Archivierung aus Fachanwendungen im Staatsarchiv Graubünden: ein Werkstattbericht

Abstract

Das Staatsarchiv Graubünden arbeitet gegenwärtig an zwei Projekten zur Übernahme und Archivierung von Unterlagen aus Fachanwendungen. Diese Systeme dienen nicht nur der Verwaltung von Stamm- oder Registerdaten, sondern erzeugen und enthalten auch die Dokumente zu den Prozessen bzw. Geschäften - es gibt also keine Dossiers ausserhalb der Fachanwendung mehr, weder in analoger noch in Papierform. Die Do-kumentdaten werden zwar durchaus strukturiert verwaltet, aber nicht unbedingt nach dem Dossier-Ordnungssystem-Modell. Dies macht die Bildung einer konsistenten Überlieferung zu einer grossen Herausforderung. Der Beitrag präsentiert zwei Fachanwendungen und stellt die Ansätze zur Archivierung aus diesen Systemen zur Diskussion: die Applikation CARI beim Strassenverkehrsamt und die Applikation Centera bei der Sozialversicherungsanstalt (SVA). In der Diskussion werden wir unter anderem die folgenden Fragen thematisieren: Soll für archivische Zwecke am Dokument-Dossier-Ordnungssystem-Modell festgehalten werden, auch wenn sich im produzierenden System die Daten nicht direkt in dieser Form finden? Inwiefern müssen die Archive auch mit anderen Formen der Dokumentenlenkung und Life-Cycle-Verwaltung umgehen lernen?