Initialbewertung bei den SBB

Abstract

Durch die Digitalisierung sehen sich Archive und andere Gedächtnisinstitutionen mit ganz neuen Herausforderungen konfrontiert. So ist es zwar auch im digitalen Zeitalter eine zentrale Aufgabe eines Archivs, über den historischen Wert eines Dokuments, eines Fotos oder eines Planes zu entscheiden. Die Masse der zu bewertenden Unterlagen ist aber ungleich grösser geworden. Die Archivwissenschaft hat sich dieser Problematik angenommen und in der jüngeren Vergangenheit verschiedene Lösungsansätze geliefert. Die Masterarbeit versteht sich als zusätzlichen Beitrag zur Lösungsfindung, indem sie die Initialbewertung als eine neue Methode der prospektiven Bewertung ins Zentrum der Untersuchung stellt. Diese prospektive Bewertungsmethode wurde von Dr. Peter M. Toebak entwickelt und im Zuge des Records Management Projektes der SBB erstmals praktisch umgesetzt. Im Wesentlichen verfolgt die Initialbewertung die Idee, der jeweils untersten Stufe des Ordnungssystems (Prozesskategorie) gewisse Attribute mitzugeben. Jedes Attribut ist mit einem numerischen Wert hinterlegt und die Summe dieser Werte bestimmt anschliessend den Archivstatus aller zukünftig entstehenden Dossiers unterhalb der entsprechenden Ordnungssystemposition. Da es bis dato noch keinen schriftlichen Niederschlag der theoretischen Inhalte der Initialbewertung gibt, springt die Masterarbeit in diese Lücke und stellt im ersten Teil der Untersuchung die Methode in aller Ausführlichkeit vor. Im Anschluss an die theoretischen Ausführungen geht die Arbeit der Frage nach, ob die Initialbewertung als neue Methode genügend Potential hat, um sich neben den renommierten Konzepten etablieren zu können. Als Diskussionsgrundlage dafür dienen die Erkenntnisse eines empirisch durchgeführten Vergleichs. Dabei werden 115 Prozesskategorien definiert und sowohl mittels der Initialbewertung als auch mittels der klassischen Methode der Archivierungsstelle bewertet. Die abschliessende Diskussion der Resultate – unter Miteinbezug der Stärken und Schwächen der Initialbewertung – führt unter anderem zur Erkenntnis, dass diese neue Methode zwar die Gefahr in sich birgt, potentiell archivwürdige Unterlagen zu kassieren, im Gegenzug dazu aber zu einer signifikanten Effizienzsteigerung im Bewertungsprozess führen kann. Die Masterarbeit attestiert deshalb der Initialbewertung genügend Potential, um sich neben den bekannten Bewertungsmethoden zu etablieren. Die Entscheidung darüber, ob oder in welchem Ausmass eine Effizienzsteigerung den Verlust von potentiell archivwürdigen Unterlagen rechtfertigt, überlässt die Masterarbeit aber bewusst den Lesern.