"Wie Feuer und Wasser?" - Dossierbildung und Fachanwendungen

Abstract

Passen Dossierbildung und Fachanwendung überhaupt zusammen? Oder sind sie, wie der Titel andeutet, "Wie Feuer und Wasser"? Wie sind Fachanwendungen heute in Bezug auf das Records Management ausgelegt? Welche Anpassungen sind notwendig, um Fachanwendungen für das Records Management, inklusive des gesamten (integrierten) Lebenszyklusmanagements, tauglich zu machen? Die vorliegende Arbeit wirft zur Beantwortung dieser Fragen in einem ersten, theoretisch orientierten Teil zuerst einen allgemeinen Blick auf das Life Cycle Management, Metadaten, die Dossierbildung, die Fachanwendungen als Software- und Datenhaltungssysteme und ihre Beziehung zum Prozessmanagement. Im Anschluss werden die wichtigsten Anforderungen seitens Records Management, Organisation (Prozessmanagement), Archiv und Technik an die Integration von Daten in Dossiers dargelegt. Zum Schluss des ersten Teils werden vier Optimierungsmöglichkeiten von Fachanwendungen aus Sicht des Records Management besprochen, welche sich hauptsächlich auf den ISO-Standard 16175 und die verwandten australischen Standards abstützen. Die Basis für den praktisch orientierten zweiten Teil der Arbeit bildet ein Fragekatalog, welcher sich an die oben genannten Standards anlehnt, jedoch zusätzlich auf den theoretischen Ausführungen der vielfältigen Arbeiten von Peter Toebak und Philip C. Bantin fusst. Dieser Fragekatalog stützt sich nicht auf die in den internationalen Standards geforderte "Gap-Analyse", sondern setzt auf eine Kurzanalyse der Fachanwendungen mittels Fokussierung auf die Dossierbildung als Kernkonzept. Anschliessend wurde der Fragekatalog als Raster für Analysegespräche mit den Systemverantwortlichen der Fachanwendungen JURIS, INGE und SN Steuern / abx-tax.SG eingesetzt. Alle diese Fachanwendungen sind im Kanton St.Gallen seit Jahren im Einsatz. Für jede Fachanwendung wird nach der Kurzanalyse eine der vorgängig vorgestellten Optimierungsvarianten empfohlen. Die Arbeit schliesst mit einer kurzen Analyse der Ergebnisse der Gespräche und einem allgemeinen Fazit.