziert, mögliche Aktenbildner und Quellenbestände aufgeführt und eruiert, welche anderen Archive und Aktenbildner für ihre Überlieferung relevant sind. Die Funktionsanalyse zeigt, wo Schnittstellen für eine institutionsübergreifende Koordination der Überlieferungsbildung bestehen. In einer kritischen Schlussreflexion wird der gewählte Ansatz noch einmal rückblickend beurteilt.